5.1 Контрольно-кассовые машины

Контрольно-кассовая машина (ККМ) -- это инструмент контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования предприятиями наличной выручки.

Кассовый аппарат -- электронный прибор, снабжённый устройством для печатания кассового чека. У этого прибора есть экран, клавиатура и печатающее устройство, которое печатает на специальной бумажной ленте.

Кассовый аппарат используется при расчётах за проданные товары и выполненные услуги. Основная задача кассового аппарата -- фиксировать на бумаге (кассовом чеке) сделку купли-продажи. Кассовые аппараты бывают фискальные (применяются в странах где действует фискальное законодательство) и не фискальные. Фискальные кассовые аппараты отличаются от нефискальных наличием фискальной памяти - носителя информации, данные из которого нельзя удалить, а также другими особенностями конструкции, описанными местным фискальным законодательством. В фискальной памяти накапливаются данные об операциях, совершенных при помощи данного кассового аппарата.

5.2 Классификация ККМ

В настоящее время существует классификатор ККМ по областям применения и по конструкции.

По областям применения:

для торговли;

для сферы услуг;

для торговли нефтепродуктами;

для гостиниц и ресторанов.

По конструкции

Автономная ККМ -- это кассовая машина, расширение функциональных возможностей которой может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. К автономным ККМ относятся и портативные ККМ, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.

Пассивная системная ККМ -- это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно--кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.

Активная системная ККМ -- это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно--кассовой системе, управляя при этом работой системы. К активной системной ККМ относится также POS-терминал -- ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная или автономная ККМ.

Фискальный регистратор -- это ККМ, способная работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи.

5.3 Законы о применении Контрольно-кассовой техники

Контрольно-кассовые машины (ККТ, ККМ) относятся к категории электронно-вычислительных машин. Контрольно-кассовая машина согласно абз. 1 раздела I. «Общие положения» «Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов с населением» является «счётно-суммирующим, вычислительным и чекопечатающим устройством». В соответствии с ГОСТ 15971-90 «Системы обработки информации. Термины и определения»: Таб. 1 п. 7. «Вычислительная машина -- это совокупность технических средств, создающая возможность проведения обработки информации и получения результата в необходимой форме». Поскольку ККМ служит для обработки информации (выполняет вычислительные функции) и получения результата в необходимой форме (регистрирует на бумажной ленте), она является вычислительной машиной. В соответствии с ГОСТ 15971-90 «Системы обработки информации. Термины и определения»: Таб.1 п.8. «Электронно-вычислительная машина -- это вычислительная машина, основные функциональные устройства которой выполнены на электронных компонентах». В состав ККМ входят электронные компоненты -- процессор, память данных, память программ, блок питания и так далее. Поскольку все основные функции ККМ осуществляются за счёт указанных электронных компонентов, входящих в ее состав, ККМ является электронно-вычислительной машиной, а следовательно подпадает под действие статей 272, 273, 274 УК РФ.

5.4 Регистрация ККМ в Инспекции Налоговой Службы

Регистрация в налоговой

Снятие с учета

Сроки эксплуатации

Бланки заявлений

Любые ККМ, до начала использования на точках продаж, необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции (ИФНС) по месту учета организации. Регистрацией занимаются отделы оперативного контроля соответственных территориальных отделений ИФНС. В назначенный день нужно явиться к инспектору налоговой службы вместе с представителем ЦТО и контрольно-кассовой машиной.

Для регистрации ККМ потребуется подготовить следующие документы:

1. Заявление установленной формы

(Для предпринимателей -- с отметкой об отсутствии задолженностей)

Выдается в отделении ИФНС;

В заявлении должно быть указаны вид объекта торговли и вид деятельности организации!

2. Договор на обслуживание в ЦТО. (Оригинал и копия.)

Предварительно заключается с ЦТО.

3. Технический паспорт ККМ

4. Паспорт ЭКЛЗ

5. Паспорт версии ККМ + ксерокопия

6. Дополнительный лист к паспорту версии ККМ + ксерокопия

(пп. 3-6 входят в комплект ККМ, заполняются представителем ЦТО при заключении договора)

7. Журнал кассира-операциониста, прошнурованный, пронумерованный, скрепленный подписями и печатью организации. (форма КМ-4)

Налоговый инспектор заверяет журнал подписью и штампом налогового органа, ставит дату фискализации ККМ.

8. Журнал учета вызовов технических специалистов, прошнурованный, пронумерованный, подписанный (форма КМ-8).

9. Договор аренды помещения или свидетельство на право собственности помещения, где будет установлена ККМ. (Оригинал и копия.)

10. Доверенность на право регистрации ККМ в налоговой инспекции оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность, если регистрацию ККМ будет осуществлять не руководитель организации и не главбух, а другой сотрудник организации;

Для представителей ИП необходима нотариально заверенная доверенность.

11. Наличие на корпусе ККМ средств визуального контроля -- объёмные голограммы

(«Государственный реестр 200…»- четыре цифры обозначают год реализации ККМ генеральным поставщиком, идёт в комплекте с ККМ.

«Сервисное обслуживание 200…»-четыре цифры обозначают текущий год, в котором ККМ поставлена на сервисное обслуживание в ЦТО, устанавливается при заключении договора с ЦТО).

Чтобы правильно использовать ККМ, разберемся, что это такое. Как выбрать ККМ, как поставить на учет, какие документы оформить при использовании кассы, читайте в этой статье.

ККМ - что это такое

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №- 54 ФЗ, ККМ - это электронные вычислительные машины, компьютерные устройства и их комплексы, которые:

• записывают и хранят фискальные данные в фискальных накопителях;
• формируют фискальные документы. Их ККТ печатает на бумаге, а также передает в ИФНС в электронном виде через оператора фискальных данных.

Как иначе описать ККМ, что это такое простыми словами? Проще говоря, ККМ - это устройство, которое используется компаниями для того, чтобы налоговики могли контролировать оборот наличных, полное и своевременное оприходование выручки.

ККМ что это в торговле ? Этотехника, которая не только записывает информацию о каждой розничной покупке, но и выдает покупателю документ об оплате (кассовый чек или БСО).

Какую ККМ можно применять

С 1 июля 2017 года надо применять новые онлайн-кассы (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ). Чиновники обновили требования, которым должен соответствовать кассовый аппарат. По новым требованиям касса должна:

• иметь корпус, а внутри корпуса - часы реального времени и устройство для печати фискальных документов. На корпус должен быть нанесен заводской номер;
• проверять контрольное число регистрационного номера ККТ;
• принимать информацию о сумме оплаты в момент расчета;
• обеспечивать возможность установки фискального накопителя внутри корпуса. Внутри корпуса ККТ, которая используется, фискальный накопитель уже должен стоять;
• передавать фискальные данные в фискальный накопитель, формировать фискальные документы в электронной форме, отсылать их оператору фискальных данных и получать подтверждение;
• печатать фискальные документы, за исключением случаев расчета с электронными средствами платежа в интернете. В кассовом чеке или БСО должны быть данные только об одном признаке расчета и двухмерный штриховой код с реквизитами для проверки;
• информировать пользователя о неисправностях в работе контрольно-кассовой техники и о том, что при передаче фискальных данных не было получено подтверждение оператора;
• печатать отчет о текущем состоянии расчетов в любое время. Исключение - касса, которую используют для расчетов в интернете;
• обеспечивать возможность поиска любого документа в фискальном накопителе по номеру и его печать на бумаге. Исключение - касса, которую используют для расчетов в интернете;
• исполнять протоколы информационного обмена.

Есть два варианта, как выполнить требование закона, - купить новую онлайн-кассу или модернизировать старую. Узнайте у производителя, возможно ли модернизировать ККТ, которая у вас уже есть. Если да, то вы вправе использовать ее после 1 июля 2017 года (письмо Минфина России от 1 сентября 2016 г. № 03-01-12/ВН-38831).

ФНС ведет реестр онлайн-касс, которые можно использовать в работе. Реестр можно посмотреть на сайте nalog.ru.

Минфин посчитал, что ККМ , передающая фискальные данные в режиме онлайн, в среднем стоит 25 000 руб. В эту сумму входит стоимость новой кассы, услуг оператора фискальных данных (ОФД), интернета (письмо Минфина России от 21 декабря 2016 г. № 03-01-15/76891).

Как выбрать ККМ (кассу) и подключить ее

Чтобы начать работать на онлайн-кассе, надо выполнить шесть простых шагов.

Замените ЭКЛЗ на фискальный накопитель или купите новую кассу

С 1 июля 2017 года отправка чеков в ФНС в электронном виде - обязательное требование при осуществлении расчетов. Вы можете либо купить новую кассу, либо модернизировать существующую. О возможности модернизации можно узнать у производителя или в своем ЦТО.

Снимите старую кассу с учета

Порядок такой же, как и до введения онлайн-касс. Сначала обратитесь в ЦТО, чтобы специалист снял показания ЭКЛЗ. Потом лично посетите налоговую с паспортом ККТ, отчетами по ЭКЛЗ и заявлением о снятии кассы. Его форма есть в приказе ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152.

Заключите договор с ЦТО

Договор - не обязательное условие при работе с онлайн-кассой. Но если вы захотите, чтобы аппарат обслуживала специальная компания, то в законе нет запрета на использование услуг ЦТО. Как и прежде, вы вправе выбрать любой центр на свое усмотрение.

Подключите кассу к интернету

ККТ обязана передавать данные о пробитых чеках и БСО налоговикам в электронном виде. От передачи освободили только тех, кто работает в местности, удаленной от сетей связи, и при условии, что местность есть в списке.

Получите электронную подпись

Это надо сделать, только если ранее вы не получали ее. Если же вы используете подпись, к примеру, для сдачи отчетности, то ее можно использовать. Она понадобится при заключении договора с ОФД и регистрации ККТ на сайте ФНС.

Зарегистрируйте кассу в налоговой

Схематично это выглядит так.

Как ККМ поставить на учет

Подать заявление о регистрации новой кассы можно на бумаге или в электронке через личный кабинет налогоплательщика. Главное, чтобы у компании или предпринимателя была электронная подпись. Подойдет та, которой подписывают отчетность. Чтобы зарегистрировать кассу онлайн, вам нужно зайти в два личных кабинета:

• на сайте ФНС;
• на сайте выбранного вами оператора фискальных данных.

Форму заявления о регистрации онлайн-ККТ на бумаге разрабатывает ФНС России. Проект можно посмотреть на сайте regulation.gov.ru. ID-проекта - 01/02/06-16/00050058. Отправить заявление можно будет в любую налоговую, а не только в ту, где стоит компания на учете.

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС

Откройте на сайте nalog.ru закладку «Личный кабинет» > «Контрольно-кассовая техника». Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ», чтобы сформировать заявление на регистрацию.

Шаг 2. Заполните заявление

Заполните все поля из формы:

1. Внесите юридический адрес компании, наименование места установки ККТ с фирменным наименованием компании. Например, кафе «Альфа».
2. Выберите из раскрывающегося списка модель кассы, внесите заводской номер самой кассы и фискального накопителя. Номера можно посмотреть как на самой машине, так и в документах к ней.
3. Поставьте галочку напротив выбранного способа использования ККТ.
4. Выберите оператора фискальных данных из списка. ИНН оператора встанет в форму автоматически.
5. Просмотрите заявление в готовом виде, подпишите электронной подписью и отправьте.

Шаг 3. Убедитесь, что программа присвоила кассам номера

Информацию о ходе регистрации ККТ можно просмотреть на странице «Информация об электронном документообороте с налоговыми органами». Красный цвет означает отказ в регистрации кассы. Нажмите значок в последней графе, чтобы узнать причины отказа в уведомлении.

Налоговики должны не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, прислать уведомление с регистрационным номером ККТ. Если вы сделаете ошибку в заявлении, то вам придет отказ. Исправьте ошибки и подайте заявление заново.

Шаг 4. Завершите регистрацию

Чтобы завершить регистрацию, щелкните по значению «РНМ» и в появившемся окне нажмите «Завершить регистрацию».

Чтобы заполнить новую форму, надо сделать фискализацию кассы. Для этого зайдите в личный кабинет в ОФД, внесите в карточку ККТ полученный от налоговиков номер, наименование организации-пользователя или фамилию, имя, отчество предпринимателя, сведения о контрольно-кассовой технике, в том числе о фискальном накопителе, и т.д. Затем сделайте отчет. Срок, в который это надо сделать, - не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера.

Из отчета возьмите дату и время получения фискального признака, номер фискального документа и сам фискальный признак и перенесите в отчет в личном кабинете на сайте ФНС.

Когда заполните отчет о регистрации, нажмите «Подписать и отправить». В течение пяти рабочих дней в кабинете ККТ появится карточка регистрации. С этого момента на кассе можно работать.

Шаг 5. Получите карточку регистрации ККТ

В течение пяти рабочих дней с даты, когда вы направили заявление на регистрацию, налоговая должна прислать вам карточку регистрации ККТ. Инспекторы авторизуют пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, проверят достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления внесут в журнал учета. Форму карточки утверждает ФНС России. Проект можно найти на сайте regulation.gov.ru по ID - 01/02/06-16/00050058.

Карточку регистрации ККТ инспекция направит вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Но вы можете обратиться и за бумажным экземпляром (п. 3, 7, 11, 12 ст. 4.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

При регистрации компании сталкиваются с такой ситуацией. Начали регистрацию ККТ. Подали заявление через личный кабинет ФНС, получили регистрационный номер и пригласили специалистов для настройки и завершения регистрации. Специалисты смогли прийти через несколько дней. Они ввели все данные в ККТ и пытались завершить регистрацию, но сервер ФНС завис. В итоге получилась ситуация, когда регистрационные данные занесены в ККТ, а завершить регистрацию нельзя, так как прошло более суток.

ФНС поясняет, что если компания планирует приглашать специалистов, то до их приезда не следует начинать процедуру регистрации. Функционал кабинета контрольно-кассовой техники по прошествии суток после получения регистрационного номера не предусматривает блокировку или отказ в завершении регистрации и выдачи соответствующей карточки, если необходимые сведения были направлены позже. Значит, регистрация может быть завершена пользователем.

Какие документы оформлять при работе с ККМ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132. Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9. Такие разъяснения – в письме Минфина России от 16 сентября 2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 сентября 2016 № ЕД-4-20/18059).

Документы, которые печатает онлайн-ККМ

Кассовый чек и БСО - документы, которые выдает кассир при расчетах с каждым покупателем. Информации в чеке ККМ с 2017 года больше, чем было прежде. В чеках онлайн-появились новые реквизиты. К примеру:

• система налогообложения продавца;
• форма расчета - наличными или электронными деньгами;

• адрес сайта, где можно проверить кассовый чек;

• абонентский номер или электронная почта покупателя.

Все обязательные реквизиты в чеке ККМ с 2017 года приведены в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Кроме того, например, для чека коррекции предусмотрены дополнительные реквизиты: «тип коррекции», «основание для коррекции» и др. Они тоже обязательные. Их перечень утвержден приказом ФНС России от 21 марта 2017 г. № ММВ-7-20/229.

Второе изменение - помимо бумажного чека или бланка надо выдавать электронный. Но только если покупатель попросил его. Для этого он до того, как кассир пробьет покупки, должен предупредить о том, что хочет получить электронный документ. Если же покупатель попросит еще и бумажный вариант, то выдайте его тоже. Если покупатель не просит чек, надо выдать бумажный.

Третье изменение - в новом чеке должно быть количество и название товара. Но предприниматели на упрощенке, вмененке и патенте вправе пробивать чеки без расшифровки товаров и цен до 1 февраля 2021 года (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ).

Обязательные реквизиты в чеке ККМ с 2017 года (образец заполнения)

Из-за новых требований к чекам ККМ с 2017 года надо обновить или купить программное обеспечение для онлайн-кассы и настроить под обеспечение свою товарно-учетную программу. Если у организации или предпринимателя ее еще нет, то надо ее приобрести. Так как вести товарный учет, как раньше, на бумаге не получится. Исключение - предприниматели на вмененке, патенте или упрощенке.

Программное обеспечение можно доработать. Тогда, как правило, проводят следующие этапы:

• обновляют драйвер ККМ (что это , расскажут в сервисных центрах). Это делают для того, чтобы в списке подключаемого кассового оборудования появились модели новых кассовых аппаратов. Новый драйвер для кассы можно найти на сайте производителя техники;
• обновляют обработки обслуживания кассового аппарата. Это надо сделать, чтобы в кассу можно было передавать необходимые реквизиты. В том числе можно предусмотреть возможность ввода номера телефона покупателя или его электронный адрес.

Используя кассовое программное обеспечение, вы также можете вести склад, управлять ассортиментом, просматривать историю чеков и заказов, работать с базой клиентов и многое другое.

Документы, которые выдают в труднодоступных и отдаленных местностях

В труднодоступных или отдаленных местностях применять ККТ не обязательно. Но тогда надо выдать документ, который подтверждает оплату. Исключение - компании и предприниматели, которые производят расчеты с использованием автоматических устройств для расчетов или продают подакцизные товары.

Документ можно составить в свободной форме. Однако чиновники утвердили правила выдачи и учета документов, подтверждающих расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (постановление Правительства РФ от 15 марта 2017 г. № 296). К примеру, среди новых правил есть такие:

• документ заполняют минимум в двух экземплярах или документ должен иметь отрывную часть;
• учет документов ведут в специальном журнале учета, который должен быть пронумерован, прошнурован и подписан руководителем или предпринимателем;
• учет документов ведут в журнале по их порядковому номеру и дате расчета;
• если в течение рабочего дня расчеты не проводились, записи в журнал учета документов не вносят;

• запись в журнале делают отдельно по каждому документу;
• испорченный документ должен быть перечеркнут и приложен к журналу;
• копии документов или их отрывные части хранят в систематизированном виде не менее пяти лет;
• руководитель заключает с работником, который выдает документы, ведет их учет и хранение и осуществляет расчеты с покупателями, договор о полной материальной ответственности.

Кассовая первичка

ФНС разрешила организациям и предпринимателям с онлайн-кассами не вести кассовую первичку (письмо ФНС России от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059).

Компании и предприниматели обязаны соблюдать Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ и принятые в соответствии с ним нормативные акты. Кассовая первичка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Оно появилось до Закона № 54-ФЗ, значит, утвержденные им формы можно не применять. Как только компания перейдет на онлайн-кассу, первичку можно больше не оформлять. Не важно, что официально постановление № 132 не отменили. Всю информацию о пробитых чеках, возвратах и т.д. ФНС получит от кассы по интернету.

От какой первички можно отказаться, если есть онлайн-касса

№ формы	Название формы
	Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины
	Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию
	Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам
	Журнал кассира-операциониста
	Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста
	Справка-отчет кассира-операциониста
	Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации
	Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ
	Акт о проверке наличных денежных средств

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

ККТ – что входит в это понятие сегодня?

В соответствии с российским законодательством:

Контрольно-кассовая техника (ККТ) – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Такое определение дает нам Федеральный закон №54-ФЗ "О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ И (ИЛИ) РАСЧЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ СРЕДСТВ ПЛАТЕЖА" – главный в стране документ, который предписывает для бизнеса правила по работе с кассами.

Говоря простым языком, ККТ – это техническое устройство, которое регистрирует продажи, отправляет данные о продажах в ФНС России в режиме онлайн и печатает чек. Закон накладывает на такое устройство ряд обязательных требований. Соответствие модели ККТ этим требованиям проверяется уполномоченными организациями и структурами. После проверки модель вносится в специальный реестр ФНС России и начинает выпускаться серийно.

ВАЖНО! Если Вы намереваетесь купить кассу, убедитесь, что выбранная Вами модель находится в реестре контрольно-кассовой техники, допущенной к использованию Федеральной налоговой службой.

О терминах "касса", "ККМ", "онлайн-касса", "кассовый аппарат"

Если обратиться к официальной документации, то единственный термин, который там используется, - это контрольно-кассовая техника . Остальные понятия, такие как онлайн-касса, ККМ и др., имеют обиходное или историческое значения. Забавно, что в текущей редакции закона 54-ФЗ ни разу не встречается слово касса. По сути же, слова "касса", "кассовый аппарат" и "ККТ" – это синонимы.

Контрольно-кассовая машина

Словосочетание контрольно-кассовая машина, или ККМ, фигурировало в законе о кассах, который действовал до 2003 года. Поэтому с тех пор аббревиатуру ККМ применяют наряду с терминами касса и кассовый аппарат.

Онлайн-кассы

Понятие онлайн-касса появилось после реформы в сфере применения ККТ в 2016 году. По этой реформе всем предпринимателям было предписано перейти на использование касс нового образца. Одной из главных особенностей новых касс стала функция по передаче чеков в ФНС России через Интернет в режиме онлайн. Так и родилось обиходное название онлайн-касса. Поэтому в широком смысле слова к онлайн-кассам (или, как иногда говорят, онлайн ККТ) относят модели ККТ нового послереформенного образца.

ККТ нового образца (или онлайн-кассы в широком смысле слова) принято разделять на онлайн-кассы (или онлайн-кассы в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Онлайн-кассы (в узком смысле слова) – это ККТ, которые могут работать автономно, без подключения к ПК или другой управляющей системе, и которые оснащены устройствами для ввода-вывода информации (клавиатура, дисплей, тач-скрин и тому подобное). Фискальные регистраторы самостоятельно работать не могут. Их необходимо подключить к рабочему места кассира (например, ПК) или управляющему серверу. Данные (товар, номенклатура, цена, кол-во и т.п.) будут поступать в фискальный регистратор извне. Регистратор проведет обработку данных, направит их в ФНС и распечатает чек.

ККТ – это единственный официальный термин. Касса, ККМ, кассовый аппарат – это синонимы ККТ. Все современные модели касс часто называют онлайн-кассами. Онлайн-кассы принято разделять на непосредственно онлайн-кассы (в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Они отличаются способами управления и ввода-вывода информации.

Что нужно знать владельцу ККТ по 54-ФЗ

54-ФЗ строго регламентирует порядок применения ККТ в России. На сегодняшний день можно сказать, что кассовую технику обязаны использовать все предприниматели, осуществляющие прием платежей за товары и услуги.

Выбор кассового аппарата

Первым шагом предпринимателю необходимо приобрести кассу . Рекомендуем, приобретать ККТ в авторизованных сервисных центрах и у партнеров производителей кассовой техники . Тем самым Вы обезопасите себя от приобретения некачественных изделий и купите кассу по самой низкой цене. В нашем центре Вам помогут подобрать модель кассы, которая будет максимально отвечать условиям ведения Вашего бизнеса и соотношению цена/качество.

Дополнительно приобретается так называемый фискальный накопитель – устройство для защиты и хранения фискальных данных.

Договор с оператором фискальных данных и настройка подключения

Следующее действие – это заключение договора с ОФД . ОФД – это Оператор фискальных данных, новая структура, предусмотренная законом 54-ФЗ и которая оказывает для налоговой службы услуги по сбору и обработке информации, поступающей с онлайн-касс. Сейчас в России зарегистрировано более 10 различных операторов ОФД. Выбор конкретного оператора владелец ККТ делает самостоятельно.

Затем надо установить фискальный накопитель в кассу, настроить ККТ и подключить ее к Интернету. Порядок настройки зависит от конкретной модели ККТ.

Регистрация

Далее необходимо зарегистрировать ККТ в ФНС. Доступна удаленная регистрация ККТ , без поездки в налоговую инспекцию с кассовым аппаратом. Для этого надо обзавестись электронной подписью , которая потребуется для работы в личном кабинете на сайте налоговой. Впрочем, зарегистрировать кассу можно и по старинке, приехав с кассой в отделение налоговой инспекции. По опыту, такой путь отнимет порядочное количество времени.

Периодическая замена ФН

Фискальный накопитель в ККТ является одновременно средством криптографической защиты информации. Поэтому на него накладываются ограничения ФСБ России по сроку использования (15 или 36 месяцев – в зависимости от сферы применения). По истечении этого срока необходимо менять фискальный накопитель и перерегистрировать ККТ.

Федеральный закон 54-ФЗ не оставляет выбора предпринимателю и требует проведения ряда действий по установке и использованию ККТ.

1. Приобретение кассы и фискального накопителя (ФН)
2. Заключение договора с ОФД
3. Регистрация кассы
4. Периодическая замена ФН

Онлайн ККТ – как это работает?

Опишем упрощенно схему работы ККТ. Покупатель осуществляет покупку. Кассир вводит данные о покупке в кассу. Фискальный накопитель, установленный в кассу, шифрует данные о продаже и передает их в ОФД. ОФД регистрирует полученные данные и возвращает в кассу квитанцию с подтверждением. После этого регистрация чека считается завершенной и кассовый аппарат выводит чек на печать.

Дополнительно в ККТ нового образца и ОФД предусмотрена возможность отправке чека в электронной форме на e-mail покупателя или на телефон через sms-сообщение.

В ОФД обеспечена возможность постоянного доступа к собранным данным со стороны ФНС России. Также данные о всех проведенных кассовых операциях хранятся на фискальном накопителе.

Все чеки, распечатанные на ККТ нового образца, снабжены QR-кодом. Данный QR-код позволяет покупателю проверить валидность чека через специальный сервис ФНС России (то есть покупатель может удостовериться, что регистрация покупки проведена через оператора ОФД). Печать "левых" чеков является грубейшим нарушением закона.

Фискальные данные и состав чека

Фискальные данные - это сведения о расчетах, в том числе сведения об организации или индивидуальном предпринимателе, осуществляющих расчеты, о контрольно-кассовой технике, применяемой при осуществлении расчетов, и иные сведения, сформированные контрольно-кассовой техникой или оператором фискальных данных. В состав фискальных данных (информации, которая поступают от кассового аппарата в налоговую), в частности, входят:

• порядковый номер чека за смену;
• корректная дата и время расчета;
• наименование организации, ИНН;
• признак расчета (возврат, приход и т.п.);
• наименование товаров, работ, услуг;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам
• адрес торговой точки, где была совершена покупка;
• применяемая система обложения и ставка НДС;
• форма расчета (наличная или электронная);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• и др.

Что требуется от кассира при работе с ККТ?

Все модели ККТ снабжены подробной инструкцией по работе с кассой. Специальных знаний и навыков для обучения работе на кассе не нужно. В зависимости от модели ККТ, научиться работать с кассой можно за период от нескольких минут до двух-трех часов.

Техническое обслуживание ККТ, включая первичную настройку устройства, перепрошивку кассы, замену ФН, лучше доверить специализированной организации. Несмотря на относительно несложные алгоритмы данных операций, они имеют ряд подводных камней и нюансов, не зная которые, можно "запороть" достаточно дорогой фискальный накопитель.

Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.

Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.

Порядок применения ККТ регламентируется положениями:

1. Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

1. Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:

• требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
• порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.

*Обратите внимание: Положение не распространяется на ККТ, используемую кредитными организациями при совершении кассовых операций, в части норм, устанавливающих порядок и условия ее регистрации в налоговых органах.

ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:

• продажи товаров,
• выполнения работ,
• оказания услуг,

большинство организаций и ИП.

*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).

Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».

Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.

При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля - знака «Государственный реестр».

Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» - не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.

*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.

В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.

Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.

Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции

Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.

*За исключением кредитных организаций.

Заявление в ФНС предоставляется:

• по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
• по месту жительства физического лица,

К заявлению необходимо приложить:

1. паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
2. договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

ФНС не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов, регистрирует кассу путем внесения сведений о ней в книгу учета ККТ.

Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ , а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.

Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.

О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.

О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.

Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.

Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
• Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
• Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
• Паспорт ЭКЛЗ,
• Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
• Учетный талон ККТ.

Для кассового аппарата, который ранее уже был в эксплуатации, необходимо будет представить копию его регистрационной карточки с отметкой о снятии с учета в ФНС.

В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.

Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.

Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.

*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.

Когда ККТ разрешается не применять

В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:

1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» .

2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:

• товарного чека,
• квитанции,
• другого документа,

подтверждающего прием денежных средств и содержащего необходимые реквизиты.

3. При реализации:

• газет и журналов,
• сопутствующих товаров,

в газетно-журнальных киосках при условии, если доля реализации газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом власти РФ.

Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.

4. При продаже:

• ценных бумаг;
• лотерейных билетов;
• проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

5. При обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

6. При торговле:

• на рынках,
• ярмарках,
• в выставочных комплексах,

на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах:

• торговли магазинов,
• павильонов,
• киосков,
• палаток,
• автолавок,
• автомагазинов,
• автофургонов,
• помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.

7. При разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) :

• с ручных тележек,
• корзин,
• лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).

8. При продаже в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

10. Торговли из цистерн:

• пивом,
• квасом,
• молоком,
• растительным маслом,
• живой рыбой,
• керосином.

11. При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами.

12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.

13. При реализации:

• Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
• услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,

религиозными организациями, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ.

14. При продаже по номинальной стоимости:

• почтовых марок,
• иных знаков, наносимых на почтовые отправления,

подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ

16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.

Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются :

• на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
• на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.

Кроме того, следует помнить, что согласно позиции, изложенной в Письме Минфина от 03.09.2009 №03-01-15/9-441, розничная продажа алкогольной продукции без ККТ строго запрещена .

Начало работы с кассовым аппаратом

При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.

Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
• включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.

В большинстве моделей электронных кассовых аппаратов дата устанавливается автоматически. Если в вашей модели нет этой опции, то дату нужно установить вручную.

Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.

После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.

X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.

Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.

X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.

Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.

Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).

Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши "ввод". В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.

В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .

Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:

Номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),

Регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).

В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.

В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).

Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.

Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.

В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).

Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).

В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.

Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.

Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности - делать ксерокопии).

На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.

Данная справка применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.

Кассовые операции

В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.

В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

• расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
• платежные ведомости по форме №Т-53,
• заявления,
• счета,
• другие документы.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается .

Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.

Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете»:

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы ).»

Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"