В чем состоят должностные обязанности секретаря. Что должна уметь секретарша

Каждому публичному офису необходим человек, встречающий посетителей. Великолепное умение общаться по телефону и электронной почте очень важно для работников приемной, но умение общаться лично - вот что отличает секретаря от специалиста по работе с клиентами. В конце концов, когда человек (поставщик, потребитель, партнер) заходит в офис, первое, что он видит это секретарь, а первое впечатление всегда важно.

Шаги

Необходимая квалификация

Необходимо иметь первоклассные организационные навыки. Секретарь - это лицо компании. Это человек, с которым первым говорит клиент, а коллеги обращаются за различной информацией. Кроме приема звонков и посетителей, секретари часто общаются с клиентами, организовывают мероприятия, встречи и так далее. Чтобы справится со всеми этими обязанности, секретарь должен уметь организовывать свое время, так как приходится контролировать несколько дел одновременно. Человек не проработает долго секретарем если он или она не могут «жонглировать» более чем одним заданием за один раз и распределять их по приоритету.

Прекрасный способ организовать свое рабочее пространство - это потратить время и рассортировать документы в удобном для вас порядке. Очень важно знать какие именно документы и информация может понадобится вашему начальнику, коллегам или клиентам. Держите все документы в отдельных файлах. Они могут быть как на экране вашего компьютера, так и в бумажном варианте. Рассортируйте документы в удобном для вас порядке. Если вам потребуются разноцветные наклейки, используйте их.
Быть организованным также значит искать мотивацию для работы в самом себе. Вам не нужен еще кто-то, кто будет контролировать вас. Если вы организованы, вы будете знать какие задания нужно делать ежедневно, а какие - в первую очередь.
Держите телефонные номера под рукой. Их очень, очень много, например, телефоны номера сотрудников, подрядчиков, партнеров, срочные контакты и так далее. Вам они будут нужны в любой момент. Держите их в программе Rolodex или другой соответствующей компьютерной программе.

Изучайте современные технологии. Устройство номер один, с которым работает секретарь, - это телефон, так что изучите все кнопки и функции. Компьютерная грамотность также важна: большинство секретарей должны уметь пользоваться электронной почтой и работать с электронными документами. Также полезно знать, как создать таблицу в Excel , и уметь пользоваться отраслевыми программами.
- Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер, принтер будут находится рядом с вашим рабочим столом, то вы будете постоянно использовать их (и выручать коллег, которые испытывают проблемы с их использованием). После того как вы узнаете какие машины используются в вашем офисе, ознакомьтесь с основными функциями этих аппаратов, а также способами исправления наиболее распространенных проблем.
Будьте надежным сотрудником. На секретаря рассчитывают все и всегда. Если никто не отвечает на звонки в компанию или выстраивается целая очередь из людей, ждущих ответа, то это проявление слабости компании. Решение таких проблем должно быть приоритетным для вас. Если ваше руководство знает, что на вас можно положиться и вы всегда рядом, чтобы помочь, то вы станете незаменимым.

Научитесь хорошо слушать . Большая часть работы секретаря - слушать людей. Услышать по телефону вопрос клиента, получить необходимую вам информацию - все это лишь проявление способности слушать. Способность же правильно услышать информацию сделает вас более эффективным. Вы сможете быстрее решать вопросы, если будете четко понимать, что именно просит у вас человек.

Делайте заметки обо всем. Если руководитель просит вас сделать что-то, запишите детали. Если звонит клиент, запишите информацию о нем (имя, контактную информацию, цель звонка и так далее). Заметки - прекрасный способ быть организованным и они напомнят вам все те мелочи, которые без этих заметок вы забудете через несколько часов. Делайте заметки в записной книжке и держите ее при себе все время. Вы удивитесь насколько они будут полезны, особенно если вы будете пытаться вспомнить, чего хотел человек, который звонил вам пять часов назад.
- Проверяйте, что вы детально записали сообщение и перечитайте то, что написали. И самое важное - не бойтесь лишний раз проверить сообщение и контактную информацию, у человека, который вам звонит. Только так вы сможете быть уверенным, что записали все правильно.
Отвечайте на телефонный звонок вежливо используя стандартные приветствия. Например: «[название компании], добрый день. Меня зовут ХХХ, чем я могу вам помочь?» Старайтесь ответить после первого или второго звонка телефона. Недопустимо заставлять людей ждать дольше одной минуты (поверьте на слово, это намного дольше чем вам кажется).
- Внимательно слушайте имена звонящих вам. Если необходимо повторите имя звонящего. Мобильные телефоны часто искажают звуки. Запишите имя человека, с которым вы говорите, если оно тяжело произносится.
- Если вы переводите звонок на другого абонента, сделайте это используя стандартные фразы: «Подождите, пожалуйста, одну минуту». Если абонент занят, можно сказать: «Прошу прошения, ХХХ говорит сейчас по телефону. Вы подождете пока он освободится или хотите оставить какое-либо сообщение?». Вежливо поблагодарите звонящего и поступите в соответствии с его пожеланием.
Встречайте любых курьеров или людей из службы доставки с таким же профессионализмом и уважением, как любых других посетителей. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Возможно курьерам нужны будут указания где оставить пакеты. Убедитесь, что вы обращаетесь к соответствующему сотрудникам с этим вопросом.

Относитесь к клиентам, которые приходят к ваш офис, вежливо. После того как посетитель представится и скажет к кому он пришел, свяжитесь с тем, к кому пришел посетитель и сообщите, что к нему пришли. Стандартная фраза для такого случая: «Татьяна Ивановна, к вам пришел господин Петров из корпорации ХХХ. У вас назначена встреча на 14 часов». Всегда узнавайте имя и фамилию посетителя, а также компанию, которую он представляет. Так же полезно узнать, назначена ли у него встреча. Сотрудник, к которому пришел посетитель, должен вам сказать, куда ему пройти посетителю и сколько ждать встречи. Вы можете сказать посетителю: «Татьяна Ивановна подойдет через 5 минут. Присаживайтесь, пожалуйста».

Правильное поведение
1. Будьте позитивны. Секретарь - лицо компании. Его клиент видит первым, а также он первый кто отвечает на звонок. Никто не хочет, чтобы его приветствовали с кислым выражением лица или раздраженным тоном. Установите правило, что вы должны всегда улыбаться и быть веселым и оптимистичным человеком. Не забывайте быть терпеливой со сложными клиентами, даже если ваше терпение уже на пределе.
  - Даже если вы столкнетесь со сложным клиентом напомните себе, что вы сильный, счастливый человек. Скажите себе, что вы делаете все чтобы помочь им. Лучше быть спокойным и уравновешенным, чем взрываться и выглядеть злой и неприятной.
2. Будьте всегда готовы вежливо поздороваться с клиентом. Это всегда важно - приветствовать клиентов дружелюбно. Даже если вы должны будете закончить свое дело прежде чем сможете помочь человеку, то важно поприветствовать его, чтобы он почувствовал себя замеченным и знал, что вы скоро ему поможете.
  - Лучше всего использовать такие фразы, как «Здравствуйте! Добро пожаловать в [название компании]» или «Доброе утро! Присаживайтесь. Я помогу вам через минуту».
3. Будьте вежливы . Проявляйте уважение к людям. Относитесь ко всем как к самому важному человеку, который вошел в ваш офис в этот день. Это ваша работа. Никого не волнует, что вы застряли в пробке утром, у вас порвалась новая сумочка или вы потеряли свой любимый диск. Все личные дела оставьте дома. Даже если вам не нравится клиент или его манера поведения - притворитесь, что вы счастливы его видеть. Убедитесь, что человек полностью расслаблен и рад общаться с вами.
4. Одевайтесь соответственно. Вы представляете свою компанию, поэтому вы должны одеваться соответствующим образом. Купите одежду, подходящую для офиса. Если же вы секретарь в определенного типа компании (такой как магазин одежды), можете приобрести что-то из вещей, которые предлагает ваш магазин. Старайтесь одеваться консервативно, кроме случаев если вы работаете в таком месте где мода, стиль или другие факторы выдвинуты на первый план.
  - Проверьте существует ли в компании в которой вы работает определенный дресс-код. Возможно, стиля кэжуал будет достаточно, однако не перегибайте палку, одеваясь неформально (спортивный костюм нельзя надевать на работу ни в коем случае).
- Не смешивайте личное с рабочим. Это правило также касается использования мобильных телефонов и электронной почты. Отдел информационных технологий может отследить вашу деятельность на компьютере.
- Помните кто платит вам зарплату и всегда уважайте их.
- Будьте вежливы с руководителями, уточните может ли вы им помочь с дополнительными заданиями в ваше свободное время.
- Пишите записки на копировальной бумаге и давайте второю копию человеку, которому она предназначается. Или используйте блокнот, к которому легко обратиться, чтобы вспомнить имя или телефон.
- Сортировка почты обычно часть работы секретаря. Узнайте в ваш первый день, как поступает почта, кто ее приносит и когда.
- Найдите кого-то кто сможет вас заменить когда вы пойдете в туалет, на встречу, обед, в отпуск. Таким образом вы избежите появление злющих людей, ждущих вашего возвращения.
- Спросите коллег, нужна ли им помощь в чем-то. Лучше завести друзей, помогая людям чем врагов, которые будут жаловаться на вас.
- Всегда проявляйте желание делать новые задания, а так же рутинные задания. Знания приходят с опытом.
Предупреждения
- Никогда не говорите: «Я не делаю это, это и это». Вас уволят быстрее чем вы скажете ваше третье «это».
- Не притворяетесь хорошей. Люди это увидят. Вместо этого искренне интересуйтесь человеком, будьте вежливой, уважительной. Если вы не можете этого делать - не работайте в приемной. Вы ухудшите репутацию вашей компании. Найдите офисную работу, на которой вы сможете держаться подальше от глаз общественности.
- Никогда не вступайте в спор с звонящим или посетителем. Переведите их на вашего руководителя.

Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

Основы трудового и административного законодательства.
Общие нормы этики и делового этикета.
Основы делопроизводства.
Техника безопасности.
Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
Охрана труда.
Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

У этого слова, как ни странно, нет женской формы. "Секретарь" - так называется профессия, без которой не обходится ни одна организация. Профессия, творящая вокруг себя мифы. "Секретарша" - девочка с ногами от зубов, которая пилит ногти в приемной? Бездельница? Чья-то протеже? Любовница шефа?
Хороший секретарь - белка в колесе, это пчелка, без которой начальник, как без рук. Задача секретаря - это не только отнести бумажку, принять звонок. Главная задача - облегчение работы руководителя. А сюда входят и микроклимат в приемной, и организация рабочего дня шефа, и построение его взаимодействия с окружающим миром.

Работа секретаря - это большие нервные нагрузки: множество звонков, спешащие сотрудники, масса дел, невозможность составить личный график работы, зависимость от настроения шефа... Но если хоть раз секретарь демонстрирует сотрудникам свое плохое настроение, потом любая претензия к сотрудникам, не выполнившим задание руководства, может ими расцениваться как "наезд" из-за плохого настроения. Конечно, секретарь должна обладать чувством юмора, чтобы корректно ответить на грубость или сделать вид, что не заметила ошибки, чтобы не вешать нос в тяжелых ситуациях и уметь поднять настроение не только себе, но и шефу!
Секретарь - замок на двери начальника: тот, кто знает "нужное слово", пройдет легко. Но у есть окружающих есть возможность манипулировать секретарем, и одно из умений секретаря - отделение личных отношений от рабочих. У этого вопроса есть и обратная сторона: клиентам и сотрудникам кажется, что в отношении секретаря к ним отражается отношение начальника. Поэтому необходимо быть корректной даже с неприятными людьми. Однако расположенность ко всем не должна переходить во вседозволенность: секретарь -правая рука начальника, поэтому не должен позволять самоутверждаться за свой счет недобросовестным работникам.
Главное умение секретаря - быстро собрать и хранить информацию. Как говорят преподаватели ВУЗов, специалист - это не человек, который знает все, а человек, который знает, где найти информацию! Секретарь должен быть таким специалистом - быть в курсе всего, не демонстрируя способ сбора информации. Секретарь обязан выяснить, кто из сотрудников чем занимается, чтобы знать, к кому обратиться за информацией. Бывает, что название должности человека не соответствует его функциям, например, вопросы решает не руководитель отдела, а его заместитель. Руководитель отдела имеет иллюзии, что руководит - нельзя лишать его иллюзий, но надо знать, к кому обращаться за ответом. Информацию важно не только собрать, но и донести. Хороший секретарь помнит: он существует для того, чтобы избавить начальника от чужих проблем, поэтому фильтрует информацию. Но руководителю необходимо знать результат любого процесса в организации, а также быть в курсе настроений в коллективе. Если его работа может быть поставлена под угрозу назревающим конфликтом - виной секретаря будет отсутствие попытки предотвратить беду. Секретарь - средство общения начальника с коллективом. Это не донос, а - работа. И еще одно важное правило: ни одна фраза руководителя, не предназначенная для передачи, не должна достигнуть ушей подчиненных.

Существующий миф, что секретарь - любовница шефа, хоть и не соответствует реальности в большинстве случаев, все же имеет под собой некоторые основания: начальник и секретарь проводят вместе больше времени, чем начальник дома, они вместе проходят "огонь, воду, медные трубы" бизнеса, поэтому иногда возникают отношения, переходящие рамки официальных. Конечно, заботливый секретарь заметит недомогание шефа, предложит таблетку, принесет чай ему, усталому, сделает бутерброд голодному, выступит советчиком при покупке духов жене и миксера теще, купит билеты в театр… Между хорошим секретарем и начальником устанавливается связь, которую можно было бы назвать дружеской. Она полезна в работе, но расстояние, существующее между шефом и секретарем, до дружбы или тем более любви лучше в интересах дела не сокращать.

Начинающему секретарю можно дать несколько советов , которые редко дают на курсах:

Руководитель и секретарь с самого начала должны обговорить список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет. Хорошо, если начальник обговорит и список коллег и приятелей, с которыми хотел бы быть соединен без лишних вопросов.
Существует легенда о секретаре Керенского, которая пришла на работу на следующий день после революции и была оскорблена беспорядком на рабочем месте. Это, конечно, крайний случай, но - порядок на столе руководителя должен быть Вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись" на столе начальника. Они облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе.
Обязательно нужно привить начальнику привычку: "Чтобы день начинался и кончался тобой". Вы должны попасть в его кабинет раньше, чем любой посетитель, для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.
Если начальник считает, что у него не секретарь, а референт, помощник, объясните ему необходимость Вашего присутствия на всех совещаниях и важных встречах - Вы должны быть в курсе договоренностей.
Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ. Лучше Вы будете дурочкой в приемной, чем в кабинете начальника.
Не медлите с выполнением поручений - но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".
Если Вы по вине сотрудника провалили поручение - поделитесь ответственностью с виновным. Но - никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.
Запомните любого гостя в лицо. Это - залог "безопасности" начальника, если нежелательный клиент явится без предупреждения - Вы успеете корректно "отразить нападение". То же относится и к именам людей - для любого человека значимо его имя. Учите имена, даже если они невозможны для запоминания. Трудно воспроизводимые имена-отчества проговорите про себя несколько раз. Люди, привыкшие, что их имена перевирают, еще больше зауважают начальника, если Вы этого не сделаете.
Обязательно запишите минутную информацию. Когда она будет не нужна - выбросите и забудете. Но перспективную информацию запоминайте: что записал - то из памяти стерлось.
При передаче информации надо продумать, на каком предложении сделать особое ударение, чтобы она запомнилась и была понятна.
Вы - записная книжка. Помните о личных датах руководителя. Он, занятый проблемами, может оказаться в ситуации банкира из рассказа О.Генри, который забыл о собственной свадьбе. Напомните ему о ней - даже если эта свадьба не с Вами.

И, наконец, - в любой трудной ситуации, в любом цейтноте помните старую русскую поговорку, которая должна стать Вашим девизом: "Глаза боятся, а руки делают".

Ну, а теперь - советы для тех, кто принимает на работу секретаря.
При подборе секретаря обязательно проверьте кандидаток на:

дикцию, звучание голоса, интонирование. Предложите сложную ситуацию - от вранья, что начальника нет на месте, до ответа разгневанному клиенту - и послушайте, как это будет звучать. Обратите внимание и на содержание ответов - тоже немаловажно.
стрессоустойчивость и доброжелательность. Девушка, которая на собеседовании вам обольстительно улыбается, может стать фурией при первом же конфликте, замучить истериками или выражениями своего плохого настроения. Если же девушка в стрессовой ситуации находит источник новых сил, и чем сложней задача - тем веселее, она годится на работу секретаря, но Вы должны будете позаботиться о том, чтобы у такого секретаря не было простоев.
грамотность. Документ о высшем образовании обещает, что письма не будут уходить с пятью ошибками в одном слове. По минимуму же уровень секретаря проверяется несколькими формами, например: "Согласно" - "документу" или "документа"? Второй тест - вопрос: "Простите, кому Вы звоните?". Если она пишет "документа" и говорит "звОните" - лучше ей отказать. Шанс переучить невелик.

И еще несколько советов:

Не смотрите на внешность - смотрите на рекомендации и анкету. Внешность можно будет откорректировать, ум - вряд ли.
Узнайте, готов ли секретарь, а главное - его семья, если она есть, к ненормированному рабочему дню. При договоренности о нормированном дне все же могут возникнуть ситуации, когда секретарь вынуждена задержаться на работе. Лучше, если секретарь будет женщина, не обремененная маленькими детьми: они требуют к себе большего материнского внимания.
Узнайте, не испытывает ли претендентка дискомфорт при необходимости быстро переключаться с одного дела на другое. Если испытывает - вряд ли она будет хорошим секретарем: начальнику придется ждать, когда она закончит отправлять факс, прежде чем заняться диктовкой срочного письма.
Постарайтесь определить, насколько претендентка с будущим шефом похожи психологически. Если она привыкла быстро говорить, а его такие люди раздражают, если она медлительна, а он любит, чтобы вокруг все горело - они не сработаются.

В замечательной старой комедии "Ищите женщину" созданы прекрасные образы Секретаря и Референта: веселая и легкомысленная (так кажется!) девица, способная на прямой вопрос ответить быстро, уклончиво и метко - и зануда, пунктуальная, въедливая и преданная начальнику до смерти. Хороший секретарь должен уметь быть обеими.

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
Принимать и вести учет телефонограмм.
Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
правила пользования средствами оргтехники и связи;
правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
правила организации труда на рабочем месте;
нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
Правильное ведение внутренней документации.
Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления:

Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

Основы управления:

Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике.

Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Должностные обязанности

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени;