«Чем больше на столе бумаг, папок и записочек, тем эффективнее работает сотрудник» - это утверждение не совсем соответствует истине. Ведь большинство офисных работников знают, как легко в кучках бумаг, разложенных на столе, теряются нужные документы, телефоны, ежедневники, ручки и записки.

В деле повышения эффективности труда офисных работников и руководителей среднего звена преуспели японцы. Оказывается, кроме высоких технологий, японцы первоклассные специалисты по части оптимизации производства в любых сферах бизнеса. Они используют любую возможность, чтобы увеличить прибыль и при этом сократить финансовые, временные и трудовые затраты. В частности, особой популярностью, как в Японии, Америке и многих странах Европы пользуется система упорядочения - «5S». Согласно этой системе для повышения эффективности ежедневной, рутинной офисной работы следует выполнять следующие рекомендации:

• Все предметы рабочей среды (папки, бланки, журналы, письменные принадлежности) разделите на три категории: нужные, не нужные и не нужные срочно. Не нужные удаляются в дальний ящик. Нужные сохраняются на рабочем месте. Не нужные срочно располагаются на определенном удалении от рабочего места или хранятся централизованно.
• Распределите и закрепите зоны ответственности каждого работника. Лучше всего письменно определить, какой сотрудник за что отвечает и какую работу выполняет. Еще лучше, если детально и пошагово будет расписана стадийность и суть работы. В этом случае новому сотруднику достаточно будет прочесть инструкцию и следовать указанным правилам, а не затрачивать время других сотрудников на обучение новенького.
• Максимальная визуализация (вместо текста, где это возможно используйте рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование). Причем эти обозначения должны быть едиными для всех сотрудников офиса или хотя бы отдела.
• Места хранения документов подпишите или обозначьте (например, «Документы в работе», «Черновики», «Пустые бланки», «Документы на подпись», «Документы в архив» и т. д.).
• Следуйте правилу - документ, пришедший первым, первым проходит обработку.
• Обеспечьте свободу перемещения по помещению. Долой нагромождение коробок и папок. Их можно убрать на антресоли шкафов или поместить на настенные стеллажи.
• Введите правило - под руками только те бумаги, которыми вы занимаетесь в данный момент. Стол должен быть чистым.

Эти не хитрые правила могут быть дополнены вашими собственными идеями, но так или иначе они составляют основу всемирно известной и широко используемой во всем мире системы оптимизации деятельности любого офиса.

По материалам

Гипермаркет Знаний имеет такую структуру:

Уроки личностного роста>>Уроки харизмы и стиля жизни

Как стать настоящим офисным работником?

Цель урока : узнать, какой стиль жизни настоящего офисного работника.

Ключевые слова : офисный работник, занятность, работа, начальство.

В чем проблема?
Некоторые считают , что офисные работники не имеют собственного стиля жизни. А другие пытаются выделить особые черты офисного планктона и рассказывают, как эти черты влияют на повышение.

Какая позиция тебе ближе? Первая или вторая?
А твоим родителям? Первая или вторая?
А твоим друзьям? Первая или вторая?
А посторонним людям? Первая или вторая?

Правила офисного работника. Для размышлений:

Григорий Остер, создавая «Вредные советы» для самых маленьких и не подозревал, что его фишку начнут переманивать, прописывая «правила» для всех и вся. Например, офисных работников. Внимание - тщательное соблюдение чревато увольнением. Или повышением. Зависит от того, каков ваш начальник.

Никогда не выходите из кабинета без бумаг в руках. Люди, несущие бумаги, производят впечатление трудолюбивых работников на пути на важное совещание. Люди с пустыми руками выглядят так, как будто они идут в столовую или магазин. Человек, у которого в руках газета, скорее всего, направляется в туалет. Кроме этого, постарайтесь брать побольше каких-нибудь бумаг домой, чтобы создать впечатление, что вы работаете и там.

Компьютеры обеспечивают впечатление занятости. Если вы пользуетесь компьютером, стороннему наблюдателю это кажется работой. Вы можете читать личную почту, сидеть в чате или раскладывать пасьянс. Если за этим занятием вас застанет босс, объясните, что вы осваиваете новые программы и экономите компании стоимость тренингов.

Завал на столе. Только высшее начальство может иметь чистый стол. Для всех остальных это признак того, что они ничего не делают. Разложите пачки документов потолще по всему столу. Со стороны прошлогодние документы выглядят так же, как и текущие - важен именно объем. Разложите документов побольше в разные кучки. Если вы ждете кого-нибудь, засуньте нужный этому человеку документ в середину кучи, и найдите его там, когда этот человек появится.

Автоответчик. Никогда не берите трубку, если у вас есть автоответчик. Люди не звонят спросить про ваше здоровье - они звонят, чтобы заставить вас что-то СДЕЛАТЬ. Так не пойдет. Прослушивайте сообщения на автоответчике время от времени, и если кто-то оставил вам сообщение с потенциальным прибавлением работы - перезвоните ему во время перерыва, когда его точно нет на месте и оставьте сообщение на автоответчике.

Выглядите раздраженно. Всегда старайтесь выглядеть раздраженно - это создает у босса впечатление, что у вас запарка.

Уходите с работы поздно. Всегда старайтесь уйти с работы попозже, особенно, когда босс еще не ушел. В это время можно заняться решением кроссвордов или чтением журналов, на которые у вас не остается времени. Направляясь домой, обязательно пройдите мимо кабинета босса. Посылайте ему важные электронные сообщения в нерабочее время (22:10, 7:05) а также в выходные и праздничные дни.

Пополните словарный запас. Почитайте новые компьютерные журналы и выберите неизвестные слова. Свободно употребляйте их в речи при разговоре с начальством. Запомните: Ему не обязательно вас понимать, но звучать это будет внушительно.

Имейте при себе 2 пиджака. Если вы работаете в большом офисе, всегда оставляйте запасной пиджак на спинке стула. Это производит впечатление того, что вы где-то здесь и отошли на минутку. Второй пиджак надевайте, когда гуляете или решаете личные проблемы в рабочее время.

Вопросы	Возможные ответы
Вопрос 1: Как ты думаешь, соблюдение таких правил может привести к увольнению или к повышению?	Возможный ответ 1: Только к повышению! Эти правила - настоящий кладезь знаний для жаждущих повышения.
	Возможный ответ 2: Честно говоря, это шуточные правила. В настоящей жизни никто не будет их придерживаться.
Вопрос 2: Соблюдал бы ты в будущем одно или несколько из таких правил?	Возможный ответ 1: Ни за что! Я и офисным работником становиться не планирую.
	Возможный ответ 2: Неплохие советы. Они шуточные, но в каждой шутке есть только доля шутки. Я бы задумался.
	Возможный ответ 3: Офис офису рознь, так что жизнь покажет.
Вопрос 3: Как думаешь, почему работников офисов часто называют "офисный планктон"?

Задание:
Придумай 2-3 похожих правила для офисных работников. Дай им небольшие объяснения.

Поставь себе оценку за выученный урок: 1 2 3 4 5

Секреты офисного работника

1. Никогда не выходите из кабинета без бумаг в руках. Люди, несущие бумаги, производят впечатление трудолюбивых работников на пути на важное совещание. Люди с пустыми руками выглядят так, как будто они идут в столовую или покурить. Человек, у которого в руках газета, скорее всего, направляется в туалет. Кроме этого, постарайтесь брать побольше каких-нибудь бумаг домой, чтобы создать впечатление, что вы работаете и там.
2. Компьютеры обеспечивают впечатление занятости. Если вы пользуетесь компьютером, стороннему наблюдателю это кажется работой. Вы можете читать личную почту, сидеть в чате или раскладывать пасьянс. Если за этим занятием вас застанет босс, объясните, что вы осваиваете новые программы и экономите компании стоимость тренингов.
3. Завал на столе. Только высшее начальство может иметь чистый стол. Для всех остальных это признак того, что они ничего не делают. Разложите пачки документов потолще по всему столу. Со стороны прошлогодние документы выглядят так же, как и текущие - важен именно объем. Разложите документов побольше в разные кучки. Если вы ждете кого-нибудь, засуньте нужный этому человеку документ в середину кучи, и найдите его там, когда этот человек появится.
4. Автоответчик. Никогда не берите трубку, если у вас есть автоответчик. Люди не звонят спросить про ваше здоровье - они звонят, чтобы заставить вас что-то СДЕЛАТЬ. Так не пойдет. Прослушивайте сообщения на автоответчике время от времени, и если кто-то оставил вам сообщение с потенциальным прибавлением работы - перезвоните ему во время перерыва, когда его точно нет на месте и оставьте сообщение на автоответчике.
5. Выглядите раздраженно. Всегда старайтесь выглядеть раздраженно - это создает у босса впечатление, что у вас запарка.
6. Уходите с работы поздно. Всегда старайтесь уйти с работы попозже, особенно, когда босс еще не ушел. В это время можно заняться решением кроссвордов или чтением журналов, на которые у вас не остается времени. Направляясь домой, обязательно пройдите мимо кабинета босса. Посылайте ему важные электронные сообщения в нерабочее время (22:10, 7:05) а также в выходные и праздничные дни.
7. Пополните словарный запас. Почитайте новые компьютерные журналы и выберите неизвестные слова. Свободно употребляйте их в речи при разговоре с начальством. Запомните: Ему не обязательно вас понимать, но звучать это будет внушительно.
8. Имейте 2 пиджака. Если вы работаете в большом офисе, всегда оставляйте запасной пиджак на спинке стула. Это производит впечатление того, что вы где-то здесь и отошли на минутку. Второй пиджак надевайте, когда вы гуляете или решаете личные проблемы в рабочее время.

Для того, чтобы работать в какой-то сфере необходимо пройти некий путь обучения. Несмотря на наличие понятия «офисный планктон», все же есть люди, которые стремятся стать офисными работниками. Это такая же работа, как и любая другая, со своими минусами и плюсами. Все зависит от того, кем именно работать в офисе, в зависимости от этого будет отличаться и требования к вашим знаниям. Если вы работаете в офисе и вам необходимо заказать офисный переезд в спб , вы можете заказать офисный переезд в спб в компании КУРЬЕРу.

Офисные работники могут быть самых разных специальностей в зависимости от специфики самого офиса. Основное требование к офисному работнику это умение обращаться с компьютером и оргтехникой. Кроме этого необходимо уметь работать с документами, отличаться терпением и усидчивостью. Для того, чтобы занимать некоторые должности при работе в офисе, не обязательно получать высшее образование, достаточно получать среднее или профессиональное образование, или просто посетить специализированные курсы.

Каждая работа подразумевает наличие каких-то навыков и индивидуальных характеристик. При их отсутствии, приходится их развивать для того, чтобы обеспечить себе будущее в работе. Таким образом, по пути к становлению офисного работника, необходимо воспитывать в себе такие качества как терпение, усидчивость, внимательность, аккуратность, пунктуальность и т.д. Профессиональные навыки придут со временем, и вы сможете добиться успеха в работе, если работать и совершенствоваться, повышая эффективность работы.

Многие работодатели проводят обучение офисных сотрудников за свой счет. Это позволяет им повысить эффективность работы. В свою очередь, для офисных сотрудников выгодно повышать свою квалификацию и профессионализм, потому что это позволяет им занимать более высокие должности и получить соответствующую зарплату. К офисным работникам относятся: секретари, переводчики, экономисты, бухгалтеры, юристы, финансисты, кадровики и т.д. Все они должны обладать знаниями по своему профилю, хотя они все и относятся к большой категории офисных работников.

Кроме курсов по повышению квалификации, офисные работники должны также пройти подготовительный курс по охране труда. Обучение офисных работников, которые уже работают в офисе, осуществляется двумя способами, с отвлечением и без отвлечения от производственного процесса. Для того, чтобы не отрывать офисных работников от работы на долгое время, приглашается тренер, который проводит обучающие тренинги прямо в офисе. Проведенные тренинги направлены на повышение профессионализма кадров. До того как стать офисным работником, ознакомьтесь со всеми минусами и плюсами этой работы, чтобы не сомневаться в правильности своего выбора.

Если материал был полезен, вы можете или поделиться данным материалом в социальных сетях:

Навыки и умения, без которых офисным работникам делать нечего в современном корпоративном мире!

• Что должны знать и уметь офисные работники?
• Без чего рассчитывать на какой-либо успех тщетно?

10 НАВЫКОВ ОФИСНЫХ РАБОТНИКОВ !

1. Коммуникабельность.

Живя в лесу или на необитаемом острове, можно об этом особо не беспокоиться. Всяким белкам и насекомым достаточно будет что-то мычать нечленораздельное. В современных офисах, подобное мычание в исполнении офисного работника, трудно себе представить. Так рухнет самая крутая и успешная компания. Работники, коллеги, клиенты – не белки, а офис – не лес! Офисная работа предполагает совместную деятельность разных людей для достижения целей компании, а именно – рост, развитие и увеличение прибыли. Помогая компании достигать эти цели, работник – увеличение личного дохода, карьерный рост, самореализация и так далее.

• Самый первый навык офисного работника – умение общаться!

Коммуникабельность подразумевает - умение знакомиться, поддерживать разговор, правильно выражать свои мысли, давая подчинённым чёткие указания. Приятно работать бок о бок с общительным коллегой, умеющим и пошутить, и что-то подсказать, а не с памятником, который целый день тихо просидит в своём углу. Это качество является тем более важным, если работник амбициозен, и не планирует просидеть годы на одном и том же месте, а хочет сделать успешную карьеру.

Ещё один важный аспект – это умение офисного работника чётко выразить свои мысли, если есть желание сделать успешную карьеру. Как известно, время – это самый ценный ресурс. Если руководитель вынужден полчаса мусолить подчинённым суть проблемы и, как он хотел бы, чтобы её решили, только из-за того, что не умеет правильно сформировать и выразить свои мысли, то это неэффективное расходование времени. А вот другой руководитель, умеющий чётко и лаконично излагать мысли, смог бы объяснить своё видение проблемы подчинённым, скажем, за 5 минут, причём таким образом, что всем сразу станет всё ясно. Это же касается и чрезмерно затянутых совещаний, планёрок и т.д.

2. Владение компьютером.

Если бы пару десятков лет тому назад, вы сообщили на работе, что хорошо владеете компьютером, то на вас посмотрели бы как на инопланетянина. Сегодня же - всё с точностью до наоборот. Неумение офисным работником пользоваться компьютером, не лезет ни в какие ворота... Такой работник воспринимается, как отставший от жизни и современных офисных требований.

• Как правило, освоить компьютер большого труда не составляет, тем более, если уже даже многие пенсионеры им овладели. Без этого офисному работнику сегодня – никак!

3. Выносливость.

В компаниях работы для каждого работника становится всё больше, ежемесячные и ежеквартальные планы всё повышаются. Конкуренция вынуждает владельцев бизнесов к тому, чтобы больший объём работы выполнялся меньшим количеством офисных работников . Обладающие и выносливостью работники, способны не только выдерживать эти нагрузки, а и думать о карьерном росте. Самым главным источником повышения выносливости является спорт. Активно им занимаясь, мы становимся более тренированными, что и позволяет нам легче выдерживать ежедневные офисные нагрузки. Необходимо стараться всегда держать себя в хорошей физической форме, и не только для офисной работы.

• Занятия спортом – это одна из форм инвестиций в собственное будущее!

4. Интеллект.

Разумеется, он имеет большое значение не только для офисной работы, а может "пригодиться" во многих жизненных ситуациях. Вряд ли кто-то будет с этим спорить. А почему интеллект является столь важным для офисного работника? Потому что количество знаний, необходимых для преуспевания, с каждым годом возрастает, причём они усложняются. Количество информации увеличивается лавинообразно. Офисный работник, с низким уровнем интеллекта, обязательно столкнётся со сложностями при оперировании большими объёмами информации. Умственные способности у разных людей могут отличаться кардинально. Но давно доказано, что, если ум не тренировать и не развивать, то самый высокий интеллект может трансформироваться в посредственный. Чтобы была возможность как следует, нужно заботиться о .

• Необходимо постоянно что-то полезное читать, нагружать мозги и развивать память. Как и другие мышцы, если мозг не нагружать, то он дряхлеет, ослабевает и становится неспособным и задачи.

5. Стрессоустойчивость.

С этим можно работать, тренировать и развивать. Если рядового офисного работника доводит до белого каления низкооплачиваемая работа, то как же он собирается делать карьеру, занимаясь впоследствии более важными и ответственными делами? Офисным работникам, нацеливающимся на что-то большее, необходимо тренировать в себе спокойное отношение к жизни и неудачам. Не винить себя после каждой неудачи в том, что совершивший её бедолага - ни на что не способен... И не повторять постоянно: «Ну вот! Я так и знал, что провалюсь». При совершении ошибки, достаточно напомнить себе, что все их делают, и это вполне естественно - периодически оказываться не на высоте. В офисной работе бывает всякое... Раз ошибка всё же произошла, необходимо просто разобраться в , которые к ней привели, и двигаться дальше.

Полезно также помнить, что всегда будут происходить события, способные вывести из себя даже спокойного офисного работника, а нервного и подавно. Часто можно видеть таких "профессионалов", которые, занимая какую-то примитивную должность, постоянно находятся на грани нервного срыва. Они какие-то дёрганые, нервные, вечно на взводе. А что же будет с психикой таких офисных работников, если их повысят, и работа станет более ответственной и напряжённой? А можно встретить и профессионалов, которые, занимаясь массой дел в течение рабочего дня, спокойно решают одну задачу за другой, методично справляясь с ворохом проблем, оставаясь при этом спокойными и уравновешенными. Они поняли одну важную вещь: нервное перенапряжение очень сильно забирает . А занимаясь делами спокойно, эта энергия накапливается и перенаправляется непосредственно на выполняемые ежедневные дела, в результате, уравновешенный работник успевает за день гораздо больше своих нервных коллег.

• Стрессоустойчивость – это умение выполнять свои рабочие обязанности, а также способность эффективно решать возникающие ежедневно проблемы, не расходуя на это излишней нервной энергии.

6. Умение улаживать конфликты.

Практически в каждом офисе можно встретить работников, являющихся зачинщиками конфликтов и постоянными источниками какого-то напряжения. Даже если они работают очень хорошо, то начальство терпит этих источников офисных проблем лишь до поры до времени. А есть такие офисные работники, которые только своим видом внушают какое-то спокойствие и умиротворённость, прекрасно . Это не только ценный офисный навык, а полезное умение и за пределами офиса. Гораздо разумнее и полезнее научиться быть одним из таких работников, нежели зачинщиком офисных склок и скандалов. Умение офисного работника улаживать конфликты - позволяет сберечь здоровье, испытывать меньше стрессов и депрессий. Также, как отмечалось в предыдущем пункте, это даёт возможность выполнять за день гораздо больше дел, не тратя драгоценную энергию на конфликты и скандалы.

• Что касается начальства, то оно очень ценит таких офисных работников и, если возникает необходимость кого-то повысить, то мастера урегулирования конфликтных ситуаций... одними из первых приходят на ум.

7. Трудолюбие.

Если "работяга" ленивый от природы, то как бы он ни маскировал это, рано или поздно окружающие поймут, что работник ленив и , а работает в офисе хорошо только тогда, когда за ним наблюдают. Полное или частичное отсутствие трудолюбия у офисного работника чревато тем, что при первом же кризисе, тунеядцы окажутся наиболее вероятными кандидатами на увольнение. А просить о каком-то повышении заработной платы для них – настоящая мука. Если начальство заподозрит кого-то из подчинённых в том, что он работает спустя рукава, то повышение зарплаты такому работнику для руководства будет - самой последней задачей в списке приоритетов. Часто такие "трудяги" подолгу и безрезультатно оббивают пороги кабинета босса, тщетно пытаясь выбить для себя хоть какое-нибудь увеличение жалования.

8. Нормальный внешний вид офисного работника.

Иногда бывает так, что, зайдя в офис какой-то компании - не поймёшь: то ли ты попал на вокзал, то ли все сотрудники только что вернулись с субботника... Ну, куда это годится? А что думают клиенты, зайдя в такой офис? Наводит ли это их на мысль о серьёзности и надёжности фирмы? Если кто-то решил достичь чего-то существенного, то и одеваться необходимо соответствующим образом. Для офисных работников самым подходящим был и остаётся - деловой стиль одежды. О внешнем виде мужчин .

• Даже если руководство не акцентирует на этом внимание, вы должны сами приучить себя одеваться соответствующим образом.

9. Память.

Не всегда есть возможность записывать все задания и поручения в блокнот. Зачастую, офисному работнику суть многих поручений необходимо улавливать на лету, и немедленно приступать к их реализации. Если же какие-то существенные детали будут периодически забываться, то на реализацию дела будет затрачиваться гораздо больше времени. Эти постоянные переспрашивания и уточнения заставят шефа, в конце концов, задуматься об умственных способностях работника.

• Поэтому, старайтесь при каждой возможности тренировать собственную память. Методик развития памяти существует масса, причём многие можно отыскать при помощи всего нескольких кликов компьютерной мыши.

10. Поиск информации.

Способность быстро находить нужную информацию – это такой офисный навык, который пригодится практически на любой должности. Одни работники могут потратить полдня на то, чтобы отыскать срочно потребовавшуюся информацию, а другие смогут найти её в Интернете за пять минут. В Сети можно отыскать всё что угодно, или практически всё. Разница лишь в том, что одни работники умеют это делать, а другие будут часами бродить по бескрайним просторам, но, так ничего и не найдут...

Есть и другие условия успешности офисных работников , но без этих десяти – делать вообще нечего!