Зачем нужен «офис на час»? Выбираем удобное место для удалённой работы Сколько стоит открыть коворкинг-центр.

Услугу офис на час нельзя назвать новой. В среде предпринимателей она уже достаточно давно пользуется популярностью. И действительно, если собрания коллектива или совещания проводятся редко, то какой смысл тратить немалые деньги на длительную аренду помещения. Сегодня без труда можно найти офис, где будут предоставлены самые необходимые услуги – интернет, телевидение, звуковое оборудование и так далее. В таком месте можно провести любое собрание, организовать конференцию, встречу с деловыми партнерами, провести консультацию, непродолжительные обучающие курсы и так далее. Сложно себе представить, сколько бы средств ушло на закупку оборудования и аренду помещения в случае заключения многолетнего договора.

Кому может понадобиться услуга офис на час? Бывают ситуации, когда руководителям небольших компаний нуждаются в периодическом общении с партнерами, клиентами или своими сотрудниками. Естественно, что собрать всех людей в одном небольшом помещении просто невозможно. Снимать же офис на длительный срок нецелесообразно. Есть и еще одно неоспоримое преимущество офиса на час – новая обстановка, которая поспособствует поиску оригинальных путей для решения сложных проблем и сблизить сотрудников (по крайней мере, об этом в один голос заявляют психологи).

Для чего нужен офис на час

Как уже упоминалось, офис на час может пригодиться для проведения частных консультаций. Данная услуга может очень пригодиться страховым агентам, юристам или даже психологам, которым необходимо провести предварительную беседу со своим клиентом. Бывают ситуации, когда людям просто необходимо обговорить наболевшие проблемы в неофициальной и конфиденциальной обстановке.

Часто в процессе ведения бизнес-деятельности может возникнуть необходимость проведения курсов повышения квалификации или же просто обучения сотрудников (к примеру, новому ПО). В этом случае офис можно арендовать на несколько дней или даже недель. Бывают ситуации, когда аренда помещения и вовсе производится на несколько месяцев. В этом случае бронирование офиса лучше производить заранее. Такой запас времени позволит собрать группу учащихся, и не бегать в последний день по городу в поисках подходящего помещения.

Но и это еще не вся польза, которую может принести временный офис. Часто хорошо оборудованные помещения берутся в аренду, чтобы создать видимость успешного бизнеса для подписания выгодного контракта. И действительно, редко кто захочет иметь деловые отношения с человеком, офис которого занимает одну комнату, площадью 5-15 квадратных метров. Конечно, на арендуемом офисе не будет необходимой вывески, но это меньшее из зол. При желании и этот недостаток можно с легкостью ликвидировать.

Аренда офиса не небольшой срок может понадобиться в случае, когда в собственном помещении ведутся ремонтные работы или же произошло какое-либо ЧП (к примеру, затопили соседи сверху). Что и говорить, форс-мажорных ситуаций может быть множество. Выход только один – аренда офиса на час. Это гораздо выгоднее, чем распускать своих сотрудников в вынужденные отпуска и приостанавливать бизнес.

Вообще, данная услуга является очень популярной во всех цивилизованных странах. При этом чем лучше сервис предлагается арендополучателю, тем выше спрос на подобные офисные помещения. За границей для постоянных клиентов, которые всегда своевременно выполняют договорные обязательства, действует система скидок, которая позволяет по более выгодной цене арендовать офис на длительный срок. Более того, такие предприниматели оказываются в «белом списке», нахождение в котором позволяет арендовать офисы в любой точке мира. Возможно, подобное нововведение скоро дойдет и до нас.

Временная аренда помещения – не новая и широко распространённая услуга. Снять на непродолжительное время офис с набором дополнительных услуг (один-два зала, телевидение, кафе, интернет на несколько пользователей, звуковое оборудование, и т.д.) – весьма заманчивая идея.

Что же происходит в этих временных «конторах»? Обычно это несколько видов деятельности:

Проведение конференций, симпозиумов, и тому подобных собраний;
- проведение консультаций частного характера;
- организация ежедневных образовательных курсов;
- и т.д.

Первый случай характерен для небольшой организации, которой надо собрать раз в месяц (полгода, год) сотрудников, потенциальных клиентов, партнёров. Вся аудитория просто физически не поместятся в головном офисе. Своё же помещение строить невыгодно и нецелесообразно. Есть и ещё один неожиданный плюс аренды офиса на час: психологически новая обстановка настраивает на выработку неординарных решений и сближает сотрудников.

Второй случай подходит частным консультантам, не имеющих собственного офиса с нужными функциями. Это чаще психологи, страховые агенты, реже юристы. Иногда просто требуется встретиться в неофициальной обстановке или на «нейтральной территории». В этом случае «офис на час» - идеальное решение.

Далее. Образовательные курсы и им подобные мероприятия подразумевают аренду помещения на короткое (час-два) время три-четыре дня в неделю. Но при этом общий срок может составлять от нескольких недель до нескольких месяцев. Такие арендаторы обычно бронируют офис заранее. Это делается для того, чтобы скомплектовав группу учащихся, не носится по городу, в пожарном порядке подыскивая помещение.

Временный оборудованный офис может использоваться и в других случаях:

Вам необходимо создать видимость крайне успешной деятельности, чтобы заключить выгодный контракт, привлечь нужного партнёра. Кто же будет иметь с вами дело, если офис, мягко говоря, не отвечает требованиям комфорта, расположен вовсе не в центре, а потенциальный партнёр совсем даже не бедный человек? Встречают по одёжке! единственный тут минус – отсутствие шикарной вывески с названием вашей фирмы. Но при желании и наличии фантазии этот недостаток ликвидировать несложно.

Собственный офис по каким-то обстоятельствам нельзя полноценно использовать. Это может быть, например, непредвиденный ремонт. Ну, залили сверху соседи, а тут квартальный отчёт подоспел! Может сложиться и любая другая форс-мажорная ситуация, которую невозможно предусмотреть. В таких случаях выгоднее нанять временное помещение с необходимым оборудованием (интернет, телефон), чем бездействовать в вынужденном отпуске.

На Западе такая форма аренды довольно популярна и имеет соответствующий сервис. Если вы являетесь постоянным клиентом и аккуратно выполняете условия аренды, можете попасть в «белый список». Это специальная электронная база данных, к которой имеют доступ арендодатели. Специальная карта позволяет арендовать на короткое время помещения в различных странах. Возможно, в таких случаях даже получите скидку. Остаётся надеется, что скоро эти «плоды цивилизации» дойдут и до нас.

До недавнего времени ни одно крупное предприятие не обходилось без представительского офиса в центральном районе города. Привычный формат работы меняется по нескольким причинам. Свою деятельность фирма может осуществлять в другое время, отличное от традиционного распорядка трудового дня, поэтому сотрудники не могут находиться в офисе ночью. При этом оборудованное помещение все же иногда необходимо. Например, нужно провести деловую встречу. Проблему решит такая услуга, как офис на час. Организация обращается в специализированную компанию, заключает договор и вселяется в офисное помещение.

Как правило, офис на час находится в престижных районах города, поэтому великолепно исполняет представительскую функцию. Очень часто арендодатель предоставляет комплекс дополнительных услуг: прием звонков и факсов, организация банкета и др. При всех своих преимуществах услуга офис на час имеет и некоторые минусы. В первую очередь, это высокая стоимость, которая подчас вызвана оказанием не актуальных услуг. Специалисты рекомендуются выбирать этот вид аренды, когда главная задача - поразить посетителей, провести важную встречу, презентацию. Для обычных переговоров можно пригласить партнеров в ресторан.

В последнее время офис на час становится все более востребованной услугой. Ее заказывает большое количество компаний и предприятий. Одна из категорий постоянных арендаторов - начинающие организации, стремящиеся сократить свои расхода. Офис на час - идеальное решение для проведения переговоров и встреч вне офиса. Услуга предполагает не только предоставление помещения, оборудованного всем необходимым, но и комплекс дополнительных услуг, например, секретаря.

Каждая организация должна иметь официальное местонахождение. Юридический адрес с подтверждением свидетельствует о добросовестности продавца и способен защитить от проблем различного рода. Гарантии подразумевают обязанность владельца помещения возместить все расходы либо бесплатно оформить пакет документов на новый адрес в случае получения отказа в регистрации фирмы. Кроме этого, собственники, уверенные в качестве своего товара, предоставляют дополнительные гарантии, который включают в себя возврат денег, израсходованных на перечисление государственной пошлины и услуги нотариуса.

Чтобы фирма была зарегистрирована, необходим юридический адрес с подтверждением , который должен отвечать определенным требованиям. Прежде всего, это месторасположение компании, которое отражается во всех ее документах. Предоставление адреса предполагает оформление комплекта бумаг, которые свидетельствуют о реальном размещении фирмы по указанному адресу. Юридический адрес - обязательный атрибут любого предприятия, который фиксируется в реестре организация.

Самый простой вариант для компаний - аренда. Если вы намерены в течение долгого времени осуществлять предпринимательскую деятельность, лучше купить юридический адрес с подтверждением. Для оформления договора рекомендуется обратиться за помощью к квалифицированным специалистам, которые быстро и грамотно составят всю требуемую документацию.

Качественный и безопасный адрес характеризуется следующими параметрами:

• надлежаще оформленный пакет документов, который включает в себя договор аренды, гарантийное письмо, свидетельство о праве собственности, заверенное у нотариуса,
• юридический адрес с подтверждением предполагает организацию почтового и секретарского обслуживания. Эта услуга гарантирует своевременное получение всей входящей корреспонденции, прием телефонных звонков и факсов,
• помещение должно выглядеть как постоянно функционирующий офис с оборудованным рабочим местом,
• возможность встретить выездную проверку контролирующих органов,
• юридический адрес с подтверждением предусматривает условие о пролонгации договора. На практике отношения подобного рода оформляются на период от шести до одиннадцати месяцев. Если в договоре нет пункта о его продлении, появляется необходимость искать новый адрес, что неизбежно связано с дополнительными затратами времени, сил и денег.

Почасовая аренда офисных помещений - уже ни для кого не секрет и не новость. К нам в Россию услуга пришла вместе с форматом офисов "под ключ". "Офис на час", "конференц" или просто аренда переговорных комнат - компании могут по-разному ее называть. Идея - в предоставлении клиенту полностью оборудованного офисного помещения на краткосрочный период (от одного часа до целого дня) с дополнительными услугами.

Кто же и, главное, для чего арендует сегодня офис на час? Об этом нам рассказали эксперты компании "Офис-М".

Собрания, тренинги, временные проекты

Некоторые руководители арендуют помещения для тренингов в чужих офисах, так как наслышаны о том, что смена привычной обстановки положительно влияет на работу коллектива. А в западных компаниях это и вовсе распространенная практика - время от времени для сотрудников, работающих над проектом, арендуют отдельное рабочее место в коворкинг-центре. Специалисты, изучавшие данный вопрос, отмечают, что показатели при этом растут и работа идет быстрее.

Организаторы образовательных курсов тоже стабильно обращаются к формату почасовой аренды. Предположим, что есть преподаватель-носитель иностранного языка, готовый приступить к работе. Группа учеников, которая будет заниматься 2-3 раза в неделю, уже сформирована. Дело за офисом, где будут проходить занятия. Нужна стабильная площадка, в идеале - с мультимедийным оборудованием и маркерной доской. В таком случае будет невыгодно арендовать постоянное помещение, особенно на начальном этапе деятельности, когда еще неясно, пойдёт бизнес или нет. Почасовая аренда аудиторий - выход для тех компаний, которые находятся на старте.

"Именно компании, работающие в сфере образовательных услуг, составляют значительную часть "почасовых" клиентов нашей компании. Чаще всего такие организации бронируют большие переговорные комнаты, в среднем на 15 человек. За ними закрепляются определенные дни сразу на несколько месяцев вперёд", - отмечает Раиса Шапошникова, руководитель направления "офис на час" петербургской управляющей компании "Офис-М".

Частные консультанты

Консультанты, работающие на себя, редко имеют собственный офис. Отсюда - встречи с клиентами в ресторанах, а, следовательно, и неоправданно высокие затраты. В офисе встречи проходят на более высоком уровне, поэтому консультанты (как правило, в сфере юриспруденции, страхования, недвижимости) достаточно часто арендуют почасовые помещения.

Есть специалисты, которым проще работать с клиентами в домашней обстановке - например, психологи. Всё-таки работа в офисе - это не их формат. Однако встречаются и исключения. К тому же, компании, занятые в сфере полностью оборудованных офисов, стараются угодить всем и для психологических консультаций и тренингов подбирают клиенту аудиторию с менее официальной обстановкой.

Офис для имиджа

Не все компании могут позволить себе роскошь арендовать офис в центре города - особенно, если речь идёт о Москве или о Петербурге, где арендные ставки запредельно высоки. Приходится подыскивать эконом-вариант в более дешевых районах. А что, если предстоит встреча с потенциальными партнерами? Партнеры, приехавшие из другого города, рискуют заблудиться в поисках офиса на окраине. В данном случае малая переговорная комната в деловом центре города арендуется, скорее, для удобства и имиджа. Ведь чаще всего посетители судят об успешности компании по ее офису, не нужно забывать об этом.

Проблемы в собственном офисе

Неприятности могут случиться в любом офисе: отключение света на целый день, потоп или просто ремонт. Конечно, далеко не всем, но некоторым компаниям сфера деятельности позволяет продолжить работу во временном офисе. Главное - выход в Интернет и возможность распечатать документы у секретаря. Таким образом, рабочий процесс не встанет, а когда ситуация в офисе нормализуется, можно со спокойной совестью вернуться к привычному формату работы.

Мошенники

К сожалению, от мошенников не застрахован никто. Компании, дорожащие своим именем и репутацией, при работе с "почасовыми" клиентами соблюдают ряд правил: требуют необходимые документы, заключают договор, даже если клиент намерен воспользоваться услугой только один раз, и в обязательном порядке заносят всех в единую электронную базу, которой смогут без труда воспользоваться сотрудники в других офисах, в том случае, если компания представляет собой сеть офисных центров. Международные компании, работающие в этой сфере, выдают постоянным клиентам именные карты. Предъявив ее, клиент автоматически становится "своим" в любом офисе сети, не важно в Гонконг он приехал или в Нью-Йорк.

Из–за изменившегося отношения к концепции рабочего места, кризисных периодов в экономике, а также пересмотра необходимости фиксированного графика работы все больший интерес бизнеса и сотрудников вызывают отдельные рабочие места и целые офисы, которые можно арендовать всего на час или на день.

Рынок офисов на час в России начал формироваться еще в начале 2000–х годов, но аналитики до сих пор называют это явление новым и не решаются оценить объем рынка.

Другой вариант краткосрочной аренды - места в коворкингах - пришел в Россию вскоре после появления таких пространств в США в 2005 году, а пик развития этого формата пришелся на 2013 год.

Всем свое место

Сейчас в Петербурге работает множество коворкингов, среди которых, например, "Практик", 404 Hub, Loft your Mind, "Бизнес плэйс".

Зачастую коворкинги в Петербурге остаются неотделимы от антикафе, иногда создатели таких пространств совмещают их с образовательными площадками.

"Активному развитию коворкинговых зон в России послужил кризис 2008 года. Во время экономического спада началось резкое сокращение офисных работников, рост количества фрилансеров, стартап–команд и переход творческих личностей к фрилансу. На сегодня эта тенденция прочно закрепилась, но темпы роста не такие высокие, чтобы можно было говорить о глобальном переходе к подобной концепции организации рабочего места", - говорит аналитик Forex Optimum Иван Капустянский.

Коворкинги в Петербурге предоставляют возможность получить место всего на день или сразу оплатить месяц аренды. В первом случае услуга обойдется примерно в 500 рублей, во втором - от 5 тыс. до 10 тыс. рублей, в зависимости от того, закрепляется ли за арендатором конкретное рабочее место или нет.

Марк Гойхман, ведущий аналитик ГК TeleTrade, к основным пользователям услуг краткосрочной аренды причисляет небольшие компании (туристические, юридические, страховые, рекламные и пр.), частных предпринимателей и людей творческих профессий.

Офис по требованию

Если в коворкингах в основном трудятся фрилансеры, то аренда целых офисов на краткосрочный период способна заинтересовать и бизнес–структуры. Офисы на час арендуют для тренингов, мастер–классов или круглых столов.

Управляющий директор "Регус" в России Ирина Баева рассказывает, что переговорные с почасовой арендой используют для встреч с клиентами или партнерами в случаях, когда основной офис компании либо неудобно расположен с точки зрения транспортной доступности, непрезентабелен или находится в другом городе.

"Малый бизнес иногда функционирует и без постоянного офиса - в данном случае "офис на час" помогает создать правильный имидж при встрече с клиентом", - поясняет Ирина Баева. Почасовая аренда офисов в Петербурге начинается от 300 рублей за час, а одно из главных преимуществ такой аренды - возможность получить уже готовый офис, меблированный, оснащенный необходимыми коммуникациями. "Краткосрочная аренда выгодна, если снять офис нужно на короткое время - от одной недели до нескольких месяцев. В обычных бизнес–центрах класса А гибкие условия аренды обычно не применяются. При аренде обычного офиса арендодатель обычно требует заключить договор минимум на 11 месяцев, штрафуя за досрочное расторжение", - говорит Ирина Баева.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter