Табель учета рабочего времени заполнение. Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер	расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС	инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС	отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции	инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата	сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

трудящимся неофициально;
внешним совместителям;
работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
Коды по ОКУД и ОКПО.
Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

лицо, ведущее документ (если таковой есть)
представитель отдела кадров;
начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

работают круглосуточно, посменно;
используют гибкий график;
организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.

Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном - это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

рабочие дни,
выходные,
больничные,
отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же - подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение - ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

В табеле указываются все работники, в том числе:

принятые на сезонную работу,
учащиеся с оплатой труда,
временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц - для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать - остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

ФИО сотрудника.
Должность сотрудника.
Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 - универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно. Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме. Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
Указывается ОКПО.
Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
Указывается номер документа.
Отчетный период - срок, за который рассчитывается зарплата.
Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 - осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
Заполняется ежедневно.
Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 - причина, по которой это произошло.
В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

Заполняется табель уполномоченным на это лицом. Им может быть любой сотрудник, выбранный руководителем организации. Это происходит либо с выпуском специального составленного приказа, либо с указанием этих обязанностей в договоре. В противном случае незаконно требовать заполнения документов от какого-либо сотрудника, т.к. это не входит в его прямые обязанности.

В больших компаниях после заполнения табель передается на сверку сотруднику отделов кадров, а только после этого подписывается руководителем и передается в бухгалтерию.

Какие проблемы могут возникнуть в организации из-за неправильного заполнения табеля

Если в организации будет отсутствовать табель, это повлечет наложение штрафа при проверке организации соответствующей инспекцией. Обратить внимание на заполнение документов с учетом рабочего времени могут и в ходе налоговой проверки. Такие ситуации возникают, если заработная плата занимает существенный % от общего количества расходов организации, и есть подозрения в завышении этих выплат.

Типичные ошибки при заполнении:

Не были указаны данные о работе сверх нормы, т.е. переработки и сверхурочные часы.
Неверно указаны соответствующие коды.
Данные о зарплате, указанные в табеле, не соответствуют выплаченным фактически.

Ошибки в заполнении могут повлечь наложение штрафа в размере 5 000 рублей. Если же табель отсутствует на рабочем месте во время проверки инспекцией, то штраф для руководителя предприятия может достигать до 50 тысяч рублей.

Если заполнить табель учета рабочего времени по правилам и своевременно, то никаких проблем возникнуть не должно.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

Инструкция по учету использования рабочего времени

1 Общие положения

1. Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.
2. Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.
3. Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор). В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.
4. В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней. В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.
5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.
6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий. Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1. Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.
2. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.
3. В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.
4. Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).
5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).
6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.
В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).
8. Учет работы сверхурочно.
В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.
Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.
Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.
В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:
— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;
— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;
— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день. Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.
Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.
В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка). Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» (в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии. На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К». Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников
12.1 Временный перевод внутри подразделения
Временный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников. Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.
12.2 Перевод между подразделениями.
Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников. Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:
— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;
— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);
— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;
— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1. Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2. В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1. Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:
— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;
— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;
— за своевременное представление информации об отработанном времени:
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;
» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2. Руководители подразделений несут ответственность:
— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);
— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);
— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;
— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Заполнение табеля учета рабочего времени 11.01.2016

Заполнение табеля учета рабочего времени

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени – формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 N 1 Госкомстата РФ, прошли проверку практикой. И на сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе госкомстатовскую форму табеля учета рабочего времени, утвердив ее для себя приказом.

В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.

Выбираем метод регистрации

Затраты рабочего времени можно учитывать в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Выбираем способ отражения нескольких обозначений в один день

Здесь также есть несколько равноправных вариантов. Некоторые специалисты ставят эти обозначения через дробь (например, ОЖ/Я), некоторые заводят две учетные записи в отношении одного работника. Госкомстат допускал при необходимости увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Выбираем способ фиксации точного времени

Учет рабочего времени должен быть точным, то есть необходимо учитывать не только полные часы, но и минуты рабочего времени. Например, при привлечении работника к сверхурочной работе на полтора часа в табеле может стоять отметка 1: 30 (1 час 30 минут) либо 1,5 (одна целая пять десятых часа).

Будьте внимательными при переводе минут в сотые доли часа. 1 минута в виде десятичной дроби – это 0,0166666667 часа.

С отрезками времени в 15 минут (0,25 часа), 30 минут (0,5 часа), 45 минут (0,75 часа) все просто. А вот перевести в часы 10-минутное опоздание или 40 минут сверхурочной работы сложнее.

Выбираем способ внесения изменений в табель

Вносить изменения в «закрытый» табель приходится нередко. Чаще всего исправляются «НН» – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств), когда эти обстоятельства выясняются только в следующем месяце. Например, работник приносит листок нетрудоспособности, пишет объяснительную записку, и работодатель признает причины отсутствия неуважительными и др.

Но исправлять приходится не только код «НН». Например, с 20 мая работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 дней. В табеле на основании приказа стоят отметки «ОТ», а в июне отпускник приносит больничный на период с 23 по 28 мая. Данные в закрытом табеле оказываются неверными.

Распространен вариант оформления корректирующего табеля. Он составляется в отношении того работника, сведения о котором необходимо исправить. В название документа добавляется слово «корректирующий». В остальном форма и порядок оформления такого документа аналогичны основному табелю.

Еще один вариант – дополнить форму табеля реквизитом «Вид табеля» с вариантами заполнения «первичный», «корректирующий».

На заметку!

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

И если форма табеля учета рабочего времени утверждена приказом руководителя, то вносить изменения в форму рекомендуем также приказом руководителя.

Определяем условные обозначения отработанного и неотработанного времени

Госкомстат предлагал достаточно широкий набор условных обозначений. Сначала остановимся на самых распространенных кодах (именно принятых Госкомстатом).

Код «Я» (цифровой 01) обозначает продолжительность работы в дневное время. В народе этот код расшифровывается как «явка». Это порождает ошибку обозначать «Я» весь период отработанного работником времени за смену, а другими кодами уточнять, сколько из этого времени пришлось на ночные часы, сверхурочные и т.д.

Например, смена работника составляет 11 часов, из которых 2 часа приходятся на ночное время. В этом случае коду «Я» будут соответствовать только 9 часов, а коду «Н» – 2 часа рабочего времени. Если поставить «Я» 11 и «Н» 2, то получится 13-часовая рабочая смена.

Неполное рабочее время, установленное по соглашению сторон или по просьбе работника, также обозначается кодом «Я».

Но если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством, то в этом случае отмечается код «НС» (цифровой 25). Какие это причины? В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. В случае, когда такие причины могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 1 и 5 ст. 74 ТК РФ).

Ежегодный основной отпуск обозначается кодом «ОТ» (цифровой 09), ежегодный дополнительный – «ОД» (цифровой 10). Как мы помним, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) и в табеле за этот праздничный день тоже должны иметь соответствующую отметку.

Периоды временной нетрудоспособности в случае назначения пособия согласно законодательству обозначают кодом «Б» (цифровой 19), без назначения пособия – кодом «Т» (цифровой 20). Думается, в обоих случаях речь идет о нетрудоспособности, которая установлена уполномоченными на это лицами и подтверждена листком нетрудоспособности.

Например, работник трудится в двух организациях, но получил один листок нетрудоспособности и предъявил его по основному месту работы. Основной работодатель назначит пособие и проставит в табеле код «Б». А вторая организация обозначает в табеле период отсутствия работника-совместителя кодом «Т», так как нетрудоспособность установлена, но оснований оплачивать этот период не имеется* .

Практика иногда подкидывает такие ситуации, обозначений для которых Госкомстат не предусмотрел.

Например, работник не явился на работу. Позже представил объяснительную – экстренно отвозил жену в больницу в соседний город. Причину отсутствия работодатель счел уважительной. И что ставить в табеле? Для таких случаев можно добавить дополнительный код, например, УП (уважительные причины), НУП (неявка по уважительной причине) или др.

* Согласно п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» один из обязательных документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности – это листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. В соответствии с этим документом:

«4. Выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

4.1. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят у других работодателей (другого работодателя), выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина.

4.2. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), выдается либо несколько листков нетрудоспособности для представления по каждому месту работы в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка, либо один листок нетрудоспособности для представления его по одному из последних мест работы по выбору гражданина в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка».

Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени " применяется для учета рабочего времени.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

·····