Кто несет ответственность за подготовку штатного расписания. Штатное расписание

Отсутствие детальной законодательной регламентации приводит к определенным сложностям при составлении штатного расписания. В настоящей статье пошагово расписана вся процедура разработки и принятия данного документа. Также уделено внимание важным нюансам и спорным ситуациям. Штатное расписание с примерами заполнения позволит кадровику правильно составить данный документ.

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, состава и численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя.

Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Следует заметить, что с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики.

Составление штатного расписания

Разработку данного акта работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить:

1. сроки разработки (внесения в него изменений) и приказа об утверждении (приказа о внесении изменений);
2. состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ;
3. работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении (за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений);
4. работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта (вносимые изменения).

Следует иметь в виду, что согласование именно проекта не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо.

Составление проекта штатного расписания

Для оформления структуры, состава и численности организации применяется унифицированная форма № Т-3 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

Штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф.

Регистрация штатного расписания

Оформление унифицированной формы

При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Читайте также:

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

4. Период действия.

Данный локальный акт должен быть подписан руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Особенности установления окладов

На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок (окладов) и надбавок в иностранной валюте. Особенно часто таким образом заполняют графы 5-8 штатного расписания в организациях с иностранным капиталом, учредителями которых являются иностранные граждане или организации. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях).

И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются.

Oднако при решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения трудового законодательства. Например, ч. 3 содержит определения тарифной ставки и оклада.

Так, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка (оклад) - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ . А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу (например, на день выплаты или на последний день расчетного периода) все время будет получаться разная сумма.

Таким образом, установление в трудовых договорах заработной платы в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте не в полной мере соответствует трудовому законодательству и при определенных условиях ущемляет права работников. Поэтому заработная плата должна быть установлена в рублях.

Так как наименование должности работника и размер оплаты его труда в трудовом договоре указываются в соответствии со штатным расписанием, то графы 5-8 штатного расписания необходимо заполнять, указывая размеры тарифной ставки (оклада) и надбавок в рублях.

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», - сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета - структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» - практическая, оно помогает:

• Сформировать четкую структуру предприятия.
• Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
• Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание - это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму , которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

• Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
• Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР - далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Пример заполнения штатного расписания

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

• Графа 1 : Название подразделения (с заглавной буквы).
• Графа 2 : Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
• Графа 3 : Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду - указывать.
• Графа 4 : Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
• Графа 5 : Тарифная сетка или оклад.
• Графы 6–8 : Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
• Графа 9 : Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
• Графа 10 : Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение "штатки". Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР - один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся "штатки". Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант - составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом .

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ , а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

• Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне - то срок хранения всего 3 года.
• Проекты и рабочие документы по составлению такой документации - 5 лет.
• Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
• Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

по подготовке и согласованию штатных расписаний организаций муниципальной сферы г. Иркутска

1.3. В целях установления достоверности определения организациями численности и оплаты труда по должностям руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих, соответствия наименований профессий (должностей) Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному Постановлением Госстандарта России, Единому тарифно-квалификационному справочнику, штатные расписания согласовываются Учредителем и комитетом по экономике и финансам администрации г. Иркутска (далее - комитет по экономике и финансам).

II . Задачи штатного расписания.

2.1 Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание служит основой для формирования фонда оплаты труда и является первичным учетным документом по учету кадров.

2.2. Наличие штатного расписания для организации является обязательным. В соответствии с ним составляется бюджетная смета, а также производится расчет заработной платы работников.

При этом необходимо учесть, что общий фонд оплаты труда в месяц, установленный штатным расписанием, должен быть больше, чем сумма тарифных ставок (должностных окладов). Для расчета месячного фонда заработной платы в организациях учитывается среднее количество отработанных одним работником часов в месяц.

3.5.7. Графы 6-8 «Надбавки » предусматриваются системой оплаты труда и предназначаются для указания постоянно действующих доплат, надбавок в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором и локальными нормативными актами.

Надбавки и доплаты устанавливаются в виде фиксированной суммы в рублях или в виде процентов к окладу.

3.5.8. При заполнении графы 9 "Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)" показывается сумма заработной платы работников, занимающих определенную должность, по каждой строке.

3.5.9. Графа «Примечание» предусматривается для отражения особенностей по конкретному наименованию должности (основания установленных доплат, надбавок и др.).

3.5.10. После заполнения всех граф основной части штатного расписания в строке «Итого» указываются суммы по графам 4-9.

Итоговые показатели 4-й и 9-й граф отражаются в приказе, которым утверждается штатное расписание, с конкретным количеством штатных единиц и определением фонда оплаты труда.

3.5.11. Заключительная часть штатного расписания.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер , с расшифровкой подписей.

Учитывая, что штатное расписание утверждается приказом руководителя, то оно оформляется как приложение к приказу. При издании приказов визы заинтересованных лиц проставляются на листе согласования к приказу.

Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке, утверждении и согласовании штатного расписания, хранятся в организации вместе с его проектами в течение 5 лет после утверждения штатного расписания.

Вся переписка учредителя с комитетом по экономике и финансам при согласовании штатного расписания подлежит хранению у Учредителя не менее 5 лет или постоянно.

I V . Порядок согласования штатного расписания.

4.1. Утвержденное руководителем организации штатное расписание направляется Учредителю, в ведении которого находится организация, для анализа и согласования.

К штатному расписанию прилагаются все необходимые документы, являющиеся обоснованием составления штатного расписания по заданным позициям, в том числе в части соответствия включенных в него данных достаточности численного состава работников для гарантированного выполнения ими функций, задач и объемов работ, с подтверждающими нормативными правовыми актами.

4.2. Учредитель проводит экспертизу штатного расписания на соответствие Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России, Единым тарифно-квалификационным характеристикам, а также количества штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.3. После проверки представленных документов Учредитель, являющийся главным распорядителем финансовых средств, направляет штатное расписание в трех экземплярах (оригиналах) на согласование в комитет по экономике и финансам с приложением следующих документов:

Сопроводительного письма;

- пояснительной записки , в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, объемные показатели, в зависимости от которых востребуется численность по штатному расписанию;

Расчетов ставок рабочих (например, уборщиков служебных помещений, дворников, рабочих по обслуживанию зданий) и других документов, на основании которых установлена численность работников.

При необходимости комитет по экономике и финансам вправе запросить у Учредителя дополнительные документы, необходимые для проведения экспертизы штатного расписания.

4.4. Комитет по экономике и финансам проводит экспертизу и готовит заключения:

Департамент экономики - на соответствие штатного расписания Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России от № 000, Единым тарифно-квалификационным характеристикам;

Департамент финансов комитета по экономике и финансам - по подтверждению обоснования штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.5. Если установлено, что в представленных на согласование штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности или профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, согласование таких штатных расписаний проводится только после их устранения. Выявленные при проведении экспертизы замечания комитета по экономике и финансам к штатному расписанию в письменном виде направляются Учредителю для их устранения в течение двух недель.

После согласования штатного расписания, первый экземпляр направляется непосредственно в организацию, второй - Учредителю-главному распорядителю финансовых средств, третий остается в департаменте экономики комитета по экономике и финансам администрации г. Иркутска.

V. Порядок внесения изменений и дополнений в штатное расписание

5.1. Все происходящие в организации в течение года какие-либо изменения в структуре, составе и численности должностей (профессий) отражаются в штатном расписании. Для корректировки штатного расписания применяют 2 способа:

1) внесение изменений в штатное расписание;

2) утверждение нового штатного расписания.

5.2. Первый способ применяют в случае незначительных изменений штатного расписания.

5.3. Второй способ применяют, если в организации произошли существенные изменения. При этом необходимо учитывать, что в случае сокращения штата или численности работающих новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через 2 месяца после его утверждения (ч.2 ст.81, ст.180 Трудового Кодекса РФ).

5.4. Все изменения в штатном расписании утверждаются приказом руководителя организации. На основании приказа бухгалтерия и служба кадров вносят изменения в свои рабочие экземпляры штатного расписания.

5.5. Штатное расписание, утвержденное руководителем на очередной период без изменений, на согласование в комитет по экономике не представляется. Также в комитет по экономике и финансам на согласование не представляются изменения, вносимые в штатное расписание, в случае индексации заработной платы , в соответствии с муниципальными правовыми актами мэра, локальными актами организации или изменением разрядов работникам, в пределах диапазонов, установленных Едиными тарифно-квалификационными характеристиками, Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов.

5.6. Учредитель информирует комитет по экономике и финансам об организациях, в штатные расписания которых внесены изменения, не требующие согласования комитетом по экономике и финансам.

5.7. Руководитель организации по согласованию с Учредителем вправе вводить дополнительные штатные единицы, сокращать ранее имеющиеся, вносить изменения окладов в действующее штатное расписание за счет и в пределах утвержденного фонда оплаты труда на текущий финансовый год.

В случае введения дополнительных штатных единиц в муниципальных бюджетных учреждениях Учредителем совместно с руководителем организации подготавливается соответствующее обоснование, и изменения утверждаются нормативным правовым актом мэра г. Иркутска.

5.8. Изменения в штатные расписания муниципальных бюджетных учреждений на новый финансовый год должны быть согласованы в комитете по экономике и финансам до 1 октября текущего года, до принятия бюджета г. Иркутска.

В исключительных случаях предложения о внесении изменений в штатное расписание подведомственными организациями представляются их руководителями Учредителю по мере необходимости в установленном порядке.

5.9. Для учета штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести журнал учета регистрации штатных расписаний, согласно приложению № 2.

Департаментом экономики КЭФ

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель мэра -

председатель комитета по

экономике и финансам

Начальник департамента экономики

комитета по экономике и финансам

Начальник департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела финансового

контроля департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела анализа и

планирования расходов по учреждениям

социальной сферы департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Главный специалист - юрист

комитета по экономике и финансам

В начале года начальник компании путем издания указа об его утверждении. Действует принятый документ в течение календарного года.

Оригинал утвержденного штатного расписания, как правило, остается в деле службы документации, а копии следуют в отдел кадров с целью набора сотрудников и формирования определенных сведений, а также в бухгалтерию с целью начисления заработной платы.

Руководителям подразделений следуют надлежащие извлечения из штатного расписания.

Порядок проведения

Алгоритм утверждения штатного расписания представляется таким образом :

Прежде чем публиковать приказ на штатное расписание, руководитель должен подобрать . В роли него выступает эксперт кадровой службы. При этом подписывает график управляющий кадрового департамента либо главный бухгалтер, однако в случае, если таковых в компании не имеется, расписывается руководитель либо другое уполномоченное лицо.

Управление компании может вводить в штатное расписание любую информацию, что дает возможность улучшить работу. При этом документ может расширяться как на одно подразделение, также на все предприятие.

Каждому подразделению присваивается код, необходимый для оптимизации документооборота.

Утверждается штатное расписание в начале календарного года , вступает в действие с 1-го числа месяца, чтобы упростить начисление заработной платы, которая меняется с его внедрением. Указом руководителя утверждаются и все изменения, какие в него записываются.

В случае если изменения не записывались либо были небольшими, годичное переутверждение не требуется, в данном случае довольно оформить только список изменений как дополнение к штатному расписанию.

Утвердить новое расписание может только руководство компании. Формируется приказ о необходимости внедрить в действие новый документ с определенного числа. Назначается отвечающий за подготовку нужной документации и контроль по выполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью теряет собственную силу.

Новое расписание имеет свою значимость, если структурное подразделение ликвидируется либо увольняется большое число работников. В случае если изменениям подвергаются ряд должностей, то данный вид уже не подойдет, и целесообразнее принять вспомогательное соглашение.

Необходимые бумаги

Чтобы осуществить утверждение штатного расписания, необходим только образец приказа . Другие документы законодательством не предусмотрены. Помимо этого, понадобится печать компании.

При этом работодатель должен обращать особенное внимание на правильность заполнения указа о внедрении и утверждении штатного расписания, либо применять типовой образец, заменяя в нем наименование компании и индивидуальные данные работников.

Сроки осуществления и время действия документа

Период действия расписания можно не указывать . Если не определить промежуток его действия, то возможно использовать eго на протяжении всей работы компании дo внесения в нeго каких-либо перемен и дополнений.

Когда утверждается для работы учреждения?

Ограничение касательно времени утверждения штатного расписания имеется только лишь для бюджетных учреждений — утверждают штатные расписания в месячный cрок с самого начала года (согласно 1-го абзаца п. 45 постановления КМУ No 228 от 28.02.2002 г. «Oб утверждении порядка формирования, рассмотрения, принятия и основных требований к выполнению смет бюджетных органов»).

Остальные (небюджетные) работодатели пересматривают, проводят утверждение штатного расписания по мере необходимости. Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя компании , который составляется в свободной форме.

Главное, что должно быть отмечено в приказе, — это дата, с которой вводят в действие штатное расписание. Oна вполне может отличаться от непосредственной даты издания приказа либо соответствовать с ней.

Можно ли утвердить задним числом?

«Задним числом» внедрение в действие штатного расписания невозможно — это является единственным ограничением. Проект документа необходимо согласовывать не только с вышестоящими руководителями, однако и с менеджерами структурных подразделений либо отдельными работниками.

После этого с расписанием знакомятся под подпись главные бухгалтеры и руководители профессиональных служб . После этого возможно подготавливать приказ о штатном расписании либо применять уже готовый образец.

В случае если в компании учтена практическая деятельность обнуления нумерации с начала последующего года, нумерация штатного расписания должна быть обнулена. Однако данный вопрос может решаться персонально в любой определенной компании руководителями.

Если в документ записывались частые изменения, рациональнее начать новую нумерацию, а не продлевать старую. В целом это облегчит работу профессиональных экспертов, даст возможность избежать недоразумений.

Заключение

Как видим, штатное расписание представляет собой документ, утвержденный высшим руководством . Он может помочь систематизировать информацию относительно профессионального состава компании и определить соответствие между должностями и должностными окладами.

Таким образом, штатное расписание – значимый документ в компании, позволяющий реализовывать квалифицированную профессиональную политику. Теперь вы знаете, как утверждается документ.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
• Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата ­определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

• фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
• в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки ­меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, ­совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ­с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Сноски

Свернуть Показать