Формула расчета командировки от оклада. Алгоритм и особенности расчета зарплаты для месяца, в котором была командировка – правила, формулы, примеры

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

• Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
  • За август 2014 года: 15 714,29 руб. (30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн.)
  • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. (30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн.)
• Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
  • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
• Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • 230 дн. (245 – 10 – 5)
• Средний заработок за рабочие дни командировки:
  • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
• Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
  • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
• Итого оплата дней командировки:
  • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье .

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

• за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

• не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
• выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами . Такими документами могут служить, например:

• для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

• на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы на оплату услуг связи,
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
• сборы за выдачу (получение) виз,
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет , то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

• расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
• расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

• В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;

• В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
  • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

• на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
• на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов

Дебет счета	Кредит счета
26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации		Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 (51)	Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы
26 (08, 20, 25, 23, 44)		Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 (51)	Выплачена заработная плата работнику

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ
2. Налоговый кодекс РФ
3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
4. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922)
5. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
6. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
7. Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19
8. Письма Минфина России:

• от 25.04.2013 № 03-04-06/14428
• от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
• от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Случается, что работник, устроившись в организацию или к предпринимателю, с первого рабочего дня уходит в отпуск. Также не исключено, что первый рабочий день совпадет с началом служебной поездки. Чтобы начислить отпускные или оплатить время командировки, бухгалтеру необходимо рассчитать средний заработок. Но использовать обычный алгоритм нельзя, поскольку фактически начисленная зарплата и фактически отработанный период отсутствуют. В такой ситуации делать вычисления нужно по специальным формулам, о которых рассказано в этой статье.

Вводная часть

Правила расчета среднего заработка приведены в статье Трудового кодекса и в Положении об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (утв. постановлением Правительства РФ ; далее — Положение). Согласно этим документам, для расчета среднего заработка необходимо определить средний дневной заработок и умножить его на количество рабочих дней командировки, либо на количество календарных дней отпуска.

В общем случае алгоритм вычисления среднего дневного заработка выглядит следующим образом. Сначала надо взять заработную плату, фактически начисленную сотруднику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска или командировки. Затем, если речь идет об отпускных, заработную плату за 12 предшествующих месяцев необходимо разделить на 29,3 (п. 10 Положения). Если речь идет о командировке, то заработную плату за предшествующие 12 месяцев надо разделить на количество дней, фактически отработанных в течение этих 12-ти месяцев (п. 9 Положения).

Но в ситуации, когда начало командировки или отпуска совпало с началом работы в данной организации, фактически начисленная зарплата отсутствует. Тогда средний заработок нужно определять по-другому, а именно — исходя из тарифной ставки или оклада работника. Так сказано в пункте 8 Положения. Рассмотрим, как применять эту норму при различных системах оплаты труда.

Окладная система

Это самый простой из всех возможных вариантов. Чтобы найти средний дневной заработок для оплаты командировки, бухгалтер должен разделить оклад на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, в котором сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять оклад и разделить его на 29,3.

Пример 1

В сентябре 2016 года в организацию приняли двух новых работников: Иванова и Петрова. Оклад каждого из «новичков» составил 40 000 руб. в месяц.

Иванову с первого дня работы был оформлен отпуск на 7 календарных дней.

Бухгалтер определил, что средний дневной заработок Иванова составил 1 365,19 руб.(40 000 руб.: 29,3). Размер отпускных равен 9 556,33 руб.(1 365,19 руб. х 7 дн.).

Петров в первый день работы отбыл в служебную командировку на 5 рабочих дней.

При расчете среднего дневного заработка Петрова бухгалтер учел, что в сентябре 2016 года 22 рабочих дня. Таким образом, средний дневной заработок составил 1 818,18 руб.(40 000 руб.: 22 дн.). За период командировки Петров получил 9 090,9 руб. (1 818,18 руб. х 5 дн.).

Тарифная система

При тарифной системе оплаты труда работодатель чаще всего устанавливает для сотрудника часовой или дневной тариф, то есть ставку за отработанный час или день. На основании этих показателей бухгалтер должен определить расчетную месячную ставку, которую можно условно назвать аналогом оклада.

Если установлен часовой тариф, то расчетная месячная ставка равна часовому тарифу, умноженному на количество рабочих часов в году и деленному на 12 месяцев.

Если установлен дневной тариф, то расчетная месячная ставка равна дневному тарифу, деленному на 8 часов, умноженному на количество рабочих часов в году и деленому на 12 месяцев.

Далее необходимо определить средний дневной заработок. Для этого в случае командировки нужно разделить расчетную месячную ставку на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, когда сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять расчетную месячную ставку и разделить ее на 29,3.

Пример 2

В сентябре 2016 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 375 руб. в час. С первого дня работы сотруднику оформлен отпуск на 10 календарных дней.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 61 687,5 руб. (375 руб. х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 2 105,38 руб. (61 687,5 руб.: 29,3). Размер отпускных составляет 21 053,8 руб. (2 105,38 руб. х 10 дн.).

Пример 3

В сентябре 2016 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 2 000 руб. в день. С первого дня работы сотрудник отбыл в служебную командировку на 10 рабочих дней.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 41 125 руб.(2 000 руб.: 8 часов х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 1 869,3 руб. (41 125 руб.: 22 дня). За период командировки работник получил 18 693 руб. (1 869,3 руб. х 10 дн.).

Сдельная система

При сдельной оплате труда работник получает вознаграждение не за отработанное время, а за выполненный объем работ. Соответственно, ни оклад, ни тарифная ставка для него не установлены. В такой ситуации средний дневной заработок следует определять исходя из норм труда. Это нам подтвердил заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Иван Шкловец (см. ).

Алгоритм расчет будет таким. Прежде всего, нужно взять сдельную расценку, то есть плату за единицу изделия, и умножить на часовую норму выработки. Полученную величину примем за часовую ставку работника.

После этого часовую ставку надо умножить на количество рабочих часов в году и разделить на 12 месяцев. В итоге получится расчетная месячная ставка (условно ее можно назвать аналогом оклада).

Затем следует вычислить средний дневной заработок. Для этого в случае командировки нужно разделить расчетную месячную ставку на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, когда сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять расчетную месячную ставку и разделить ее на 29,3.

Пример 4

В сентябре 2016 года в производственное подразделение компании устроился новый рабочий. Согласно нормам выработки, установленным в данной организации, рабочий должен производить 2 детали в час. Оплата его труда составляет 100 руб. за одну деталь. В первый рабочий день новому сотруднику предоставили отпуск на 14 календарных дней.

При расчете отпускных бухгалтер учел, что в 2016 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа.

Таким образом, часовая ставка рабочего составляет 200 руб. (100 руб. х 2 шт.). Расчетная месячная ставка равна 32 900 руб. (200 руб. х 1974 часа: 12 мес,). Средний дневной заработок равняется 1 122,87 руб.(32 900 руб.: 29,3). Сумма отпускных — 15 720,1 руб.(1 122,87 руб. х 14 дн.).

Пример 5

В сентябре 2016 года в производственное подразделение компании устроился новый рабочий. Согласно нормам выработки, установленным в данной организации, рабочий должен собирать 5 изделий в час. Оплата его труда составляет 40 руб. за сборку одного изделия. В первый рабочий день новый сотрудник отбыл в служебную командировку на 4 рабочих дня.

При оплате командировки бухгалтер учел, что в 2016 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа, а в сентябре 2016 года 22 рабочих дня.

Таким образом, часовая ставка рабочего составляет 200 руб. (40 руб. х 5 изделий). Расчетная месячная ставка равна 32 900 руб.(200 руб. х 1974 часа: 12 мес,). Средний дневной заработок равняется 1 495 руб.(32 900 руб.: 22 дн.). За период командировки рабочий получил 5 981,82 руб. (1 495 руб. х 4 дн.).

Перед большинством предприятий встаёт необходимость командирования подчинённых. Это как долгосрочные, так и короткие поездки на большие и малые расстояния, длительность которых определяет руководитель на основании объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом важно не только организовать поездку, но и правильно рассчитать командировочные.

Расчёт командировочных в 2018 году

Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.

Не считаются командировкой:

• поездки в рамках работы разъездного характера;
• работа вахтовым методом.

Расчёт среднего заработка

Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.

Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 предыдущих календарных месяцев

Когда сотрудник принят менее года назад, для расчёта берут время, отработанное на момент отъезда. Если командируется человек, только оформивший договор, оплата производится по официальному окладу.

Таблица: определение среднедневного заработка для командировки

Наименование показателя	Значение
Расчётный период	12 месяцев, предшествующих месяцу начала командировки: сумма рабочих дней в каждом месяце
Расчётная сумма	Зарплата, надбавки, трудовые премии, плата за сверхурочную работу, простои
Исключаются из расчётной суммы	Социальные и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.)
Среднедневной заработок	Расчётная сумма / количество рабочих дней за последние 12 месяцев
Лимиты, понижающие коэффициенты	Нет

Что не входит в расчёт среднего заработка

При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Время нахождения на больничном листе не входит в расчётный период среднего заработка, не учитываются и выплаты по нему

Пример расчёта среднего заработка

Работник принят в организацию 22.10.2015. Дата отправления в командировку - 06.09.2017 (среда). Дата возвращения - 15.09.2017 (пятница). Предприятие работает по стандартной пятидневной неделе.

Период для расчёта оплаты командировочных дней - с 01.09.16 по 31.08.17. Не включаются:

• 10 дней отпуска за свой счёт (с 01.06.2017 по 10.06.2017);
• 28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017);
• 5 дней больничного (с 01.09.2016 по 05.09.2016).

За указанный 12-месячный период заработано:

• зарплата - 465 000 руб.;
• отпускные - 33 000 руб.;
• больничный лист - 3 800 руб.

Расчётная сумма = 465 000 руб. (больничные и отпускные не принимаются в расчёт). Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов).

Дневной средний заработок = 465 000 руб. / 204 = 2 279,41 руб.

Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).

Средний заработок на время командировки = 2 279,41 руб. *7 = 15 955,87 руб.

Расчёт суточных

Суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные полагаются работнику за все дни пребывания в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, время в пути (в т. ч. и вынужденные остановки) также оплачиваются. Не начисляются суточные при однодневных командировках по России.

Для расчёта суточных нужно определить продолжительность и дальность поездки. Если человек из пункта командирования может каждый день приезжать домой, суточные не платятся. Такая возможность определяется руководством в зависимости от отдалённости, транспортной доступности, сути поручаемой задачи, необходимости условий для отдыха подчинённого.

Размер суточных законодательно не ограничен, но должен регламентироваться коллективным договором или другим локальным актом. Кроме того, утверждены максимальные суммы, не подлежащие налогообложению. А с 2017 года со средств, превышающих норму, взимается не только НДФЛ, но и страховые сборы. Нормы составляют:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные платят за каждый день, даже за неполный, то есть если поезд у работника отправляется в 23:50, то за этот день ему так же положены суточные

К примеру, человек отправился в командировку в воскресенье 04.02.2018 и возвращается в субботу 10.02.2018. За 7 дней командирования при установленном размере 500 руб. в сутки общая сумма суточных будет равна:

500 руб. * 7 = 3500 руб.

Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств. При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию - в рублях.

Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолёт вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

СПС «КонсультантПлюс»

Если человек отправляется в две страны (или более), суточные на день пересечения границы платятся инвалютой в сумме, полагающейся для места прибытия.

Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2 000 р. - при командировках в страны СНГ, 2 500 р. – при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля - в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 р., а за 9 апреля - в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 р.

СПС «КонсультантПлюс»

Пересечение границы отслеживается по отметкам в загранпаспорте сотрудника. Суточные в инвалюте выдаются по актуальному курсу на день начисления суточных.

Видео: суточные в 2018 году

Оплата больничного в командировке

При болезни работника в командировке происходит приостановка задания до момента готовности человека к труду. В такой ситуации поездку нужно продлить.

Прежде всего заболевший должен обратиться в медицинское учреждение, чтобы зафиксировать своё состояние и получить подтверждающий акт. Пособие по временной нетрудоспособности будет произведено в обычном порядке и лишь после предоставления бухгалтеру предприятия больничного листа.

За дни болезни средний заработок не начисляется, а выплачивается пособие.

Заболевшему предприятие:

• возмещает деньги за съём жилья, если он не пребывал на лечении в больнице;
• платит суточные за все дни, даже когда он не в состоянии выполнять задание или вернуться домой.

Командировочные расходы и расчёт отпускных

В расчёт отпускных не включаются периоды отсутствия сотрудника, обеспечиваемые средним заработком. Командировка исключается из расчёта отпускных, ведь человек покидает своё рабочее место, хоть и по рабочим потребностям.

Видео: оплата командировки в выходной день

Командировка за чужой счёт

Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.

Принимающей стороной возмещаются:

• расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
• расходы на средства передвижения - в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат.

Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.

Справка-расчёт командировочных

Справка-расчёт обеспечивает первичную учётную документацию. Её выписывают для того, чтобы было дополнительное юридическое основание фиксации конкретных сумм командировочных расходов.

Законодательно образец бухгалтерской справки-расчёта не установлен. Организациям лучше составить её самим с учётом индивидуальных деловых тонкостей и отличий в делопроизводстве и утвердить актом руководителя компании или учётной политикой.

Как правило, заполнением бланка бухгалтерской справки-расчета занимается только бухгалтер фирмы

Чтобы оформить справку-расчёт командировочных, нужно указать в ней реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату составления;
• название организации или ИП;
• вид и сумму командировочных расходов;
• Ф. И. О. лица, составившего документ.

Расчёт зарплаты с учётом командировки

Зарплата в поездке начисляется только за рабочие дни организации и направляемого сотрудника. Поэтому важно следить за табелем учёта рабочего времени, тем более если предприятие функционирует по нестандартному графику. Если выходные попадают в командировочный интервал, они не должны оплачиваться. Однако если свой выходной человек провёл в дороге к пункту назначения или обратно либо выполнял трудовые функции, он получает оплату в двукратном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного отгула.

За период командирования обычная зарплата начисляться не должна. Человеку полагается средний заработок, даже если поездка длится всего один день.

При расчёте зарплаты опираются на табель учёта рабочего времени

Пример: как рассчитать и оплатить командировку в 2018 году

Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.

Расчётный период: 1 января - 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).

Начисление среднего заработка происходит следующим образом:

• 11 месяцев по 25 000 руб.;
• в июле - 25 000 руб. х 11 дн. / 21 дн. = 13 095,24 руб.;
• всего - 25 000 руб. х 11 м. + 13 095,24 руб. = 288 095,24 руб.

Средний заработок: 288 095,24 руб. / 237 дн. = 1 215,59 руб.

Командировочные дни оплачиваются в размере: 3 646,77 руб. (1 215,59 руб. х 3 дн.).

Рассчитываем заработную плату: 25 000 руб. / 17 дн. × 14 дн. = 20 588,23 руб.

Общий январский доход сотрудника составит: 20 588,23 + 3 646,77 = 24 235 руб.

Пример. Расчёт зарплаты за январь 2018 года, если работник был в командировке.

П. Р. Колосов с 9 по 12 января 2018 года был в командировке, за время которой ему начислили средний заработок - 9000 р. Оклад Колосова - 42 500 р. Зарплата за 13 дней января - 32 500 р. (42 500 р.: 17 дн. × 13 дн.). Всего за январь Колосов заработал 41 500 р.

Поскольку из-за командировки человек потерял в зарплате, руководство компании по собственной инициативе предоставило Колосову оплачиваемый отгул.

БСС «Система Главбух»

При командировании подчинённого с неполным рабочим днём также начисляется средняя зарплата, рассчитанная по общему правилу. Размеры возмещения дополнительных командировочных расходов тоже не связаны с режимом работы, они выплачиваются на общих основаниях в полном объёме.

Вопросы, связанные с расходами на командировки, имеют большую актуальность. Учёт их несложен, но требует внимания и чёткого соблюдения правил. Следует помнить об исключаемых доходах и периодах из расчёта среднего заработка, начислении суточных, особенно в заграничных поездках, расчёте заработной платы командированного и ведении отчётности.

Направив сотрудника в другую местность на определенный срок для выполнения производственного задания, работодатель вступает в особые отношения с командированным работником.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Российское законодательство детально описывает возникновение, становление и развитие всех этапов командировки, включающие в себя условия, требования и нормативы.

Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ:

Показатели	Командировка	Разъездной характер работ
Место выполнения	Вне расположения постоянного места работы	Служебные обязанности постоянно выполняются в пути
Периодичность	Разовое поручение	Постоянно в течение длительного времени
Длительность	До 40 дней	Срок неограничен
Приказ по предприятию	Оформляется на каждое задание	Утверждается один раз в начале трудовой деятельности
Документальное оформление	В течение 3 дней после поездки оформляется	Не требуется

Нормативная база

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Скачать некоторые документы вы можете здесь:

Что включается в состав выплат?

Организация, направляя работника на конкретный срок для выполнения производственного задания, обязана компенсировать расходы, связанные с выполнением данного поручения:

• суточные;
• затраты для найма жилого помещения;
• расходы, необходимые для проезда к месту командировки (в оба конца);
• прочие расходы, необходимые для выполнения задания и согласованные с администрацией предприятия.

По среднему заработку или по окладу?

Как оплатить расходы? За командированным сотрудником на постоянном месте работы сохраняется .

Алгоритм начисления оплаты работнику, находящемуся в отъезде, прописан нормативными документами и находит отражение во внутренних положениях организации.

Исключением из правил служит , которое рассчитывается в повышенном размере от оклада.

Когда возможна доплата к командировочным?

Хотя трудовое законодательство гарантирует сохранение оплаты труда на постоянном месте работы, многие работодатели выплачивают дополнительные надбавки откомандированным работникам.

Размеры дополнительных начислений находят отражение в , утвержденном на предприятии. В большинстве своем это касается случаев, когда средний заработок значительно ниже размера оплаты «по окладу».

К установленным законодательно нормам выплаты суточных, организации вправе начислять дополнительные суммы.

Все выплаты, осуществляемые сверх нормы, должны быть прописаны в местных локальных актах.

В Положении о командировках находят отражение следующие вопросы:

• регламент и величина компенсации положенных выплат ( , аренда жилья, проездные расходы);
• алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
• перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
• описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
• прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.

Все дополнительные условия находят отражение:

• в конкретного сотрудника.

Оплата командировки в 2020 году

Общая схема

Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.

Возникающая производственная необходимость командировки отображается в письменном решении работодателя по одной из форм:

• (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а);
• распоряжение.

Бланки форм можно скачать тут:

С 2020 года отменено требование по заполнению командировочных удостоверений, и журнал учета командировок.

Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2020 году подтверждают документы:

• по оплате проезда до места назначения и обратно;
• счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
• договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

• служебным транспортом;
• личным транспортным средством;
• транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

Размер суточных ограничивается количеством дней нахождения в командировке.

Авансовый отчет проходит проверку в экономической службе организации и утверждается руководителем.

Затем производится перерасчет ранее выданных авансовых средств и выводится конечный итог по отчету:

• сотруднику выдается сумма, истраченная сверх полученной раннее;
• работник возвращает в кассу предприятия остаток денежных средств.

За дни нахождения в пункте откомандирования сотруднику производится начисление оплаты труда по среднему заработку.

Основания для выплат

На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:

• уставные реквизиты организации;
• номер регистрации и дата документа;
• индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
• цель производственного задания;
• пункт командирования;
• дата прибытия на место;
• общий срок на выполнение поставленной задачи;
• способ передвижения;
• источник финансирования командировки.

Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку. Работник получает причитающуюся ему сумму по расходному кассовому ордеру.

По возвращению сотрудник сдает все полученные чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.

Основанием для дополнительных выплат будет служить перерасчет раннее полученных авансовых сумм с учетом представленных документов.

Оплата дней

Количество времени, необходимое для расчета суточных, определяется по приложенным к авансовому отчету документам.

Даты приезда и отъезда отражены в транспортных билетах, период проживания – в счете гостиницы.

Суточные оплачиваются за каждый день нахождения в командировке, т.е. за календарное количество дней.

Оплата по средней заработной плате производится на основании графика рабочего времени, заполненного принимающей стороной.

Расчет среднего заработка

Труд работника, направляемого в командировку, оплачивается на основании расчета среднего заработка.

Последовательность действий определяется нормативными актами:

• Расчетным путем находится итоговая величина заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествовавшие периоду командировки.
• Исключаются начисления, которые не могут входить в основную заработную плату (например, или ).
• Определяется количество дней, фактически отработанных сотрудником, за последний год, исключая периоды болезни, командировок и прочих неявок на постоянное место работы.
• Делением величины итогового заработка за последние 12 месяцев на количество дней, отработанных в тот же период, находят размер средней заработной платы.

Учет рабочего времени

Сотрудник, прибывший на место командирования, подчиняется распорядку рабочего времени принимающей стороны.

По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается , заполненный по месту командировки.

Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.

Суточные

Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных».

В итог количества дней для расчета включаются:

• все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
• каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.

Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. - при заграничных командировках.

Предприятия имеют право выплачивать суточные сверх установленных норм, закрепив свои размеры доплат в локальных актах.
Командированный работник не должен отчитываться по использованным суточным.

Возмещение расходов

Расходы, совершенные в разумных пределах, согласно законодательству, и подтвержденные документально, подлежат денежной компенсации.

Однако зачастую субъективная потребность или производственная необходимость вынуждают командированного работника производить дополнительные расходы.

Совершенные по согласованию с руководством и закрепленные в Положении о командировках, данные затраты также принимаются администрацией посылающей организации к возмещению.

За время в пути

Согласно приложенным к авансовому отчету первичным документам (авиа-, ж/д- или авто-билеты) сотруднику оплачивается стоимость проезда.

При использовании служебного или личного транспорта путевые расходы возмещаются на основании предъявленного путевого листа и кассовых чеков АЗС.

Арбитражная практика свидетельствует, что экономически обоснованные затраты на услуги такси, правомочно включать в оплату проезда.

Питание

В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

В этом случае, стоимость завтрака:

• исключается из расчета налога на прибыль;
• учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.

Проживание

Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов.

В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.

Оплачиваются ли багаж и страховка?

Хотя страховой сбор, включенный в стоимость проездного билета, не относится к расходам на проезд, но, в то же время включается в налогообложение прибыли, а, значит, может быть принят к оплате.

Возмещение стоимости багажа носит чисто индивидуальный характер. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать с точки зрения экономической выгоды и производственной необходимости.

Включение оплаты стоимости страхового сбор и багажа в перечень принимаемых расходов, утвержденных локальными актами, избавит от возможных проблем.

Нюансы

Командировка – понятие очень емкое и масштабное. И, как бы хорошо не разбирались в данном вопросе, всегда может возникнуть много сомнений.

Если среднего заработка нет (отработан неполный год)

Для расчета средней заработной платы за не полностью отработанный год за основу принимается другой расчетный период, равный фактическому времени работы на данном предприятии. Количество рабочих дней также рассчитывается за этот же временной отрезок.

Если дни выпали на выходные или праздники

Выполнение служебных обязанностей в выходные или праздничные дни оплачивается не менее, чем в 1,5-2 раза от оклада по штатному расписанию.

Следует иметь в виду, что оплата осуществляется только в том случае, если сотрудник действительно работал в эти дни.

Время в пути рабочим не считается и оплата за этот период не производится.

По нормативам, закрепленным в Положении о командировках, время в пути, выпавшее на выходной или праздничный день, может быть компенсировано предоставлением отгула с оплатой в 1-нарном размере.

Пример:

Инженер Петров В.П. (ООО «Вымпел» г.Москва) был направлен с 8 июня в командировку в филиал фирмы (г.Пермь) для монтажа технологического оборудования сроком на 10 дней. Установка и монтаж производились в срочном порядке, поэтому Петров В.П. работал в выходные и праздничные дни 11,12 и 13 июня. По возвращении в головной офис фирмы инженер написал о предоставлении .

Отгулы сотруднику были предоставлены. Оплата за работу в выходные и праздничные дни с 11 по 13 июня была произведена в одинарном размере.

Если командировка за счет принимающей стороны

Организации заключают соглашение в письменном виде, в котором фиксируется факт возмещения командировочных расходов принимающей стороной.

Выплаты при сменном графике

Оплата труда по среднему заработку происходит за фактические смены явки, опираясь на график работы сотрудника по основному месту работы.

Рабочие смены, которые совпадают с основным графиком, оплачиваются по среднему заработку.

Дни работы в командировочный период, совпадающие по времени с выходными на постоянном месте работы рассчитываются по ставке выходного дня.

Пример:

Технолог Иващенко Р.И. (ООО «Рост» г. Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2. 6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.

График работы по основному месту работы на время командировки	Даты
Рабочие смены	6; 7; 10; 11; 14 июня
Выходные дни	8; 9; 12; 13 июня

За время работы 7, 10,11 июня Иващенко Р.И. было начислена заработная плата по среднему заработку.

Период выполнения трудовых обязанностей 8, 9 и 13 июня было оплачено в двойном размере, согласно Положению о командировках и письменного заявления работника.

Оплата по совместительству

Отправляясь в командировочную поездку, совместитель на другом месте работы оформляет административный .

Выплаты сдельщикам

При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок.

Если нет подтверждающих документов

Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали.

Что делать? Нужно попробовать восстановить.

В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.

Сумма неподтвержденных выплат компенсируется сотруднику. Но при расчете налога на прибыль уже не учитывается.

Кроме того, происходит начисление НДФЛ и страховых сборов.

Как оплатить без посадочного талона?

Оплата командировочных расходов – один из ключевых вопросов в оформлении служебной поездки работника бухгалтером. Как рассчитать положенной сотруднику выплаты – ориентироваться на его стандартную зарплату или взять за основу средний заработок? Свежие новости об изменении суточных в 2017 году требуют особого внимания к этому вопросу.

Начать следует с того, то командировка работника предусматривает сохранение за ним оклада и рабочего места. При этом за время пребывания в служебной поездке предполагает выплату работнику среднего заработка, а также погашение всех возникших в рамках командировки затрат (ст. 167 ТК РФ).

В связи с этим ответ на вопрос: как оплачивается командировка в 2017 году, вполне очевиден – сотрудник получает средний заработок и средства на проживание в виде суточных (если работодатель будет выплачивать зарплату командированному специалисту, то он нарушает трудовое законодательство).

По возвращении из поездки работник в течение трех дней обязан представить в бухгалтерию:

• Квитанции, чеки и иные платежные документы, подтверждающие денежные траты;
• Авансовый отчет.

Стоит отметить, что образец авансового отчета по командировке в 2017 году сохранил свой прежний вид (за основу можно брать прошлогодний вариант).

Расчет среднего заработка для командировочных

Для того чтобы определить размер среднего заработка для расчета командировочных выплат сотруднику необходимо (Постановление Правительства №922):

• Определить величину зарплаты за предшествующие 12 месяцев;
• Учесть все выплаты сотруднику за год, включая премии, вознаграждения, гонорары, надбавки, повышающие коэффициенты, которые связаны с выполнением им его трудовых обязанностей;
• Исключить социальные выплаты (материальная помощь к отпуску, проезд, питание и т.п.);
• Не рассматривать дни, в которые работник получал среднюю зарплату (больничный лист, отпуск по беременности и родам и др.);
• Не рассматривать периоды простоев по вине нанимателя, а также забастовок, в которых специалист не принимал участия.

Если средний заработок оказался ниже МРОТ, то при расчете командировочных выплат используется величина минимальный размер зарплаты в экономике.

Если в течение рассматриваемых 12 месяцев сотрудник получал зарплату в неденежном выражении, то она также учитывается при расчете среднего заработка (переводится в денежный эквивалент на дату ее выплаты).

Каков порядок расчета командировочных в 2017 году?

Расчет командировочных выплат ориентируется на фактически начисленную зарплату работнику за отработанное время или выполненные работы за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ)

Для того чтобы не ошибиться в начислении командировочных в 2017 году стоит следовать такому порядку действий:

1. Определить число дней для расчета среднего заработка (А)

• получения сотрудником среднего заработка;
• простоев по вине фирмы;
• забастовок, в которых сотрудник не принимал участия;
• временной нетрудоспособности;
• отпуска по беременности и родам;
• освобождения от работы в связи с уходом за детьми-инвалидами;
• отпуска без содержания или с частичным содержанием за счет работодателя.

Ориентироваться при расчете следует на табель учета рабочего времени.

1. Установить совокупный размер выплат в расчетном периоде (В)

В совокупный доход работника включается не только зарплата, но и иные виды выплат, связанные с выполнением трудовых обязанностей, которые были представлены работнику в течение года. Социальные платежи в итоговую сумму не входят (материальная помощь, питание, проезд).

1. Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ)

Сделать это можно следующим образом: суммарный заработок сотрудника за 12 месяцев (А) делится на количество фактически отработанных дней (В).

Если работник выполняет свои обязанности по сменам или в условиях неполного рабочего дня, то рассчитывается не дневной, а часовой заработок.

1. Вычислить величину среднего заработка (оплата за период нахождения в командировке)

Определить размер выплат работнику за время пребывания его в командировке достаточно просто: необходимо умножить СДЗ на число дней служебной поездки.

При расчете среднего заработка важно помнить требования российского трудового законодательства, касающиеся выполнения трудовых обязанностей в выходные дни (они оплачиваются в удвоенном размере).

Как рассчитать суточные?

Суточные выплаты представляют собой денежные средства, которые работодатель обязан предоставлять сотруднику в период его пребывания в служебной поездке. За счет них оплачиваются его проезд, проживание и иные мероприятия, согласованы с нанимателем (Постановление ВС РФ №КАС 05-151, 2005).

Таким образом, суточные предоставляются специалисту в период (Постановление Правительства №749):

• Пребывания в пути, включая вынужденные задержки и остановки;
• Выполнения трудовых обязанностей и проживания в пункте командирования.

Суточные не облагаются НДФЛ в их минимальном размере, который предписывают законодательные нормативы, а именно:

• 700 рублей – при командировке по России;
• 2 500 рублей – в случае выезда за рубеж.

На все предоставленные сотруднику сверх этих сумм средства начисляется подоходный налог.

Величину суточных к выплате определяет отправляющая сотрудника компания. Она прописывает их размер в коллективном трудовом договоре (ст. 168 ТК РФ). По этим выплатам работник не должен отчитываться (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/206), и потому в образец авансового отчета по командировке в 2017 году суточные не включены.

Для того чтобы у бухгалтерии не возникло затруднений с учетов суточных рекомендуется оформлять их отдельной бухгалтерской справкой.

Пример расчета командировочных

Для того чтобы окончательно разобраться в том, как рассчитать командировочные в 2017 году имеет смысл рассмотреть простой пример.

Митрофанов В.М., работает на предприятии в должности начальника смены по скользящему графику (2 через 2). Продолжительность рабочего дня составляет 12 часов. Часовая тарифная ставка составляет 180 рублей.

Специалист был командирован в служебную поездку на 10 дней (с 21 апреля 2017 года). Расчет командировочных выплат выглядит следующим образом:

• На основании табеля рабочего времени было установлено, что за 12 месяцев Митрофанов В.М. отработал 1990 часов, также 150 часов сверх нормы;
• Премия за 2016 год составила 15 000 рублей;
• За весь период командировки два дня выпали на выходные;
• В качестве расчетного периода берется апрель 2016-апрель 2017 года.

При таком раскладе совокупный доход сотрудника составляет: (180*1990) + (180*150)*2 + 15 000 = 358 200 + 54 000 + 15 000 = 472 200 рублей.

Средний заработок за час составляет: 472 200/(1990+150)=220,65 рубля

Число рабочих часов в командировке: 8 часов * 10 дней = 80 часов (из них 16 часов (выходные) оплачиваются по удвоенной ставке).

Командировочные выплаты составляют: ((80-16) *220,65) +((16*220,65) *2) = 14 563 + 7061 = 21624

Как рассчитать расходы на проезд?

В расходы на командировки в 2017 году в обязательном порядке входят затраты на проезд к месту выполнения трудовых обязанностей и обратно. Как рассчитываются проездные издержки? Они определяются, в первую очередь, видом транспорта, которым пользуется специалист.

1. Общественный транспорт

В состав расходов на общественный транспорт относят:

• Затраты, связанные с оформлением проезда;
• Оплату билетов;
• Дополнительные издержки (например, стоимость белья в поездах, питания в самолетах и др.).

В свою очередь, работник представляет в бухгалтерию билеты, посадочные талоны, квитанции, чеки, удостоверяющие все три пункта затрат.

Если окажется, что проездной билет сотрудником был утерян, то в проездную компанию можно направить запрос о выдаче дубликата с информацией о пассажире, рейсе, времени поездки.

1. Такси

Такси также может использоваться в качестве средства передвижения в рамках служебной поездки. Однако в этом случае в локальном нормативном акте должна быть прописана причина такого выбора (поздний вылет, отсутствие других вариантов, экстренный отъезд и др.).

Какие документы в этом случае смогут подтвердить расходы? Чек ККТ или квитанция, выписанная на бланке строгой отчетности с обязательными реквизитами.

1. Личный ли служебный транспорт

В этом случае в обязательном порядке работником составляется служебная записка, в которой отражаются:

• Срок пребывания в командировке;
• Потраченные на приобретение ГСМ средства.

В качестве документов, удостоверяющих затраты при таком раскладе, выступают чеки о приобретении ГСМ, путевые листы, маршруты и др.

Стоит добавить, что в состав затрат на проезд также включаются консульские сборы, тарифы за использование платных дорог, оформление визы и т.п.

Расходы по найму жилого помещения – как они учитываются?

Разбираясь с тем, что входит в командировочные расходы в 2017 году, стоит упомянуть еще одну внушительную статью затрат – оплата за наем жилого помещения.

Если сотрудник выезжает в командировку на несколько дней, то работодатель обязан покрыть расходы на его проживание в командировке по России и на территории иностранных государств.

Если командированный специалист снимает номер в гостинице, то:

• затраты включают не только фактическую стоимость съемной комнаты или гостиницы, но также оплату дополнительных услуг – интернета, прачечной и т.п.;
• не подлежат погашению компанией расходы на бар, ресторан, сауну, спортзал, бассейн и т.д.

Для подтверждения затрат работник представляет в бухгалтерию чеки ККТ и квитанции на бланках строгой отчетности (с реквизитами).

Если сотрудник снимал частную квартиру, то подтверждением затрат станет договор аренды и квитанции об оплате коммунальных услуг.

Что входит в иные командировочные расходы?

В составе затрат на командировку входят и иные командировочные расходы. Главное условие их покрытия – предварительное согласование с работодателем. Что включается в эту статью затрат?

• Посещение выставок и ярмарок;
• Приобретение образцов продукции и материалов;
• Участие в конференциях и семинарах (взнос за участие) и др.

Эти мероприятия требуют оплаты. В качестве же подтверждения командировочных расходов в 2017 году по ним могут выступать чеки о покупке, билеты на массовые мероприятия, программки конференций и т.п., которые также представляются в бухгалтерию.

Учитывают ли командировочные при расчете отпускных?

С одной стороны, согласно действующему в России в 2017 году порядку при расчете отпускных не учитываются периоды получения сотрудником среднего заработка (п.5, Постановление Правительства №922).

С другой стороны, средний дневной заработок, который рассчитывается при определении величины отпускных делится на число фактически отработанных дней. Однако в период пребывания в командировке сотрудник продолжал выполнять свои трудовые обязанности. Как найти выход из этой дилеммы?