Учет сверхурочных часов в табеле. Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

Законодательство РФ предписывает нанимателю строго и добросовестно учитывать длительность рабочего времени и отработанных сверхурочных часов. Трудовой кодекс 99 статьей регулирует порядок сверхурочной работы: понятие, продолжительность, регламент ситуаций, когда работник должен дать , а какие ситуации считаются экстренными и согласие не требуется. Среди видов учета выделяют: приказ, ведомость и журнал.

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке или табелем.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Для чего необходим журнал?

Не относится к обязательной документации. При этом, многие руководители и кадровики используют данный способ учета, поскольку документ:

регистрирует случаи работы, выполненные сотрудниками сверх нормированного трудового режима
упорядочивает привлечение служащих к сверхурочным работам
упрощает процедуру подсчета денежного вознаграждения
контролирует компенсирующие выплаты в виде денежного вознаграждения или отгулов

Правила ведения

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

руководитель
заместитель
другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

ФИО работника
причину сверхурочки
количество отработанных часов
реквизиты письменного согласия

Не нужно указывать в журнале (деньги или отгул), поскольку решение персонала может измениться и придется переделывать/исправлять документ.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

«шапку»
вводные данные (название, дата, номер)
основную часть
заключение (ФИО, подпись)

Табель

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Способы учета переработки рабочего времени

По действующему законодательству о труде (ст. 91 Трудового кодекса РФ) рабочее время – это временной промежуток, на протяжении которого человек должен выполнять свои трудовые обязанности. Норма рабочего времени установлена Трудовым кодексом (часть 2 той же статьи) и официально не превышает 40 ч. в неделю.

Кроме того, законодательство вменяет в обязанности работодателей учитывать часы, реально отработанные каждым сотрудником (часть 4 указанной статьи), на основании приказа Минздравсоцразвития России № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени…» от 13.08.2009.

Необходимость учета трудового времени работников предусмотрена следующими нормативами:

разъяснения Минфина СССР № 89, Госкомтруда СССР № 75-АБ, ЦСУ СССР № 10-80 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» от 27.04.73 (в части, соответствующей настоящему законодательству);
постановление Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004.

Последним постановлением № 1 утверждены типовые формы табелей учета рабочего времени – Т-12 (Т-13).

Материал для скачивания:

До наступления 2013 года их нужно было непременно вести в каждой организации, в дальнейшем эту обязанность упразднили. Сейчас рабочее время на предприятиях учитывают при помощи унифицированных форм или собственных шаблонов, принятых организацией локально. Фиксированием отработанного персоналом времени занимается уполномоченный сотрудник (табельщик, кадровик или бухгалтер). На крупных предприятиях такие ответственные должности предусмотрены во всех структурных подразделениях.

Материал для скачивания:

Работодатели вправе выбрать один из способов учета рабочего времени трудящихся.

Поденный метод подразумевает ежедневное выполнение сотрудниками своих трудовых функций на протяжении равных промежутков времени (к примеру, для 5-дневки трудовая норма будет равна 8 часам). Кроме единой продолжительности рабочих дней данный вид учета предусматривает стабильный трудовой распорядок, когда рабочий день постоянно начинается и завершается в одинаковое время.
Понедельный способ в качестве расчетного ориентира подразумевает трудовую неделю. В этом случае норма рабочего времени не изменяется и постоянна каждую неделю. Тем не менее она не должна быть выше 40 часов, в то время как ежедневный режим труда может различаться.
Суммированный метод (ст. 104 Кодекса) определяет в качестве учетного периода месяц, квартал, шесть месяцев или год. Данный прием хорош для случаев, когда нельзя установить (подсчитать) и учесть рабочее время, как в двух предыдущих способах (день, неделя). Чаще всего это внедряется на предприятиях со сменным графиком выходов. При этом виде учета рабочее время каждого штатника за день или неделю может иметь разную длительность, как и у всех членов коллектива. Применение суммированного учета вводится локальными нормативами организации.

Материал для скачивания:

Переработка рабочего времени выше нормы означает увеличение трудового дня сотрудника с нарушением стандартов, закрепленных законодательно. Например, свыше 40 общепринятых часов в неделю для обычных сотрудников или более 36 нормо-часов для медперсонала и прочих профессий с сокращенным рабочим днем.

Трудовой кодекс РФ ограничивает работу даже по сверхурочному времени, превышающему законодательный стандарт (статьи 97, 99, 101). Дополнительная деятельность, выходящая за рамки установленного регламента, допускается как:

сверхурочная;
ненормированный трудовой день.

Эти виды работ нужно оформлять и оплачивать должным образом.

Если предприятие применяет поденный (понедельный) метод учета трудового времени персонала, как правило, особых сложностей с переработкой рабочего времени не возникает, поскольку отчетный промежуток невелик и дополнительные часы видны.

С позиции суммированного учета времени работ ситуация понятна не совсем. С одной стороны, такой учет позволит в каждом случае не оформлять сверхнормативные часы посменным работникам. В результате временные рамки в отчетном периоде могут превышать законодательные нормы, однако в границах учетного промежутка рабочее время в любом случае должно совпадать с официальными стандартами. С другой стороны, в процессе суммированного учета, в особенности при продолжительном периоде отчетности, риск переработки повышается.

Материал по теме из электронного журнала:

Рассказывает практик

При введении ненормированного рабочего дня компенсировать его придется даже при отсутствии переработок

Наталия Пластинина ,

Дополнительный отпуск за сверхурочные работы полагается специалисту независимо от количества его привлечений к такому труду. За это закон не предусматривает соразмерной компенсации. Работник имеет право на все дни отпуска даже при отсутствии переработки (ст. 119 Кодекса, разъяснение Роструда № ПГ/3841-6-1 от 24.05.2012).

Для примера: Варвара С. подала исковое заявление на ГКУ «Лесничество» с требованием предоставить ей отпуск за ненормированный режим работы и уплатить отпускные. Ее трудовым договором предусмотрен дополнительный отпуск длительностью 14 календарных дней за нестандартный рабочий день. Руководитель неправомерно отказал ей в отпуске, не имея на то оснований. Суд вынес решение удовлетворить законные претензии сотрудницы и предоставить ей оплачиваемые дни дополнительного отдыха за ненормированный труд в количестве 14 календарных дней (решение Гайнского РС Пермского края от 27.12.2011).

Чем отличается переработка рабочего времени от сверхурочной работы

Как правило, переработки рабочего времени в организации являются эпизодическим явлением. Это характерно для бухгалтерии в пору сдачи отчетов, для маркетологов при вводе матрицы нового ассортимента, для логистов во время поставок и пр. Переработки типичны для специалистов руководящих должностей (первые лица компании, главный бухгалтер, начальники структурных единиц), помощников (секретарей) руководителя, ведущих сотрудников по внедрению новых проектов и др.

Каждая переработка должна быть целесообразной и обоснованной с точки зрения нанимателя и персонала. Причин тому несколько:

8-часовой рабочий день и 5-дневная трудовая неделя – это физиологически предопределенный режим, придерживаясь которого люди успевают полностью восстановиться для плодотворного труда.
Сотрудник не должен постоянно чувствовать усталость от переработок и затрачивать на них личное время отдыха (что может вызвать протест коллектива).
Любителям сверхурочных часов стоит унять чрезмерный фанатизм и желание любой ценой получить двойную оплату с переработок, а также отказаться от привычки выражать недовольство по поводу своевременного ухода с работы остальных сотрудников, не дожидаясь, пока служебное место покинет начальник.
Систематичность переработки рабочего времени не очень выгодна нанимателю, поскольку ее затратный механизм взвинчивает фонд оплаты труда почти вдвое.

К сверхурочной относится «работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период» (абз. 1 ст. 99 Трудового кодекса РФ, разъяснение Роструда № 3567-6-1 от 02.12.2009).

Данная инициатива руководства должна быть предусмотрена определенным организационно-распорядительным актом.

В коллективе бывают люди, которые предпочитают оставаться в офисе после работы, чтобы потом заявлять начальству, что они вкалывают больше всех бесплатно и без всякого учета. При этом их прямые руководители считают, что эти подчиненные работают плохо и ничего не успевают сделать вовремя. Правы ли сотрудники в данной ситуации? Стоит ли оплачивать подобные переработки рабочего времени согласно установленному законом порядку?

Чтобы признать сверхурочную работу таковой, инициатива ее проведения должна быть подана руководством, а не наоборот. Важно, чтобы все привлечения персонала к дополнительному труду были обоснованы и официально проведены приказом руководства.

Когда подчиненный по своей воле пришел на службу раньше времени либо остался вечером на пару часов, это никак не связано со сверхурочной работой и не подлежит учету в табеле выходов и, разумеется, оплате «отработанных» часов (ст. 99 Трудового кодекса, директива Роструда № 658-6-0 от 18.03.2008). Эти прецеденты можно трактовать как нарушение внутренней трудовой дисциплины, принятой в организации.

Не относится к сверхурочной, хоть и выполняется вне рабочего времени, деятельность персонала, для которого установлен ненормированный трудовой режим (ст. 97, 101 Трудового кодекса, указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008), либо совместителей (ст. 601).

Правила привлечения к сверхурочным работам

На многих предприятиях, несмотря на строгое нормирование труда, случаются форс-мажоры, когда сотрудники привлекаются к работе более установленного количества часов. Для этого закон разрешает задействовать персонал сверх утвержденной нормы с соблюдением ряда ограничений и компенсацией переработки при суммированном учете рабочего времени.

На основании статьи 99 Трудового кодекса РФ трудящиеся могут привлекаться к дополнительному труду двумя способами.

С письменного согласия работника , чтобы:

доделать работу, не законченную в срок по уважительным причинам, если ее незавершение наносит урон имуществу организации (государства, муниципального образования) или угрожает здоровью и жизни людей;
срочно отремонтировать конструкции или механизмы, если их неисправность может приостановить работу множества людей;
подменить отсутствующего сотрудника при недопустимых перерывах в работе;
в иных случаях по согласованию с обеих сторон.

Без согласия сотрудника при необходимости:

предупредить производственную аварию, катастрофу, стихийное бедствие и ликвидировать их последствия;
устранить причины и неисправности, которые снижают качество работы транспорта, освещения и связи, систем центрального тепло-, водо- и газоснабжения;
выполнить профессиональные действия в экстренной ситуации (в условиях войны), в чрезвычайной обстановке (возгорание, стихийное бедствие, эпидемия и др.).

Привлекая трудящихся к переработке рабочего времени, руководитель должен соблюдать несколько правил.

Сверхурочную работу нельзя заранее планировать по определению.

В соответствии со ст. 99 Трудового кодекса РФ работодатель вынужден прибегать к такому виду работ в виде исключения – в основном при форс-мажорных обстоятельствах и из-за сбоев в производственном (хозяйственном) процессе. Поэтому недопустимо загодя планировать переработки (директива Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008). На это указывает и практика судов.

Приведем пример. Своим кассационным определением от 13.04.2010 ВС Республики Карелия судебная коллегия по гражданским делам разделила мнение первой судебной инстанции (постановление горсуда г. Петрозаводска от 01.03.2010) по п. 4 обжалуемого предписания Карельской госинспекции труда № 63/22/2-933 от 17.12.2009 о запрещении сверхурочных работ для водителей на основе заранее утвержденного графика, подкрепив свою позицию нижеследующими доводами.

В статье 99 Трудового кодекса РФ перечислены все критерии для возможного привлечения трудящихся к сверхурочным работам.

По коллективному договору (п. 5.2.10) переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц (это период учета для водителей ЦТА) допустима с соблюдением Трудового кодекса (ст. 99) и п.5.2.7 данного соглашения. По этому пункту в ходе привлечения сотрудников к ненормированным работам стороны соблюдают положения ст. 99.

В конечном счете суд установил, что занятость водителей организована предприятием с превышением официальных норм рабочего времени. Вдобавок сверхурочные часы практически планируются каждый месяц и расписаны на год вперед, что сопровождается письменным согласием трудящихся. Но фактически это нарушает упомянутую статью 99, которая обязывает руководство получать согласие подчиненного для каждого случая переработки рабочего времени.

В итоге вышеупомянутое решение Петрозаводского ГС было оставлено неизменным, а кассация работодателя без удовлетворения.

Переработки при выполнении сверхнормативных задач рассчитываются по окончании конкретного периода.

Согласно ст. 99 Трудового кодекса РФ и порядку нормирования рабочего времени к сверхурочному виду относится инициируемая нанимателем деятельность, которая выходит за рамки:

официальной продолжительности трудового дня для отдельно взятой категории работников (допустим, 8-часовой день) для стандартного учета времени отработки;
нормального количества рабочих часов в месяц (год, квартал) для суммированного учета трудового времени.

Обратите внимание! При сокращенной продолжительности рабочего дня деятельность, превышающая отведенное время, считается сверхурочной.

Длительность сверхурочных работ ограничена законом.

Для каждого работника сверхнормативная нагрузка не может превышать 4 часов на протяжении двух смежных дней, а также 120 часов в течение года (ч. 6 ст. 99 Трудового кодекса).

Для водителей авто на протяжении смены максимальная переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц вместе с нормированным трудом по графику не может быть дольше 12 часов.

Что касается ограничений для сверхурочных работ совместителей, то нужно учитывать следующее. Их трудовой день не может продолжаться более 4 часов (для этой категории трудящихся полноценный рабочий день возможен только во время, свободное от основной занятости). При этом совместительская деятельность за месяц (иной учетный промежуток) не должна занимать более половины нормы рабочего времени за тот же период согласно производственному календарю предприятия (ст. 284 Трудового кодекса).

Однако существует общий лимит длительности сверхнормативных работ для совместителей – до 4 часов два дня подряд и до 120 часов ежегодно (ст. 99), поскольку иной регламент законом не предусмотрен.

Руководитель должен вести строгий учет сверхурочного времени работ.

Поставленный в столь жесткие рамки, работодатель вынужден фиксировать часы сверхурочного труда каждого специалиста. Обычно для этого используется табель учета рабочего времени (стандартные формы Т-12 и Т-13, принятые Госкомстатом России 05.01.2004 в постановлении № 1) либо собственные шаблоны организации.

Сверхурочный труд является эпизодическим.

Привлечение сотрудников к работе сверх норматива не может стать регулярным. Эти меры должны быть исключительными и носить эпизодический характер (указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008).

Нарушение регламента привлечения людей к переработке рабочего времени чревато административными санкциями.

По письменному согласию, а также при отсутствии запрета на сверхурочные работы по медицинским показаниям согласно заключению врача к ним допускаются:

инвалиды (ч. 5 ст. 99 Трудового кодекса);
женщины, воспитывающие детей до 3 лет (ч. 5 ст. 99 и ч. 2 ст. 259);
одинокие матери (отцы), самостоятельно растящие детей до 5 лет (части 2, 3 ст. 259);
сотрудники, проживающие с детьми-инвалидами (части 2, 3 ст. 259);
сотрудники, обеспечивающие уход больным членам своей семьи (части 2, 3 ст. 259).

Нарушая порядок привлечения сотрудников к сверхнормативному труду, руководитель организации несет административную ответственность согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (часть 1). Примером служит постановление ФАС ЦО № А08-10945/05-21 от 21.03.2006. Под штрафные санкции подпадают:

должностные лица (уплачивают в бюджет 1–5 тыс. руб.);
юридические лица (уплачивают в бюджет 30–50 тыс. руб. либо их руководящая деятельность приостанавливается на период до 90 дней). Однако несоблюдение нанимателем порядка использования сверхурочного труда (допустим, превышение годового лимита продолжительности) не может лишать специалиста права на оплату переработки рабочего времени.

Как считается переработка при суммированном учете рабочего времени

Суммированный учет – это особый режим работы, построенный на соблюдении графиков (чаще всего сменных или скользящих).

Причиной их разработки является тактика от противного, когда не получается организовать трудовую неделю так, чтобы она имела стабильные нормо-часы, установленные Трудовым кодексом (статьи 91, 92), а именно:

40 часов (общепринятая норма);
36 часов (медработникам);
36 часов (учителям и рабочим опасных производств);
35 часов (инвалидам);
24 часа (несовершеннолетним лицам моложе 16 лет).

Для суммированного учета труда недоработка в одном периоде может быть уравновешена переработкой рабочего времени в другом, что обеспечивает нормативно утвержденный результат. При использовании организацией режима СУРВ ключевым документом становится график работ.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 103) наличие графика обобщенного рабочего времени необходимо только для посменного режима труда. В остальных случаях это требование необязательно. Однако работодатели все же предпочитают иметь такие графики, потому что привести отработанное время в соответствие с официальными нормами другим способом очень сложно. Особенно это касается долгосрочного периода учета.

Для составления графика потребуется ряд нормативных документов локального характера:

коллективный договор;
трудовые договоры с работниками или допсоглашения, оформленные к ним;
внутренний трудовой распорядок;
другие внутренние нормативы.

Заметим, что подготовка графика суммированного учета – весьма трудоемкий процесс. В ходе планирования исполнителей ждет масса проблем, которые решаются с учетом ситуации. Поговорим о главных трудностях, характерных для составления графика СУРВ, и покажем, как их преодолеть.

Установка чередования смен и выходных дней.

С учетом длительности смены за целый год может скопиться столько отработанного времени, что вы рискуете не уложиться в официальный годовой лимит. Это происходит, когда, к примеру, годовая норма выходит нечетной, а расчет смены сделан на четное число.

Выход: готовьте график с самой малой недоработкой или выравнивайте фактические трудовые часы добавочными днями отдыха. С этой целью не стоит указывать в нормативной документации очень точное чередование рабочих смен и выходных, чтобы оставить возможность для маневров.

Санкции за превышение часовых норм.

Переработки при суммированном учете рабочего времени, которые превышают утвержденный максимум, запрещены законом. То есть если структура вашего графика предусматривает сверхнормативные работы, контролирующие органы посчитают это нарушением.

Выход: если не получается точно соблюсти регламент графика, менее проблематичной будет плановая недоработка (естественно, минимальная). Это гораздо лучше, чем превышение норм (пусть и небольшое). Недоработка из-за оплошности работодателя просто оплачивается в размере средней заработной платы сотрудника, а переработка грозит предприятию штрафом.

Ознакомление работников с графиком.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 103) работник должен быть ознакомлен с посменным графиком за месяц до начала его действия и подтвердить свое согласие подписью. Но здесь наниматель может столкнуться с определенной сложностью. При работе в режиме СУРВ производственная необходимость может вынудить руководителя в любой момент исправлять утвержденный график. Разумеется, общая норма рабочего времени в учетном периоде по любому будет неизменной, зато придется менять порядок выходов и нерабочих дней. А письменное ознакомление сотрудника исключает внесение изменений в график до его вступления в силу.

Но если подобные коррективы все же появятся, они зачтутся как отклонение от нормы, а занятость в эти часы будет расцениваться как переработка при суммированном учете рабочего времени или работа в выходной день, которые оплачиваются по другим нормам.

При этом для подобной отработки опять же потребуется официальный приказ руководства и письменное согласие персонала.

Выход: работодатель обязан ознакомить подчиненного с графиком работ, однако закон не утверждает, что согласие сотрудника должно распространяться на планирование всего учетного периода, хоть он и занимает целый год. Руководителю желательно составить ориентировочный годовой график СУРВ и внедрять его частями, лучше всего помесячно. Так до персонала каждый месяц будет доводиться новый график, который можно вовремя откорректировать.

Переработка в табеле учета рабочего времени

С целью учета рабочего времени на каждом предприятии ведется табель – документ, являющийся обязательной формой бухгалтерского и кадрового учета. По табелю определяется почасовое время, отработанное персоналом, которое в дальнейшем используется при расчете заработной платы и отпускных.

Данные табеля применяются в следующих случаях:

при начислении зарплаты, больничных и отпускных штатным сотрудникам;
при проверках организации контролирующими органами;
при подготовке статистических отчетов и расчета среднесписочной численности трудящихся;
для информирования администрации о соблюдении рабочего режима персоналом. Особенно важен табель учета РВ при посменном графике и сдельной оплате труда.

Табель заполняется на основании общепринятых официальных документов:

приказов руководителя о назначении, различных видов отпусков, командировках, переводах и др.;
листов нетрудоспособности;
служебных записок и справок начальников подразделений;
других деловых бумаг, относящихся к внутреннему документообороту.

Данными табелей учета рабочего времени могут пользоваться сотрудники бухгалтерии, администрация, проверяющие органы (налоговики, инспекция труда и прочие уполномоченные инстанции).

Материал для скачивания:

Данная форма заполняется в одном экземпляре и подшивается в номенклатурное дело бухгалтерии, где хранится 5 лет как основание для начисления зарплаты. Этот период соответствует сроку хранения общих документов по бухучету. На предприятиях с особыми условиями труда табели хранятся до 75 лет. Такая продолжительность вызвана важностью подтверждения дней проведения работ в специфических условиях для льготного выхода на пенсию.

Каждая организация применяет свои способы введения табелей, которые выбирает самостоятельно.

Для табельного учета можно использовать два способа:

сплошную регистрацию , когда ответственный сотрудник заносит данные ежедневно. Способ актуален для режима работ с неодинаковым количеством часов (сокращенный рабочий день, скользящий график);
метод отклонений , включающий неявки по каким-либо причинам, опоздания, также вносят переработки в табель учета рабочего времени и занятость отдельных специалистов в праздничные дни. Этот прием используется организациями со стабильным трудовым распорядком.

Посменный режим работ предусматривает для сотрудников количество выходов, которое переходит из месяца в месяц. Человек с плавающим графиком обычно недобирает или перерабатывает свою норму трудового времени, утвержденную на месяц. Возможно небольшое отклонение в пределах двух смен. Главное – исключить переработку годового норматива трудового времени, так как это вынуждает работодателя платить сверхурочные.

Если график попадает на два дня, то в табеле (в клетке каждой даты) проставляется время фактического присутствия на рабочем месте. Разделение на дни предусмотрено для отражения ночного времени при расчете оплат.

Для суммированного учета существует два типа времени сверхурочных работ.

Внеплановая переработка , когда в непредвиденных случаях сотрудника оставляют после трудового дня, допустим, из-за неявки сменщика. С этой целью руководитель издает приказ. Время данной переработки указывается в табеле буквой «С» («04») и оплачивается по результатам текущего месяца (не конца учетного периода!), где она возникла, причем в повышенном размере. Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 105, 152) в расчеты по всему учетному периоду данное время не входит.
Плановая переработка, которую запрещено учитывать в графике, поскольку инспекция труда накладывает за это штраф. Однако при неправильном расчете количества сотрудников иногда по итогам месяца выходит, что человек отрабатывает больше времени, чем ему положено по нормативам. Поэтому для расчета оплаты труда остаточное количество определяют по результатам учетного периода. Это сверхурочные часы (переработка при суммированном учете рабочего времени), присущие только режиму СУВР. Они отмечаются в табеле как: «Я» («01») – дневная работа, «Н» («02») – ночной труд, «РВ» («03») – занятость в выходные и праздничные дни.

В случае спланированной переработки сверхурочными часами считается отработанное время, превышающее нормо-часы учетного периода. Они вычисляются сложением всех часов указанного промежутка, которые обозначены буквами «Я», «Н» и «РВ», за минусом соответствующей нормы рабочего времени. Эти сверхурочные часы не обозначаются в табеле литерой «С». Ответственное лицо (табельщик) осуществляет учет занятости сотрудников согласно графику и вне его. Однако в его компетенцию не входит квалификация времени, предустановленного графиком, как нормативного и сверхнормативного.

Иногда в рассчитанное количество сверхнормативных часов попадают и те, которые были отработаны в выходные дни и праздники. Они оплачиваются вдвойне (и более) по результатам месяца, когда сотрудник фактически был занят на производстве (ст. 153 Трудового кодекса).

Часы, оплаченные вдвое больше, не входят в подсчет переработки при суммированном учете рабочего времени, которое тоже требует доплаты по окончании учетного периода. Поэтому часы, помеченные в табеле индексом «РВ» («03»), не учтены во времени, за которое положена увеличенная ставка, так как уже были компенсированы в двойном размере (хотя они и являются сверхнормативными в учетном периоде целиком).

Материал для скачивания:

Изменения в табеле делают в соответствии с приказом руководителя в том месяце, когда была выявлена ошибка или несоответствие. После его подписания готовится корректировочный документ, датируемый днем исправления. Новые данные требуют перерасчета заработной платы бухгалтерией и выправления отчетности.

Как вести журнал учета переработок рабочего времени

Трудовой кодекс РФ принуждает предприятия вести полный учет часов занятости своих подчиненных, как правило, при помощи табеля учета рабочего времени. Однако в некоторых организациях дополнительно оформляют журнал, где также фиксируют трудовой режим.

Что отличает его от табеля? Последний учитывает количество часов отработки, а журнал отражает время прихода и ухода персонала. Закон не обязывает руководство организаций вести этот документ, это решение администрация принимает самостоятельно.

Журнал учета рабочего времени оформляется в виде книги, где в строках содержатся Ф. И. О. сотрудников и сведения о рабочем дне каждого, а в столбцах фигурируют необходимые данные.

Создание такого журнала имеет целью:

учитывать время прихода (ухода) на работу персонала организации;
фиксировать опоздания и несвоевременное покидание рабочего места;
мотивировать работников на соблюдение правил трудового распорядка;
регистрировать отсутствие подчиненного целый день;
фиксировать время, проработанное сверх принятого норматива (сверхурочные часы, работа в выходные и праздники, ненормированный график).

Согласно записям в журнале по окончании каждого месяца оформляются табели учета РВ, либо табельщик проводит с ними сверку. Такой журнал не ограничен стандартной или рекомендуемой формой, и каждая организация ведет его по-своему с учетом собственных потребностей.

Титульный лист книги обычно содержит данные:

название предприятия;
дата начала и окончания журнала (последняя вносится после его закрытия);
Ф. И. О. ответственного за документ работника;
номенклатурный индекс дела (если подобный учет имеет место).

Журнал регистрации переработок при суммированном учете рабочего времени может вмещать информацию:

Ф. И. О. работника;
его структурное подразделение и должность;
время прихода на рабочее место;
момент ухода с работы;
отработанные часы;
выходы в нерабочие и праздничные дни, сверхурочная занятость;
мотивы привлечения к сверхнормативному труду;
подпись работника и ответственного лица, удостоверяющая информацию.

Кроме того, в книгу можно внести сразу все данные или завести несколько дел для каждого случая отдельно. Например, журнал общего учета РВ, журнал учета переработки рабочего времени, а также книги учета для:

работников со сменным графиком;
сотрудников с ненормированным рабочим днем;
отдельных категорий персонала организации.

Книга учета РВ считается внутренним документом предприятия и относится к его делопроизводству, поэтому ее оформление должно соответствовать правилам. Прежде всего, следует определить форму будущего журнала, а затем утвердить ее приказом или распоряжением.

Следом регистрируется распорядительный документ о начале действия вводимого учета. Он составляется в произвольной форме и содержит подробную информацию такого плана:

назначение журнала и порядок его применения.
лица, ответственные за ведение документа;
обязательство персонала отмечаться в журнале у ответственного работника.

Затем руководитель подписывает приказ, и с его содержанием знакомят весь штат. Кроме того, можно обосновать целесообразность ведения журнала в каком-то локальном нормативе предприятия, например правилах внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству.

При введении журнала учета рабочего времени следует соблюдать порядок его оформления, как и всех остальных документов организации в соответствии с общими правилами делопроизводства.

Его нужно заполнять аккуратно, не делая ошибок, зачисток и исправлений. Если погрешность все же допущена, неверная запись зачеркивается и это действие заверяется подписью ответственного за журнал.

Статьей 586 пункта 7.1 части II «Перечня типовых управленческих архивных документов» установлено, что журналы учета рабочего времени, графики и табели хранятся в архиве организации пять лет. На предприятиях с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда этот срок продлен до 75 лет.

Рассказывает практик

Работники не имеют права самовольно компенсировать переработки

Наталия Пластинина ,

заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград

На основной график рабочего времени персонала не должен влиять ненормированный рабочий день. С этим режимом связано множество спорных ситуаций, когда трудящиеся пытаются оспаривать дисциплинарные взыскания, наложенные на них администрацией предприятия. Наниматели наказывают подчиненных за преждевременный уход с работы, опоздания и другие проступки. В каждом подобном споре присутствует единая тенденция – сотрудники с ненормированным рабочим днем уверены, что они вправе самостоятельно определять, когда им появляться на рабочем месте и когда его покидать, аргументируя тем, что они находятся в офисе дольше сослуживцев, редко ходят на перерыв, никогда не оформляют больничный и т. д. Разумеется, это мнение в корне ошибочно, и судьи в данных ситуациях оправдывают руководство.

К примеру, Иван М. получил дисциплинарное взыскание за опоздание на службу в форме замечания. Он обратился с иском в суд, требуя признать приказ о наказании незаконным. Истец пояснил, что он работает по ненормированному графику, которым начало и конец рабочего дня не установлены.

Суд обозначил, что данный трудовой режим не освобождает заявителя от выполнения функциональных обязанностей в рамках установленного для него графика рабочего времени. Истец не может произвольно выбирать часы своего появления и ухода со службы, так же как и опаздывать в начале дня (апелляционное определение Московского ГС № 33-44271/2015 от 26.11.2015). В итоге Ивану М. было отказано в удовлетворении иска.

Оплата переработки при суммированном учете рабочего времени

Чаще всего оплата труда за отработанные нормо-часы производится в размере почасовой ставки или должностного оклада, указанных в штатном расписании. К ней могут быть присоединены и дополнительные вознаграждения (премии, надбавки), предусмотренные коллективным договором организации. В то же время при превышении официальных норм занятости сотруднику положена доплата соответственно числу излишне отработанных часов.

Законом установлено, что допустимая переработка при суммированном учете рабочего времени в год составляет 120 часов (при этом не превышая 4 часов за два дня подряд).

Статьей 152 этого документа предусмотрена повышенная оплата за переработки:

первые 2 часа – 1,5 тарифной ставки;
каждый последующий час – двойной тариф.

Приведенные величины оплаты переработок считаются обязательными и минимальными. Это означает, что работодатель может повысить эти суммы на свое усмотрение, но платить меньше лимита не имеет права. Это положение должно присутствовать в коллективном договоре, отраслевых соглашениях и индивидуальных договорах с работниками.

Для удобного проведения расчетов многие бухгалтеры и кадровики работают с производственным календарем, который составляется с учетом перенесения рабочих дней согласно выходным и праздникам, установленным Правительством РФ. Там уже рассчитаны нормы рабочего времени для каждого из возможных трудовых режимов. Остается только сравнить фактическое время отработки отдельного сотрудника с данными календаря. Обнаруженные излишки – это переработка при суммированном учете рабочего времени.

Точно так же несложно рассчитывается доплата по ст. 152 Кодекса с учетом того, что для типового графика обычно применяется система окладов. То есть вначале следует определить почасовую ставку, а после умножить этот показатель на отработанное время с принятым коэффициентом (согласно директиве Минтруда № 1202-21).

С этой целью нужно установить базу, которая станет основой вычислений. Из-за отсутствия официального порядка и неясности по поводу того, что следует брать в расчет (голый оклад либо средний почасовой заработок с премией и стимулирующими доплатами), работодатели вынуждены утверждать свои методы расчета базовой суммы. Если в организации подобного порядка нет, стоимость часа исчисляется как размер оклада, отнесенный к числу нормо-часов (согласно среднегодовой или месячной норме). Иначе говоря, часовую составляющую оклада считают по формулам:

оклад делят на нормо-часы в месяц;
оклад делят на частное от деления годового количества нормо-часов на 12.

Допустим, оклад бухгалтера – 20 000 руб., месяц состоит из 20 рабочих дней продолжительностью по 8 часов.

20000: 20: 8 = 125 руб/час.

В то же время переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц составила 4 часа: 3 – в начале учетного периода и 1 – в середине. По статье 152 первые 2 часа работы оплачиваются с использованием коэффициента 1,5, остальные по двойному тарифу.

125 × 1,5 × 2 + 125 × 2 × 1 = 456 + 250 = 706 руб.

125 × 1,5 × 1 = 187,5 руб.

В итоге плата за переработку равна: 706 + 187,5 = 893,5 руб.

Российское законодательство о труде предусматривает не только компенсацию сверхурочно отработанного времени, но и деятельности в выходные дни. Известно, что по статье 153 даже несколько часов занятости в нерабочие дни (включая праздники) оплачиваются вдвойне исходя из почасовой ставки или оклада, не говоря о выполнении остальных условий для дополнительного труда.

Так, статья 113 устанавливает, что привлечение сотрудника к работам в выходные дни недопустимо, кроме экстренных ситуаций, в результате которых может быть причинен ущерб имуществу организации или людям, проживающим вблизи учреждения (в населенном пункте).

Допустим, если в городе поврежден трубопровод центрального отопления, это отразится на жителях, которые будут лишены тепла. В этом случае для устранения аварии предприятие имеет веские основания вызвать нужное количество рабочих в выходной день, даже без их согласия, однако с гарантией оплаты отработанного времени согласно действующим нормативам.

К примеру, оклад слесаря – 15 000 руб. и в свои выходные он проработал 16 часов. Вычисляем оплату его труда в час: 15000: 20: 8 = 93,75 руб. Далее: 93,75 × 2 × 16 = 3000 руб. При отказе работника от двойной оплаты часы переработки рабочего времени суммируются за весь месяц и рассчитываются по обычной ставке (93,75 руб/час). Сотрудник при этом получит два добавочных выходных, которые он может отгулять в любое удобное время на свое усмотрение.

Как избежать переработки часов при суммированном учете рабочего времени

Чтобы не допустить переработки при суммированном учете рабочего времени и прочих неожиданностей в конце учетного периода, а также соблюсти законы о труде, кадровики обычно поступают так:

Готовят график работы персонала на следующий год, учитывая нормы Трудового кодекса, а именно:

непрерывный отдых за неделю – не меньше 42 часов (ст. 110);
обеденный перерыв – 0,5–2 часа (ст. 108);
ночные смены сокращены на час (ст. 96);
запрет двух смен подряд для одного работника (ст. 103).

К тому же при разработке графика берут в расчет ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней.

В готовом графике проверяют число часов и выбирают удобный для организации отчетный период (точнее, за какой промежуток суммарное время занятости не выходит за рамки 40-часового или другого недельного норматива).
Когда после проведения данной аналитики по-прежнему получается переработка на конец отчетного периода, урезают рабочее время некоторых смен (если это возможно в производственном процессе), чтобы «впихнуть» график в норматив.
Полученное в результате сверхнормативное время оформляют должным образом и вносят в соответствующие документы.

Информация об экспертах

Наталия Пластинина , заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград. Наталия Пластинина окончила Саратовскую государственную академию права (ныне ставшую Саратовской юридической академией), получив квалификацию «юрист». Опыт работы по специальности составляет 18 лет и сложился в основном в банковской сфере: работала в различных должностях по юридической специализации в АБ «Инкомбанк», «Комплексбанк», «Стема-Банк», ОАО «Альфа-Банк», ОАО «Балтийский Банк». В настоящее время занимает должность заместителя начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК». За период работы по специальности успела также пройти школу адвокатской практики и получить кратковременный опыт работы в крупной строительной организации, пришедшиеся на период банковского кризиса.

При 40-часовой рабочей неделе и нормированном рабочем дне один сотрудник компании сверхурочно отработал 3,5 часа, а на следующий день ушел на 3,5 часа раньше. Данный факт нужно обязательно отразить в табеле учета рабочего времени (Т-13), т.к. в сверхурочные часы проходила деловая встреча и есть чеки из ресторана с указанием времени. Каким образом в табеле отразить сверхурочные часы и предоставление дополнительного времени отдыха на следующий день?

Ответ

Согласно ч. 1 ст. 152 Трудового кодекса РФ, по желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Как видно, именно этот способ компенсации «переработанного» времени выбрал работник. Вместе с тем, чтобы определенным образом контролировать, в какой день и время работник хотел бы воспользоваться своим правом на дополнительное время отдыха, целесообразно в Правилах внутреннего трудового распорядка организации зафиксировать этот порядок.

Например, установить, что работник заблаговременно (указать конкретный срок) предупреждает работодателя путем подачи письменного заявления или иным образом производит необходимые согласования.

Такие процедуры позволят оптимизировать учет рабочего времени и времени отдыха сотрудников, минимизируют возможные конфликты по поводу дат и времени предоставления «отгулов».

Для заполнения унифицированной формы № Т-13 можно воспользоваться теми условными обозначениями, которые содержатся в унифицированной форме № Т-12.

Так, продолжительность работы в дневное время обозначается «Я» (цифровой код 01);

продолжительность сверхурочной работы - «С» (цифровой код 04).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника в форме № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Для учета сверхурочного времени в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй - сверхурочные часы.

В верхней строке второй позиции проставляется код «C» (или 04), а в нижней указывается продолжительность рабочего времени.

Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).

Организация вправе или вести учет в форме, разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации, или, как и прежде, использовать унифицированную форму (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета. Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.

Форму табеля N Т-12 (рис.1) применяют при ручном учете, N Т-13 (рис. 2) - при автоматизированном. Отметим, что форма N Т-12 состоит из двух разделов: I - "Учет рабочего времени" (продолжение рис. 1) и II - "Расчет с персоналом по оплате труда" (продолжение рис. 1). Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй - для отражения начисления им заработной платы. При этом организация вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля N Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме N Т-13 (продолжение рис. 1).

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (ст. 136 ТК РФ). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля - обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в организации применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в организации, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (ст. 91 ТК РФ). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником организации, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При увольнении сотрудника организация по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. По трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой (ст. 84.1 ТК РФ).

Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию.

Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, организация вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

Особенности заполнения табеля в отдельных ситуациях

Законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения унифицированной формы табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.

Для учета рабочего времени организация может как разработать собственный бланк табеля, так и вести его по унифицированной форме. При этом, разрабатывая собственный бланк, она вправе взять за основу унифицированную форму, дополнить ее любыми реквизитами и удалить лишние данные. Главное, чтобы впоследствии эта форма была утверждена руководителем организации.

Работа сверхурочно

Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник организации работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "С" (продолжительность сверхурочной работы)?

В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код "Я", в дополнительной - "С". При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах.

В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.

Работа в день командировки

Сотрудник по договоренности с работодателем может выйти на работу в день возвращения из командировки. Получается, что, с одной стороны, его командировка не закончилась (код по табелю "К"), с другой - он находится уже на рабочем месте (код по табелю "Я"). Отметим, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Это предусмотрено Положением об особенностях на правления работников в служебные командировки (утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Обязанности выходить на рабочее место в день командировки у сотрудника нет. Однако по договоренности с работодателем он может это сделать как на полный день, так и на его часть. В данном случае организация обязана ему оплатить:

День командировки (таковым считается и день прибытия) из расчета среднего заработка;

Суточные за этот день;

Отработанные часы.

Соответственно, в табеле могут быть проставлены коды, обозначающие нахождение сотрудника в командировке и факт его выхода на работу. При этом в табеле нужно указать и количество отработанных им часов. Предположим, в день возвращения из командировки сотрудник отработал 4 часа. В такой ситуации в соответствующих графах табеля проставляются буквенные коды "К" и "Я" и отработанные часы - "4". Таким образом, бухгалтер отразит факт нахождения сотрудника в командировке, его работы в этот день и количество отработанных часов.

В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.

Поездка в командировку и (или) возвращение из нее в выходные

По решению руководства сотрудник организации может быть направлен в служебную командировку в выходной день (например, в субботу или воскресенье при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями). Кроме того, он также может вернуться из командировки в выходной день. Как указал Верховный Суд РФ, в данном случае заработок лицу начисляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса (решение ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ02-663). Эта статья устанавливает общие правила, по которым оплачивают выходные или нерабочие праздничные дни.

Следовательно, за эти дни оплату сотруднику начисляют исходя не из его среднего заработка (как это предусмотрено для оплаты дней командировки), а из тарифной ставки или оклада, увеличенной как минимум в два раза. В табеле учета рабочего времени в выходные дни проставляются коды "К" и "РВ" с указанием времени в пути, которое на них приходится ("К" - служебная командировка, "РВ" - продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни).

Работа в дни болезни

Бывает, что сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу. А после закрытия листка предъявляет его к оплате. Отметим, что в этой ситуации его труд должен быть оплачен работодателем. Однако за эти дни работник не вправе претендовать на оплату больничного. Ведь пособие предназначено для компенсации заработка, утраченного во время болезни. А в данном случае этого не произошло.

Поэтому в дни болезни и невыхода на работу сотрудника в табеле проставляется код "Т" (нетрудоспособность). При выходе его на работу во время болезни проставляется код "Я" с указанием фактически отработанных часов.

Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Зачастую сотрудники организации, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, трудятся в организации на условиях неполного рабочего времени. В этой ситуации возникает вопрос, какой буквенный код должен быть указан в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "ОЖ" (отпуск по уходу за ребенком)?

В данном случае табель может быть заполнен так же, как и при работе в день командировки. То есть в нем указывают коды "Я" и "ОЖ". При этом в табеле приводят количество часов, фактически отработанных этим сотрудником.

Отметим, что сотрудница вправе прервать такой отпуск и выйти на работу на полный день. С момента выхода сотрудницы на работу в табеле указывают код "Я" (продолжительность работы в дневное время) и количество фактически отработанных часов.

Работа в выходные с предоставлением другого дня отдыха

По трудовому законодательству работу в выходной день оплачивают не менее чем в двойном размере. При этом по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В такой ситуации работа в выходной день оплачивается в обычном порядке, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ).

При работе в выходной в табеле указывают код "РВ" (продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни), а также количество часов, отработанных сотрудником в выходной (независимо от того, как впоследствии он будет оплачен: в двойном или одинарном размере). Если сотруднику предоставляют дополнительный день отдыха, его отмечают кодом "НВ" (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)). Количество рабочих часов в этот день не приводят.

Учет дней донорства

В день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского обследования сотрудник должен быть освобожден от работы. При этом за ним сохраняется средний заработок (ст. 186 ТК РФ). После каждого дня сдачи крови ему также предоставляют дополнительный день отдыха. Этот день по желанию сотрудника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови (ст. 186 ТК РФ).

Так как в день сдачи крови работник освобождается от работы, а за этот день и за дополнительный день отдыха, предоставляемый в связи со сдачей крови, сохраняется средний заработок, они отмечаются в табеле кодами "Г" (день сдачи крови) и "ОВ" (дополнительные выходные дни (оплачиваемые)). Количество рабочих часов в эти дни не указывают.

Если работодатель не был заранее уведомлен о причинах неявки работника в день сдачи крови, в табеле ставят код "НН" (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). После получения от работника соответствующей медицинской справки этот код исправляют на код "ОВ".

Прохождение медицинского обследования по направлению военкомата

Организация обязана освободить сотрудника от работы в те дни, когда он выполнял государственные или общественные обязанности. При этом за ним сохраняется место работы и в некоторых случаях средний заработок. Данное правило применяется при условии, что государственные или общественные обязанности сотрудник должен выполнять в рабочее время по Трудовому кодексу или другим федеральным законам (ст. 170 ТК РФ). По закону о воинской службе (Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ) на время медицинского освидетельствования (обследования или лечения) граждан для решения вопроса о постановке их на воинский учет они освобождаются от работы. При этом за данный период времени организация обязана им выплатить средний заработок.

Следовательно, во время прохождения медицинского обследования сотрудник выполнял свои государственные обязанности. Этот период времени отмечается в табеле кодом "Г" (невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству).

Увольнение работника

Работник может уволиться, например, в начале или середине месяца. Как в такой ситуации заполнять те графы табеля, которые приходятся на даты после его увольнения? Отметим, что табель необходим для учета рабочего времени, отработанного каждым сотрудником. Поэтому в последний день, когда сотрудник присутствовал на работе, в табеле указывается код "Я" (продолжительность работы в дневное время) и количество отработанных им часов. В ячейках за те дни, когда человек больше не является работником организации, буквенных отметок не делают. В них также не указывают и количество рабочих часов. После увольнения работника в соответствующих ячейках табеля проставляют прочерки.

Мнение

Наталья Левинская, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Анна Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пособие по временной нетрудоспособности как разновидность страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством призвано компенсировать гражданам утраченный заработок в связи с наступлением временной нетрудоспособности (п. 1 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 1.4 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Следовательно, выплата пособия по временной нетрудоспособности за период, в течение которого заработок утрачен не был, невозможна и противоречит законодательству. В этой ситуации ФСС России может признать, что расходы на выплату страхового обеспечения не могут производиться за счет средств фонда и, соответственно, не принять их к зачету.

Мнение

Татьяна Чашина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Иван Михайлов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

При предоставлении отпуска по уходу за ребенком работодатель обязан издать соответствующий приказ (распоряжение). На его основании делаются соответствующие отметки в личной карточке работника. Но если уход в отпуск зафиксирован приказом, то представляется правильным издать и приказ о прекращении такого отпуска. Приказ будет являться основанием для внесения в личную карточку соответствующих отметок. Сотрудник, который желает прервать отпуск по уходу за ребенком, может заранее в письменной форме проинформировать об этом работодателя, хотя это не обязательно. В этом случае приказ об окончании отпуска издается на основании заявления работника.

Статьи этого раздела

Неиспользованные отпуска: риски и варианты решения вопроса
Как известно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждая компания обязана составить график отпусков не менее, чем за 2 недели до нового года. Для HR-служб это сложный проект, надо не только согласовать план на будущий год,…
С бала на корабль – легко. Как вернуться к работе после отпуска
Среди офисных сотрудников есть поверье – если, вернувшись из отпуска, вы не можете вспомнить пароль от рабочей почты, значит, отдохнули вы хорошо. Человек быстро привыкает к расслабленному отпускному состоянию, и первые дни на рабочем месте…
Дополнительный выходной день в компании
Введение дополнительного выходного дня в компании возможно при условии его оплаты, поскольку он лишает работников возможности трудиться в день, не являющийся по закону нерабочим праздничным или выходным. В приказном порядке поменять местами рабочий и выходной…
Заполнение больничного листа работодателем
Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.
«Сгорает» ли неиспользованный отпуск?
Вопрос о том, «сгорает» ли неиспользованный отпуск, если его не отгулять, остается открытым. Пока чиновники уверяют трудящихся в том, что неиспользованные отпуска не «сгорят», суды в некоторых регионах отказывают только что уволившимся гражданам во взыскании компенсации за неиспользованный отпуск по причине пропуска срока обращения в суд.
Компенсация за неиспользованный отпуск и проезда к месту отдыха: спорные вопросы
Рассмотрим топ-3 спорных вопросов, касающихся компенсаций за неиспользованный отпуск и компенсаций проезда к месту отдыха и обратно. Обязан ли работодатель при увольнении выплачивать компенсацию за все неиспользованные отпуска? Можно ли заменять неиспользованный отпуск денежной компенсацией…
Отпуск по уходу за ребенком. Разбираемся с горячими вопросами молодых мам
Рождение ребенка и последующий уход за ним волнительное событие в жизни каждой женщины. Помимо массы хлопот, связанным с уходом за самим ребенком, конечно же возникают вопросы о том как построить отношения с работодателем на период отпуска. Вероника Шатрова, эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор "Системы Кадры", ответила на ряд горящих вопросов молодых мам и поделилась полезными советами по вопросу оформления отпуска по уходу за ребенком.
График отпусков в вопросах и ответах
Законодательство требует утвердить документ не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть до 17 декабря. Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех и у…
Штатное расписание и график отпусков
Штатное расписание и график отпусков являются чуть ли не самыми проблемными кадровыми документами. С одной стороны, без них нельзя, с другой - при их оформлении возникает масса типичных ошибок.
Дистанционная работа для беременной женщины
Сотрудница в связи с беременностью написала заявление о возможности перевода ее на режим удаленной работы. Оформлять больничный лист по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком она не планирует. При выполнении ряда условий сотрудница может продолжить свою работу.
Переводим сотрудников на гибкий график работы. Как это сделать, чтобы они не стали работать меньше и хуже
«За этот месяц два лучших сотрудника подали заявления об увольнении!» – рассказал HR-директору руководитель службы маркетинга. Отдел персонала выяснил, почему сотрудники уходят. От них требуют приходить на работу к 9.30, за опоздание наказывают, но они часто задерживаются до ночи. Люди нашли работу с более гибким графиком. HR-директор предложил гендиректору ввести такой график для сотрудников некоторых подразделений. Он сказал: «Давайте попробуем. Только показатели не должны снизиться!»
Устанавливаем гибкий график работы
Устанавливая гибкий график рабочего времени, необходимо грамотно оформить кадровые документы. Какие именно документы следует составлять, зависит от того, принимается ли работник изначально на гибкий график или он вводится для «старого» сотрудника.
Проблемные моменты при выходе на пенсию
Выход на пенсию - достаточно простая и всем известная процедура. Но это только на первый взгляд. Нужно ли пенсионеру отрабатывать две недели при увольнении? Можно ли дважды выйти на пенсию и что при этом должно быть написано в трудовой книжке? Постараемся разобраться в данных вопросах.
Учет рабочего времени. Табель учета
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Согласно статье 91 Трудового кодекса «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». До 1 января 2013 года для учета…
Какое время работы будет считаться неполным?
Ответ: Рабочим является время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами отнесены к рабочему времени.
Нюансы предоставления отпуска без сохранения заработной платы
Достаточно часто работники обращаются к руководителю учреждения с просьбой о предоставлении отпуска "за свой счет". Работники меж собой называют такой отпуск административным, а в трудовом законодательстве он называется отпуском без сохранения заработной платы. Всегда ли руководство обязано предоставить такой отпуск работнику, есть ли ограничения по его длительности, можно ли отозвать работника из него и как влияет данный отпуск на стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска - расскажем в данной статье.
Вопросы, возникающие при установлении неполного рабочего времени
По соглашению между работником и работодателем трудовым договором может быть установлено неполное рабочее время, а именно неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ). В представленной статье рассмотрим наиболее интересные судебные решения по спорам об установлении неполного рабочего времени и оплате работы в указанном режиме.
Отзыв работника из отпуска
Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Правомерно ли подобное действие администрации? Кого нельзя отзывать из отпуска? Как оформить данную процедуру? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска при 0,5 ставки работника
Должна ли наша организация предоставлять совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, ведь работает он всего на 0,5 ставки
Отпуск без сохранения зарплаты. Шпаргалка для кадровика
Трудно представить организацию, в которой работодатель никогда не сталкивался с желанием работника взять отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы). В большинстве случаев речь идет об отпусках, которые предоставляются по просьбе работника и по усмотрению работодателя. Но в определенных ситуациях и для отдельных категорий работников действующее законодательство устанавливает обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработка.
Допустим ли административный отпуск?
В период экономического спада направление работников в неоплачиваемый отпуск стало распространенным способом снижения расходов на оплату труда. В статье обсудим правомерность его применения. По данным Международной организации труда, в связи с углублением…
Путевки за счет ФСС РФ
В некоторых случаях отдых или лечение могут быть оплачены за счет средств ФСС РФ.
Простой - работа в организации временно приостановлена
Руководство может принять решение о временной приостановке работы в организации. Причины разные: поломка оборудования, перебои в поставке сырья, авария или стихийное бедствие. Но даже в такой ситуации компания обязана вести учет и сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Работа во время отпуска по уходу за ребенком: проясняем ситуацию
Трудовой кодекс законодательно закрепляет решение часто встречающейся в жизни проблемы. Мать ребенка или другие, имеющие право на отпуск по уходу за ребенком лица, в ряде случаев имеют возможность выполнять работу на дому или трудиться неполный рабочий день. И желают эту возможность реализовать. Причин для этого немало: необходима дополнительная материальная поддержка семьи, требуется постоянно повышать свою квалификацию, да и просто, не хочется надолго отрываться от коллектива. Рассмотрим, как это реализуется в трудовом законодательстве.
Роструд подробно разъяснил, что такое режим ненормированного рабочего дня и как он должен быть компенсирован в соответствии с действующей редакцией Трудового кодекса.
В нынешних условиях перевод сотрудников на режим неполного рабочего времени практикуется компаниями достаточно часто*. Однако сама процедура установления неполной занятости с точки зрения закона не всегда выполняется безупречно. Давайте рассмотрим наиболее проблемные ситуации, связанные с изменением режима работы, о которых рассказали наши читатели. Проанализируем ошибки, заложенные в этих ситуациях, и подскажем, как их исправить.
Переходим на неполное рабочее время
Разбираем процедуру введения нового режима работы
В последнее время из-за финансовых трудностей многие компании хотели бы ввести неполное рабочее время. Однако это возможно только при определенных условиях и с соблюдением процедуры, установленной Трудовым кодексом.
В предлагаемой статье мы расскажем о том, в каком порядке и при каких условиях может вводиться неполное рабочее время и какие документы для этого нужно оформить.
Продолжительность рабочего дня (смены)
Рабочий день – это установленное законом время суток, затрачиваемое на работу. Длительность работы в течение суток, момент ее начала и окончания, перерывы устанавливаются правилами трудового распорядка, а для сменной работы – еще и графиками сменности.
Рабочее время – что это?
Рабочее время – это то время, в течение которого работник по условиям трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности, а также некоторые другие периоды времени, которые законодательство РФ относит к рабочему времени.

Рассмотрим, как регистрируются и оформляются в программе сверхурочные работы. Для этого потребуется выполнить несколько шагов:

зарегистрировать возникновение необходимости сверхурочных работ, получить согласие сотрудников на работу сверхурочно;
зафиксировать количество сверхурочных часов, отработанное каждым сотрудником;
выпустить приказ на сверхурочную работу.

Данные действия могут выполняться как одним пользователем, например, кадровиком, так и делиться между кадровиком и табельщиком.

Регистрация необходимости сверхурочных работ, получение согласия сотрудников

Для регистрации необходимости сверхурочных работ, т.е. работы сверх графика сотрудника, в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Работа сверхурочно (Кадры – См. также – Работа сверхурочно или Зарплата – Учет времени – Работа сверхурочно ). С помощью этого документа оформляется также приказ на сверхурочную работу.

Месяц и дата документа

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за работу сверхурочно, в реквизите Дата — дата оформления приказа по сверхурочной работе.

Дни работы

В табличной части Дни работы указываются дни, когда будет производиться сверхурочная работа.

Причина сверхурочной работы

В реквизите Причины, обоснование сверхурочной работы указывается причина таких работ. Информация из этого реквизита попадет в печатную форму приказа о сверхурочной работе.

Сотрудники, которые будут работать сверхурочно

В табличной части Часы сверхурочной работы указываются сотрудники, которые будут работать сверхурочно. На этом этапе работы с документом количество часов сверхурочной работы не вводится, так как предполагается, что документ регистрируется заранее и точное число сверхурочных часов еще не известно.

Согласие на сверхурочную работу

После получения согласия, в документе устанавливается флажок Согласие на сверхурочную работу получено :

Способ компенсации

Если в настройках программы подключен учет отгулов, то в табличной части документа отражается колонка Способ компенсации , в которой можно указать как должны компенсироваться работнику сверхурочные работы: повышенной оплатой или обычной оплатой и предоставлением отгула.

Ввод количества часов сверхурочных работ

Фактическое количество сверхурочных работ фиксируется в документе Работа сверхурочно пользователем с профилем Табельщик . Это не обязательно должен быть отдельный специальный пользователь, профиль табельщика может быть назначен и специалисту кадровой службы наряду с основным профилем Кадровик . Если у пользователя есть права табельщика, то в табличной части Часы сверхурочной работы ему будет доступен ввод часов сверхурочной работы.

Если в программе настроена работа для пользователей с различными профилями доступа, то в документе отображается флаг Время учтено . Его необходимо установить, чтобы завершить оформление документа. Только после установки этого флажка и проведения документа часы сверхурочной работы зафиксируются в табеле учета рабочего времени.

Печать приказа о сверхурочной работе

Работа сверхурочно PDF

График сверхурочной работы PDF

После ввода количества часов сверхурочной работы из документа Работа сверхурочно можно сформировать печатную форму Приказа о сверхурочной работе PDF

Для документа также реализована печатная форма График сверхурочной работы PDF

Отражение сверхурочных работ в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени сверхурочная работа отражается с указанием количества отработанных сверхурочных часов:

буквой С — при способе компенсации Повышенная оплата;
буквами СН — при способе компенсации без повышенной оплаты с предоставлением дополнительного дня отдыха. Буквенное обозначение СН не является регламентированным, введено разработчиками для отличия сверхурочных часов, за которые не требуется производить повышенную оплату, такие часы оплачиваются в одинарном размере.

Проверьте дату формирования табеля: если она меньше, чем дата сверхурочных работ, то сверхурочные работы не будут отражены в табеле. В этом случае установите более позднюю дату отчета в настройках отчета:

Возможность регистрации сверхурочных документом Табель

В программе можно регистрировать сверхурочную работу и с помощью документа Табель , в этом случае ввод документа Работа сверхурочно не обязателен. Оплата за сверхурочную работу в программе производится на основании учтенных видов времени, которые могут регистрироваться любым из документов Работа сверхурочно или Табель .

Для регистрации сверхурочных часов с повышенной оплатой используется буквенное обозначение С .

Сверхурочные без повышенной оплаты рекомендуется вводить именно через документ Работа сверхурочно , так как при этом должно зарегистрироваться не только время сверхурочных работ, но и накопиться время отгулов, а документ Табель учитывать отгулы «не умеет».