Работодатель отправляет в командировку без согласия работника. Оформляем командировку

Командировка – направление работника организации для исполнения трудовых обязанностей в местность, удаленную от основного места работы. Такие поездки необходимы предпринимателям для осуществления мероприятий по привлечению клиентов, организации сотрудничества с контрагентами, поиска новых областей развития, приобретения товаров и оформления услуг.

Внимание

На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата. Все расходы по пребыванию в поездке (проезд, питание, проживание, дополнительные) подлежат возмещению из доходов организации-работодателя.

ТК РФ

Общий порядок направления сотрудников в командировки определен в главе 24 ТК РФ . Дополнительные аспекты мероприятий по отправке работников в другую местность определяются внутренним , труде и в трудовом договоре работника.

В служебную поездку может быть отправлен любой работник, независимо от занимаемой должности и стажа работы. Основным документом, подтверждающим правомерность отправки трудящихся в поездки, является трудовой договор. Если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании с неофициальным трудоустройством, это не будет основанием для отказа выполнить распоряжение предпринимателя.

К сведению

Руководитель компании не обязан спрашивать у сотрудника разрешение на командировку, но такие действия не являются ущемлением прав трудящихся. В ТК РФ установлены ограничения для группы лиц по направлению в служебные поездки.

Полностью наложен запрет на командирование для:

женщин в период беременности;
сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение творческая деятельность);
лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия.

Перечень лиц, принудительное направление в командировку которых противоречит законодательной базе, но допустимо с письменного согласия трудящегося:

женщины до достижения ребенком возраста трех лет;
работник, осуществляющий трудовую деятельность на основании ученического договора;
родители, воспитывающие детей до пяти лет в одиночку;
сотрудники, осуществляющие уход за нетрудоспособными родственниками (болезнь, инвалидность);
официальные опекуны до достижения детьми совершеннолетия;
заявленные кандидаты на службу в государственной структуре (выборы).

ВАЖНО

Осуществление командировки для вышеперечисленных граждан допустимо только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Решение трудящегося должно быть выражено на бумаге. Подпись в приказе не является подтверждением воли работника, это факт ознакомления.

Уведомление работодателя должно содержать следующую информацию:

доводы по необходимости проведения командировки;
период поездки;
перечень прав работника, на основании которых он имеет право отказаться от исполнения распоряжения;
гарантии, предоставляемые работодателем при условии согласия на поездку (возмещение конкретных расходов, выплата премии и пр.);
дата документа.

Допускается в бланке уведомления предусмотреть графу, где работник собственноручно подтвердит факт вручения документа и напишет согласие на условия, описанные работодателем. За принуждение к поездке предприниматель может понести административную ответственность по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ .

Уважительные и неуважительные причины отказа

Командировка – обязанность работника при исполнении трудовой деятельности. Отказ от поездки возможен только при приведении веских оснований. Если при трудоустройстве сотрудник давал письменное согласие на подобные поездки, то необоснованный отказ может повлечь дисциплинарное взыскание или выговор. Отсутствие документально подтвержденного одобрения от работника не является исключением при применении дисциплинарных взысканий.

Лояльный руководитель может по просьбе работника отправить другого в командировку, перенести срок поездки.

Уважительными причинами отказа от командировки могут быть:

проблемы со здоровьем самого трудящегося (в т.ч. медицинские противопоказания) или его близких родственников;
чрезвычайная ситуация, повлиявшая на жизнь сотрудника (пожар, затопление, кража имущества и др.);
безотлагательная срочность для оформления и получения определенного документа (паспорт, вступление в наследство, оформление сделки с недвижимостью и др.);
смерть члена семьи;
важное семейное мероприятие (годовщина свадьбы, юбилей, бракосочетание детей и др.);
заключение брака;
содержание и воспитание ребенка с ограниченными возможностями;
отсутствие заблаговременного информирования о факте поездки;
ошибки в сопроводительных документах либо их отсутствие;
недостаточное финансирование поездки или полная невыплата аванса на командировочные расходы.

Неуважительными основаниями для отказа от направления в командировку являются:

нежелание работника;
совпадение дат поездки с праздниками, днем рождения;
погодные условия;
прочие маловажные факторы.

пойти на переговоры с руководством с целью достижения компромисса;
привести доводы о необоснованности поездки и нецелесообразности расходов;
предложите помощь в подготовке к командировке;
подберите потенциального кандидата на замену;
досконально проверить документы на поездку;
контролировать срок выплаты аванса на командировочные расходы.

Пошаговая инструкция оформления отказа от командировки

Если работник имеет намерения отказаться от направления в командировку, то ему необходимо письменно известить об этом работодателя с приведением весомых аргументов, повлиявших на принятие решения.

Отказ от командировки по семейным обстоятельствам.

Если у работника, направляемого в командировку, возникли семейные обстоятельства, не позволяющие ему совершить назначенную поездку, то он должен письменно известить работодателя.

Обязательные реквизиты отказа:

адресат заявления (имя и должность вышестоящего руководителя);
сведения о заявителе (должность, ФИО);
название документа;
основание для отказа;
предложение по урегулированию ситуации;
дата и подпись.

Образец заявления:

Отказ от командировки по состоянию здоровья

Основанием для отказа от командирования служит заболевание работника или медицинские противопоказания к поездке.

Приведем пример документа:

Отказ от командировки военнослужащего по контракту

Порядок прохождения военной службы, в том числе по контракту, регламентируется федеральным законом № 53 от 28.03.1998г.

Внимание

Военнослужащий не имеет право отказаться от командировки, может обратиться к руководству с просьбой пересмотреть и сократить сроки пребывания в поездке.

Основаниями для заявления могут стать:

болезнь служащего, требующая стационарного лечения в медучреждении;
ухудшение состояния здоровья иждивенца;
досрочное исполнение поставленной задачи;
дисциплинарные нарушения во время командировки;
служебная необходимость;
чрезвычайные обстоятельства в семье, требующие личного присутствия гражданина;
иные обстоятельства, требующие непосредственного участия и присутствия гражданина.

Любой необоснованный отказ от поездки, а также несоответствующее поведение лица во время командировки приведут к открытию расследования причин уклонения от обязанностей и назначению соответствующего наказания.

Дополнительная информация

Заявление о сокращении срока поездки составляется на имя вышестоящего руководства. Обязательно в шапке документа указывается должность и имя бойца. Далее излагается обращение и указываются подробные сведения о необходимости сократить срок поездки.

Заявление направляется на рассмотрение и утверждение. До момента получения одобрения недопустимо покидать место командировки и прерывать службу.

Когда нельзя отказаться от командировки?

Внимание

Уклониться от направления в командировку невозможно, если руководитель не одобрил заявление с просьбой отстранить от поездки. Отказ от подписи приказа о направлении в поездку также не является основанием отменить командировку.

Существует перечень ситуаций, когда даже веская причина не сможет дать работнику возможность отказаться от поездки. Например, чрезвычайная ситуация в компании, решение которой заключено в цели поездки; судебное разбирательство по признанию фирмы банкротом, если работник командируется для заключения новых договоров с покупателями и пр.

В должностных обязанностях военнослужащих закреплен пункт неукоснительного командирования по приказу командующего состава. Любой статус гражданина, проходящего военную государственную службу, закрепляет за ним порядок по строгому следованию законодательным актам в данной сфере.

Последствия

Решение работодателя может быть обжаловано в уполномоченных государственных органах (КТС, трудовая инспекция, суд и т.п.).

Нюансы

Военный, проходящий службу по контракту, имеет основание досрочно покинуть место командировки только по письменному приказу командующего персонала.
Работодатель должен получить письменное согласие сотрудника о направлении в командировку, когда день выезда совпадает с выходным днем.
Отказ работника подписать уведомление о направление в командировку является дисциплинарным нарушением.
Неподтвержденное заявление сотрудника о том, что сумма аванса на командировку не соответствует уровню возможных расходов, не является основанием для отказа от поездки.
Документально направление сотрудника в командировку оформляется в виде приказа. Дополнительные формы разрабатываются непосредственно в компании по необходимости.
По нормативно-правовым актам РФ недопустимо денежное взыскание за отказ от командировки (за исключением случаев, когда такие условия оговорены в трудовом договоре или положении компании).

Трудовой кодекс не является исчерпывающим документом, регулирующим , но заключает в себе базовый свод правил, соблюдение которых является обязанностью обеих сторон. Любая конкретная спорная ситуация имеет несколько путей разрешения, не всегда конфликтом и с последствиями. Поэтому работодателям рекомендуется соблюдать законодательство и создавать благоприятные условия для командировок, а работникам не прибегать к хитрости и обману, добросовестно исполнять трудовые обязанности.

Отношения работодатель-работник в современных условиях все больше напоминают игру на выживание. Прав у сотрудников заметно поубавилось, да и те, что остались, зачастую не соблюдаются.

Материалы по теме:

Аргумент один: не нравится - уходи. Можно судиться, но на это мало кто идет - долго, дорого и результат далеко не всегда гарантирован. Поэтому многие предпочитают бороться за по принципу наименьшего сопротивления. К примеру, вас отправляют в , а вы туда ехать не хотите. Как «откосить» от поездки так, чтобы это не вышло вам боком? Ведь отказ от командировки - это нарушение трудовой дисциплины, за которое можно получить выговор или даже . Сразу оговорюсь - все сказанное ниже относится только к тем работникам, с которыми заключен трудовой договор. Если вы работаете на основе устных договоренностей, либо у вас составлен контракт на выполнение конкретных работ, которые не предполагают разъездов, вы имеете полное право никуда не ездить.

Что говорит закон?

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин и лиц до 18 лет. Исключение составляют «несовершеннолетние творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и/или исполнении (экспонировании) произведений» (ст. 259 ТК РФ).

Кроме того, отказаться от поездки имеют:

женщины, в возрасте до 3 лет;
работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
работники, осуществляющие в соответствии с медицинским заключением;
матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

Работодатель может направить их в командировку, только если получит от них письменное согласие.

Кроме того, отменить поездку вы можете по тем же причинам, что и не прийти на работу. Это болезнь, серьезные семейные обстоятельства, . Но в этих случаях лучше иметь документальное подтверждение - на слово вам могут и не поверить.

Есть еще один - экзотический - способ никуда не ехать. Если вы не женаты/не замужем, подайте фиктивное заявление в ЗАГС на совпадающую с командировкой дату. По закону, вам обязаны предоставить 5 дней неоплачиваемого отпуска. Но учтите - второй раз этот фокус у вас не сработает.

Искусство компромисса

Если все сказанное выше - не ваш случай, вам остается уповать только на свою способность договариваться. Например, если кто-то из сотрудников готов поехать вместо вас, попытайтесь убедить начальство, что он справится ничуть не хуже. Пообещайте помочь коллеге подготовиться к поездке. Еще один вариант - прийти к начальнику и выложить свои аргументы. Например, что вы не вылезаете из командировок, и ваши домашние уже забыли, как вы выглядите. Если можете доказать экономическую нецелесообразность поездки - доказывайте.

Психологи советуют - чтобы добиться цели, ни в коем случае ничего не требуйте. Помните - вы идете не конфликтовать, а договариваться. Свои аргументы излагайте так, чтобы начальник поверил - если бы не чрезвычайные обстоятельства, вы бы ни за что не отказались от этой командировки.

Займитесь буквоедством

Но вот все варианты испробованы, начальство непреклонно, приказ подписан, вам уже выдали командировочное удостоверение и служебное задание. Внимательно прочитайте последний документ. Если в служебном задании указаны задачи, которые не относятся к вашим должностным обязанностям, вы имеете полное право отказаться от командировки. Но чтобы доказать свою правоту, вам придется поднять свой трудовой договор или должностную инструкцию, в которой четко прописано, что вы делать обязаны. Есть еще одна слабая надежда - если бухгалтерия по каким-то причинам не успела выдать вам все необходимые средства для командировки, вы можете смело отказаться от поездки.

Но если ехать в командировку все-таки пришлось, знайте - действующий трудовой кодекс не регламентирует длительность командировки (раньше максимальный срок был 40 дней, а для строителей - 1 год). Так что, если вы заметили, что вас слишком часто и слишком надолго отправляют в поездки по стране и выписывают при этом минимальные суточные (для госорганизаций это 100 рублей, для коммерческих предприятий нижнего предела вообще не существует), то, возможно, от вас хотят избавиться. Имейте это в виду и ищите другую работу.

Оформление командировок для большинства бухгалтеров, ведущих одновременно и кадровый учет, дело достаточно рутинное. Казалось бы, процедура командирования отработана, и сложностей здесь быть не может. Но на практике все же возникают ситуации, когда приходится поломать голову. В настоящей статье даны ответы на десять таких вопросов.

Вопрос № 1: можно ли командировать сотрудника в тот же город?

Ответ: да, можно.

Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.

Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой. Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*. В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку. Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание. В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.

Вопрос № 2: постоянные поездки экспедитора - это командировка?

Ответ: нет, не командировка.

Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками.

Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные. Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами).

Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?

Ответ: да, может.

На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.

Из всего этого можно сделать лишь один вывод - однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке выплачиваются только при поездках заграницу, да и то в размере 50 процентов от норматива. При внутрироссийских «однодневках» не выплачиваются (п. 11 и 20 Положения о командировках).

Вопрос № 4: может ли командировка длиться бесконечно долго?

Ответ: нет, не может.

В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится. Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может. Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, - это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения. Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника - командировочном удостоверении.

Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника. Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда. Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала .

Вопрос № 5: как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?

Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.

Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.

Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.

Вопрос № 6: надо ли предоставлять работнику, вернувшемуся из командировки, дополнительные выходные, если в месте командировки он работал по шестидневке?

Ответ: нет, не надо.

Предположим, сотрудник по основному месту работы трудится пять дней в неделю, а во время командировки он работал по шестидневной рабочей неделе. Возникло ли у него право на дополнительные выходные? Ответ на этот вопрос прямо зафиксирован в пункте 8 Инструкции о командировках. Там говорится, что на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха того предприятия (объединения, учреждения, организации), в которое он командирован. Это значит, что если в месте командировки установлена шестидневка, то работник обязан трудиться и в субботу. И предоставлять ему по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха взамен этих рабочих суббот не нужно.

Вопросы, возникающие при оплате труда командированных сотрудников, были рассмотрены в статье ».

Вопрос № 7: надо ли платить суточные и оплачивать гостиницу, если командированный работник заболел?

Ответ: да, надо.

Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать и выплачивать за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.

А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто - дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.

Вопрос № 8: какой документ обязательно оформлять при направлении работника в командировку?

Ответ: командировочное удостоверение.

Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)». Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).

Вопрос № 9: нужно ли компенсировать расходы на бензин, если сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле?

Ответ: нужно, но при соблюдении определенного условия

Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.

Таким образом, если работодатель согласовал возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то он обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно. Кроме того, в таком случае сотруднику положена в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ). Компания сможет учесть сумму компенсации в .

Вопрос № 10: как быть, если работник опоздал на поезд или на самолет?

Ответ: купить ему новый билет.

В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике. Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив. Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.

Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета. Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы. Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.

* Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

** Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Данная Инструкция действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках.

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.

Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.

Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:

Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

Сотрудница в положении.
Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Изменения в 2019 году

Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.

Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.

По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Необходимость служебной поездки доводиться директору компании с помощью служебной записке. Изучив представленные в документе сведения, руководитель принимает решение о направлении работника в командировку.

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (если положением предусмотрено)

Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.

В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.

В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.

В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.

К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.

Ими могут быть:

Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

Если после возвращения из поездки у работника остались неиспользованные суммы, то ему необходимо их вернуть в течение 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир фиксирует сдачу средств оформлением кассового ордера.

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

Шаг 6. Выдать компенсацию по перерасходу средств (если необходимо)

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

Расходы были произведены по неотложным причинам;
Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Кого можно направить в командировку

В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ).

Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких людей должны быть прописаны в договоре.

При направлении в командировку совместителей (как внутренних, так и внешних) помните, что они обладают теми же правами, что и основные сотрудники (ст. 287 ТК РФ).

Ситуация: можно ли направить в командировку по территории России иностранца? Иностранец временно пребывает в России, в Москве ему выдано разрешение на работу или патент.

Во-вторых, срок командировки не должен превышать 10 календарных дней в течение срока действия разрешения.

Такой порядок установлен пунктом 1 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.

Ситуация: можно ли направить в командировку по территории России иностранца? Иностранец временно проживает в России, в г. Москве ему выдано разрешение на временное проживание.

Да, можно, но при выполнении следующих условий.

Во-первых, должность, которую занимает сотрудник (работа, которую он выполняет), должна быть упомянута в списке профессий и работ (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н), дающих право трудиться за пределами субъекта РФ, на территории которого сотруднику выдано разрешение на работу.

Во-вторых, общая продолжительность всех командировок не должна превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Такой порядок установлен пунктом 2 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.

Кого запрещено отправлять в командировку

Запрещается направлять в командировку:

сотрудников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

несовершеннолетних сотрудников (за исключением профессиональных спортсменов и творческих работников, перечень профессий и должностей которых утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252) (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Письменное согласие сотрудников

Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. К таким категориям персонала относятся:

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

одинокие родители, воспитывающие детей до пяти лет;

сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;

сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Перед тем как направлять этих сотрудников в командировку, их нужно письменно известить о праве на отказ.

Такой порядок установлен в статье 259 Трудового кодекса РФ.

Согласие на командировку можно оформить в виде заявления.

Внимание: несоблюдение правил направления сотрудников в командировку является нарушением трудового законодательства.

За такое нарушение трудовая инспекция может оштрафовать:

должностных лиц организации (руководителя) - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

организацию - от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке

Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.

Плановый срок - это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.

На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.

По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки. Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).

Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Допустим, у сотрудника нет проездных документов. Например, он их потерял или билетов изначально не было (это возможно, если человек добирался на попутном транспорте). В этом случае возможны два варианта.

У человека есть документы о проживании из гостиницы

При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Соответственно, срок командировки определите на основании такого чека (или БСО) и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Ведь договор должен содержать информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

А если речь идет о заграничной командировке? Тогда расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ (например, заявка на бронирование) с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке нужно обязательно перевести на русский язык (письмо Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202).

У человека нет никаких документов (ни о проезде, ни о проживании)

Тогда вернувшийся из командировки сотрудник должен написать служебную записку. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился по месту командировки.

В обоих приведенных случаях получается, что расходы на проживание подтверждены и их нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Кстати, раз у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: существуют ли максимальные сроки для служебных командировок. В командировку направлен гражданин России?

Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Каких-либо ограничений по срокам командировок (как по территории России, так и за рубеж) ни статья 166 Трудового кодекса РФ, ни положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, не содержат.

Максимальные сроки были предусмотрены Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Согласно этому документу срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, такой срок не должен превышать одного года (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Контролирующие ведомства предписывали соблюдать эти ограничения и при загранкомандировках (письма Минфина России от 28 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/335, от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345 и от 19 октября 2005 г. № 03-05-01-04/319). В настоящее время действуют новые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки (положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому применять Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 нет оснований.

Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.

Следует отметить, что если сотрудник большую часть своего рабочего времени находится за пределами России и выполняет там основную часть своих трудовых обязанностей, то его фактическим местом работы признается иностранное государство. Такой сотрудник не может считаться находящимся в командировке. Это связано с тем, что одним из основных признаков командировки является выполнение сотрудником отдельного поручения работодателя вне места своей постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Что касается выплат, произведенных в пользу такого сотрудника для исполнения поручения, то их нужно расценить как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.

Направление в командировку иностранца

Срок командировки сотрудников-иностранцев в пределах региона, в котором выдано разрешение на работу, не ограничен. Срок командировки за пределы такого региона зависит от статуса пребывания иностранца в России.

Если в командировку направлен иностранец, временно пребывающий в России, то срок его пребывания за пределами того региона, где ему выдано разрешение на работу, не может превышать 10 календарных дней в течение срока действия разрешения на работу. При этом сотрудник должен работать по профессии, указанной в списке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. А в ситуации, когда временно пребывающий в России иностранец направлен в командировку в пределах того субъекта РФ, где ему выдано разрешение на работу, ограничений по сроку командировки нет. Такой порядок предусмотрен подпунктом «а» пункта 1 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.

Совет: формально в приказе Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н речь идет только про иностранцев с разрешениями на работу. Про временно пребывающих с патентами там ни слова. Поэтому безопаснее не направлять безвизовых иностранцев в командировки за пределы региона, в котором выдан патент.

Возможно, это просто техническая недоработка чиновников и в ближайшее время внесут изменения в приказ Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. Либо вообще выпустят отдельный приказ про командировки иностранцев с патентами. Однако вероятность административного штрафа все же есть (ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ).

Когда в командировку направлен иностранец, временно проживающий в России, срок его работы за пределами региона, на территории которого разрешено временное проживание, не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. При этом сотрудник должен работать по профессии, указанной в списке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. Если же иностранец едет в командировку в пределах того региона, где ему разрешено временное проживание, ограничения по сроку командировки нет. Данный порядок предусмотрен подпунктом «а» пункта 2 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.

Иностранцы - высококвалифицированные специалисты могут непрерывно находиться в командировке за пределами того региона, в котором им выдано разрешение на работу, в течение 30 календарных дней ежегодно. При этом профессия таких иностранцев значения не имеет. Это установлено пунктом 3 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.

Какие поездки не признаются командировкой

Не признаются командировками поездки некоторых категорий персонала, работа которых связана с постоянными разъездами. К ним относятся курьеры, экспедиторы, водители, проводники и т. д. (ст. 166 ТК РФ, п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Ситуация: возникает ли у организации обособленное подразделение, если в период пребывания в командировке ее сотрудник более месяца работает на территории другого предприятия?

Да, возникает, если организация оборудует командированному сотруднику стационарное рабочее место. При отсутствии стационарного рабочего места обособленное подразделение не возникает.

Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:

территориальная удаленность от организации;

наличие хотя бы одного стационарно оборудованного рабочего места.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Об этом сказано в статье 11 Налогового кодекса РФ.

Рабочим признается место, где сотрудник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно контролируется его работодателем (ст. 209 ТК РФ). При этом рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия для исполнения трудовых обязанностей. Срок нахождения конкретного сотрудника на созданном организацией стационарном рабочем месте и форма организации работ (вахтовый метод или командировка) не имеют правового значения для постановки на учет обособленного подразделения.

Таким образом, если организация, направляя сотрудника в командировку на другое предприятие, не создает и не оборудует для него стационарного рабочего места, считается, что обособленного подразделения она не создала. Если же при направлении сотрудника в командировку организация оборудует стационарное рабочее место, то в этом случае она обязана поставить обособленное подразделение на налоговый учет (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Аналогичные выводы сделаны в письмах Минфина России от 5 августа 2011 г. № 03-02-07/1-279, от 10 апреля 2009 г. № 03-02-07/1-176 и подтверждены арбитражной практикой (см., например, определение Верховного суда РФ от 2 ноября 2015 г. № 308-КГ15-13591, постановления Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21 июля 2015 г. № А32-29169/2014, ФАС Центрального округа от 3 июля 2014 г. № А64-5102/2013 и др.).

Совет: при длительной командировке не всегда возникает стационарное рабочее место. Поэтому организация-подрядчик может не регистрировать обособленное подразделение при длительных работах у заказчика. Аргументы следующие.

Во-первых, территорию, куда командирован сотрудник, контролирует заказчик работ. Во-вторых, если люди работают на самосвалах, то это не стационарные рабочие места. Это следует из статьи 11 Налогового кодекса РФ, части 6 статьи 209 Трудового кодекса РФ, пункта 6.2 СП 12-133-2000, введенных постановлением Госстроя от 31 марта 2000 г. № 26.

Значит, штраф по статье 116 Налогового кодекса РФ неправомерен. Данные выводы есть в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 сентября 2015 г. № Ф07-7313/2015.