Должностная инструкция руководителя архивным отделом администрации. Должностная инструкция начальника архивного отдела администрации инжавинского района
I. Общие положения
1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
4. Заведующий архивом должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
III. Права
Заведующий архивом вправе:
1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
IV. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Управления
Карачаево-Черкесской
Республики по делам архивов
Утверждаю
Глава администрации ___________________
Ф.И.О.
"____" ________________ 20___ г.
Примерная должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации
_________________________________________________
муниципального района (городского округа)
I. Общие положения
1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе "главная".
1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.
1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.
1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).
1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).
1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.
II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела
2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.
2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;
2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:
Знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;
Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
Знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;
Наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;
Умение работать с людьми.
III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела
3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:
3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее - архив).
3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.
3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.
3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.
3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.
3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.
3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.
3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.
3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.
3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.
3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования архива.
3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций - источников комплектования архива.
3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.
3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.
3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.
3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.
3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях - источниках комплектования архива.
3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями - источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" (далее - РГБУ "ГА КЧР") об упорядочении документов и оказании им платных услуг.
3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.
3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками - комплектования архива.
3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.
3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.
3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.
3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.
3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.
3.1.27. Организует выставки документов.
3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.
3.1.29. Организует работу читального зала архива.
3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.
3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.
3.2. Начальник отдела имеет право на:
3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.
3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.
3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.
3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.
3.2.8. Защиту своих персональных данных.
3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.
3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.
3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.
3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.
3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.
3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.3. Ответственность начальника архивного отдела:
3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны , а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;
IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями
4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.
4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.
4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ "ГА КЧР", работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.
4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ "ГА КЧР" и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.
V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям
5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики" и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:
5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.
5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.
VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего
6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:
Планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);
Выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);
Качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);
Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);
Самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);
Дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).
ЕКСД 2018
. Редакция от 9 апреля 2018 года (в т.ч. с изменениями вступ. в силу 01.07.2018)
Для поиска утвержденных профстандартов минтруда РФ используйте справочник профстандартов
Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации
Должностные обязанности. Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации (далее -архив). Разрабатывает программы развития и планы работы архива. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику. Ведет основные учетные документы архива. Организует и координирует работу специалистов по обеспечению сохранности документов архива и их рациональному размещению. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве структурным подразделениям администрации муниципального образования, ведомства, организации или организациям - источникам комплектования архива. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение. Организует работу экспертной комиссии. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в структурных подразделениях администрации муниципального образования, ведомства, организации. Участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других платных услуг. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального образования и уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Обеспечивает заключение договоров о сотрудничестве администрации муниципального образования с организациями федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и частной собственности в вопросах, относящихся к компетенции архива. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера. Организует выставки документов. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации. Организует работу читального зала архива. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела, нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива, состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, нормативы условий и режимов хранения документов, виды справочно-поисковых средств архива, основы трудового законодательства, основы организации труда и управления, порядок составления планово-отчетной документации, отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения, основы документационного обеспечения управления, основы применения компьютерной техники, правила внутреннего трудового распорядка, правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет.
Вакансии для должности Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации по общероссийской базе вакансий
Директор архива, центра хранения документации
─────────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
──────────────────────────────
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
Директора архива, центра 00.00.0000
хранения документации
1. Общие положения
1.1. Директор архива, центра хранения документации относится к категории руководителей.
1.2. На должность директора архива, центра хранения документации принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 5 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 6 лет, при наличии ученой степени - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 6 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 7 лет.
1.3. Директор архива, центра хранения документации должен знать:
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
Нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;
Состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
Системы хранения и классификации архивных документов;
Нормативы условий и режимов хранения документов;
Виды справочно-поисковых средств архива;
Основы управления экономикой и финансами;
Порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов;
Системы оплаты труда и формы материального стимулирования;
Основы организации труда и управления;
Порядок составления планово-отчетной документации;
Перспективы развития архивной отрасли;
Отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела;
Основы документационного обеспечения управления;
Современные информационные технологии;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка организации;
Правила охраны труда и пожарной безопасности;
- ______________________________________________________________________.
1.4. Директор архива, центра хранения документации в своей деятельности руководствуется:
Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)
Настоящей должностной инструкцией;
- ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой
функцией директора архива, центра хранения документации)
1.5. Директор архива, центра хранения документации подчиняется
непосредственно _________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия директора архива, центра хранения документации (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. ___________________________________________________________________.
2. Функции
2.1. Руководство деятельностью архива, центра хранения документации.
2.2. Обеспечение технической эксплуатации зданий и помещений архива.
3. Должностные обязанности
Директор архива, центра хранения документации исполняет следующие обязанности:
3.1. Руководит деятельностью архива, центра хранения документации (далее - архив).
3.2. Организует и координирует работу структурных подразделений и производственных групп архива с целью создания наиболее благоприятных условий хранения, учета и использования документов.
3.3. Руководит разработкой программ развития и планов работы архива, организует и контролирует их выполнение, организует подготовку и представление планово-отчетной документации.
3.4. Распоряжается финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование.
3.5. Представляет интересы архива во взаимоотношениях с российскими и иностранными юридическими и физическими лицами, заключает договоры и государственные контракты.
3.6. Организует внедрение в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.7. Осуществляет мероприятия по эффективному использованию установленных систем оплаты труда, рациональному расходованию фонда заработной платы и своевременным расчетам с работниками архива.
3.8. Принимает меры по обеспечению архива квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, систематическому повышению квалификации работников, созданию благоприятных условий труда, соблюдению требований трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины.
3.9. Организует в установленном порядке аттестацию работников, производит назначение, расстановку кадров.
3.10. Руководит работой по совершенствованию структуры архива и организации труда работников.
3.11. Принимает меры по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива.
3.12. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию зданий и помещений архива, соблюдение режима охраны архива, правил по охране труда и пожарной безопасности.
3.13. Организует мобилизационную подготовку архива, разработку и осуществление мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.14. Участвует в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, возглавляет научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива.
3.15. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)
Директор архива, центра хранения документации имеет право:
4.1. Действовать от имени архива, центра хранения документации.
4.2. Подписывать и визировать ________________________________________.
(виды документов)
4.3. Представлять интересы архива, центра хранения документации во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.
4.4. Распоряжаться имуществом и средствами архива, центра хранения документации с соблюдением требований, определенных нормативными правовыми актами, учредительными документами организации.
4.5. Инициировать и проводить совещания по организационным вопросам.
4.6. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.7. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.8. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр., делегировать свои полномочия в порядке, определенном трудовым договором, своему заместителю (своим заместителям).
4.9. Давать обязательные для всех работников поручения и указания.
4.10. ________________________________________________________________.
(иные права)
5. Ответственность
5.1. Директор архива, центра хранения документации привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За нарушение Устава (Положения) организации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ___________________________________________________________________.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Квалификационной характеристики должности "Директор архива, центра хранения
документации" (Единый квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей
работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов
муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения
сохранности архивных документов", утвержденный Приказом Минздравсоцразвития
России от 11.04.2012 N 338н), ____________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)
6.3. ___________________________________________________________________.
Раздел «Должностные инструкции» содержит необходимую информацию о том, как составляется должностная инструкция. Здесь вы можете найти типовые должностные инструкции по разным специальностям. Наш банк должностных инструкций включает в себя более чем 2500 разных документов. Данные должностные инструкции 2015 года составления и редактирования, а значит, являются актуальными на сегодняшний день.
Из этой статьи вы узнаете:
- какие обязанности, полномочия и права отражает должностная инструкция главного хранителя фондов архива;
- какие положения содержит типовая должностная инструкция главного хранителя фондов архива;
- за какие участки работы по этой должностной инструкции несет ответственность данный специалист в вашей организации.
Закрытое акционерное общество «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.В. Львов
13.02.2012
Должностная инструкция № 224 директора архива (центра хранения документации)
г. Москва 13.02.2012
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность директора архива.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается генеральным директором органа, в непосредственном подчинении которого находится архив.
1.3. На должность директора архива назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «историко-архивоведение», «документоведение и документационное обеспечение управления», «документоведение и архивоведение», «история» и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» – не менее пяти лет, при квалификации (степени) «бакалавр» – не менее шести лет, при наличии ученой степени – не менее трех лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «историко-архивоведение», «документоведение и документационное обеспечение управления», «документоведение и архивоведение», «история» и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» – не менее шести лет, при квалификации (степени) «бакалавр» – не менее семи лет.
1.4. Директор архива в своей деятельности руководствуется:
действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
уставом организации, локальными нормативными актами организации;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Директор архива должен знать:
– законы и иные нормативно-правовые акты России, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
– нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;
– состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
– системы хранения и классификации архивных документов;
– нормативы условий и режимов хранения документов;
– виды справочно-поисковых средств архива;
– основы управления экономикой и финансами;
– порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов;
– основы трудового законодательства;
– системы оплаты труда и формы материального стимулирования;
– основы организации труда и управления;
– порядок составления планово-отчетной документации;
– перспективы развития архивной отрасли;
– отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела;
– основы документационного обеспечения управления;
– современные информационные технологии;
– Правила трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
1.6. Директор архива подчиняется генеральному директору.
1.7. На время отсутствия директора архива (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Директор архива обязан:
2.1. Руководить:
– деятельностью архива;
– разработкой программ развития и планов работы архива;
– работой по совершенствованию структуры архива и организации труда сотрудников.
2.2. Организовывать:
– выполнение программ развития и планов работы архива;
– подготовку и представление планово-отчетной документации;
– мобилизационную подготовку архива, разработку и осуществление мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особые периоды, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
– аттестацию сотрудников, производить назначения, расстановку кадров;
– внедрение в работу архива автоматизированных архивных технологий;
– координированную работу структурных подразделений и производственных групп архива с целью создания наиболее благоприятных условий хранения, учета и использования документов.
2.3. Распоряжаться финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование.
2.4. Представлять интересы архива во взаимоотношениях с российскими и иностранными юридическими и физическими лицами, заключать договоры и государственные контракты.
2.5. Осуществлять мероприятия по эффективному использованию установленных систем оплаты труда, рациональному расходованию фонда заработной платы и своевременным расчетам с сотрудниками архива.
2.6. Принимать меры:
– по обеспечению архива квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, систематическому повышению квалификации сотрудников, созданию благоприятных условий труда, соблюдению требований трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины;
– по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива.
2.7. Обеспечивать надлежащую техническую эксплуатацию зданий и помещений архива, соблюдение режима охраны архива, правил по охране труда и пожарной безопасности.
2.8. Участвовать в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, возглавлять научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива.
3. ПРАВА
Директор архива вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Привлекать сотрудников всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач.
3.7. Распределять обязанности между сотрудниками архива, составлять должностные инструкции, контролировать их исполнение.
3.8. Готовить предложения:
– о поощрении сотрудников архива, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию;